Информационные технологии в менеджменте

3. Используя функцию БДСУММ, постройте в Excel модель, позволяющую автоматически накапливать итоги продаж по отделам. Данные по продажам за два дня представлены в таблице.

4. Определите прогноз вакансий на следующий 7-й год на основе диаграммы с линией тренда и уравнением. Исходные данные содержатся в таблице.

5. В таблицах на разных рабочих листах одной книги представлены данные по зарплате за январь и февраль. На новом листе этой же книги составьте консолидированный отчет.

6. В разных книгах представлены данные по продажам двух торговых представителей. Составьте консолидированный отчет и разместите его в новой книге.

151

10. В таблице представлен список учебников и их местонахождение. Используя мастер подстановок, создайте формулу для быстрого поиска нужного учебника.

11. Используя функцию «Подбор параметра», рассчитайте, какую сумму кредита мы можем себе позволить, если каждый месяц мы можем выплачивать не более 5000 рублей.

153

4. ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ НА ОСНОВЕ МОДЕЛЕЙ EXCEL

4.1.ПРОЦЕСС МОДЕЛИРОВАНИЯ

Уменеджеров достаточно долго было двойственное отношение к применению моделирования в процессе принятия решений. Признавая определенные преимущества моделей, они зачастую воспринимали сам процесс моделирования как «черную магию», которой владеют только математики, высокооплачиваемые консультанты или программисты. К сожалению, когда моделирование поручалось таким специалистам, менеджер практически отстранялся от данного процесса, что, как правило, приводило к неправиль-

ному применению или отказу от результатов моделирования. А это, в свою очередь, вело к усилению скептических настроений в среде менеджеров относительно реальной пользы моделирования.

Применение электронных таблиц коренным образом изменило ситуацию, так как позволило менеджерам самостоятельно создавать и анализировать модели. Непосредственное использование моделей для поддержки принятия решений не только повысило эффективность управленческих решений, но и позволило самим менеджерам глубже вникнуть в суть решаемой проблемы. Однако ключевой составляющей успешного моделирования управленческих ситуаций с помощью Excel является сам менеджер.

Выделяют следующие этапы принятия решений (рис. 151).

Рис. 151. Этапы принятия решений

154

На рис. 152 представлен процесс моделирования применительно к первым двум выделенным на рис. 151 этапам принятия решения. Ниже пунктирной линии на рисунке находится реальный мир, с которым ежедневно сталкиваются менеджеры, призванные принимать решения в сложных ситуациях. Процесс моделирования начинается с исследования ситуации, требующей решение.

Рис. 152. Процесс моделирования

В прошлом при принятии решений менеджеры привыкли полагаться главным образом на свою интуицию. Хотя интуиция, особенно опытных менеджеров, имеет большое значение, она по определению лишена рационального аналитического начала. Руководствуясь при принятии решений исключительно интуицией, менеджер может делать выводы только из конечных результатов ранее принятых решений, а такое обучение слишком дорого обходится.

Процесс моделирования, представленный над пунктирной линией, рекомендует набор действий, которые должны дополнить (не заменить!) интуицию при принятии решений. При этом создается формализованная количественная модель проблемных аспектов управленческой ситуации, представляющая суть проблемы.

Построенная количественная модель анализируется с целью получения определенных результатов или выводов, следующих исключительно из модели. После этого полученные результаты интерпретируются для существующей реальной ситуации с учетом тех факторов, которые не учитывались ранее в процессе формали-

155

зации задачи. Процесс моделирования, дополненный опытом и интуицией менеджера, позволяет принять более удачное решение.

Процесс моделирования сам по себе не является конкретным научным методом, реализацией которого должны заниматься исключительно специалисты в области моделирования. Залогом ус-

пешного применения результатов моделирования в реальном мире является непосредственное привлечение менеджера к процессу моделирования (рис. 153).

Рис. 153. Роль менеджера в процессе моделирования

Таким образом, менеджеры играют очень важную роль как во время формирования модели и ее интерпретации, так и при реализации решений.

Модели по-разному используются на различных уровнях управления компанией. Чем ниже уровень организации, тем проще задачи и альтернативы. Например, на низшем уровне решение может заключаться в составлении расписания работы определенного станка. В этом случае известно, какие изделия на нем можно изготавливать, а также стоимость переналадки станка при переходе с одного вида продукции на другой. Задача модели – составить расписание, которое позволит изготовить необходимое количество изделий в срок и минимизировать затраты на переналадку. На высшем уровне могут приниматься решения типа «делать ли инвестиции в развитие производства», стоимость которых может составлять миллионы рублей.

156

Основанные на электронных таблицах модели предоставляют менеджерам возможность систематически использовать мощные аналитические методы, прежде им недоступные. Такие модели позволяют оперировать огромным числом переменных и описывать их взаимосвязи, что невозможно сделать в уме.

При этом необходимо помнить, что ни одна модель не в состоянии полностью охватить реальность. Каждая модель является некоей абстракцией, т.е. описывает только некоторые возможные взаимосвязи реального мира и лишь приблизительно представляет отношение между ними. Из этого вытекает простое прагматическое правило, определяющее, когда следует использовать модели: мо-

дель следует использовать в том случае, если с ее помощью принимаются более удачные решения, чем без нее.

4.2. ТИПЫ МОДЕЛЕЙ

Существует три типа моделей.

Физические модели. Примерами таких моделей являются макеты самолетов, которые создают конструкторы, или макеты городов, создаваемые архитекторами. Такого типа модели легки для понимания, но модификация их и манипулирование объектами модели относительно сложные. Кроме того, для этих моделей существует наиболее узкая сфера использования.

Аналоговые модели. Например, карта основных дорог города является аналоговой моделью территории, круговая диаграмма представляет результаты социологического опроса в виде секторов круга. Такие модели неосязаемы, более сложны для понимания. С другой стороны, они позволяют легко манипулировать и изменять объекты модели, и сфера их использования более широкая.

Символические модели. Это наиболее абстрактные модели, в которых все понятия выводятся посредством количественно определенных переменных, а все связи представляются в математическом, а не физическом или аналоговом виде. Поскольку символические модели используют количественно определенные переменные, которые связаны уравнениями, их часто также называют количественными моделями или табличными (т.е. моделями на основе элек-

157

тронных таблиц). Для таких моделей характерны самые простые способы модификации и манипулирования и самая широкая сфера использования.

Менеджерам приходится работать со всеми типами моделей, чаще всего с аналоговыми моделями в форме диаграмм и графиков, а также с символическими моделями в виде электронной таблицы или отчетов информационной системы.

В данном пособии будут рассматриваться символические модели, представленные в электронных таблицах.

Символические модели

Основное содержание символических моделей – числовые данные. Например, в модели для оценки альтернативных решений по покупке квартиры учитываются банковский процент за ссуду, стоимость квартиры, общее количество платежей. В модели, которая помогает принять решение, стоит ли получать степень магистра, должны рассматриваться время обучения, плата за него, потенциальная заработная плата и т.д.

Рассмотрим простейший пример символической модели. Если человек находится в главном корпусе технического университета и планирует к 15.00 часам быть в филиале ПНИПУ в г. Лысьве, ему требуется оценить время (T), которое нужно затратить на поездку автомобилем. Для этого нужно, узнав расстояние между этими городами (D), разделить его на среднюю скорость движения (S). Таким образом, модель имеет следующий вид:

T = D/S.

Такая модель упрощает реальность, поскольку в ней игнорируются многие факторы (погодные условия, пробки, время на заправку и т.п.). Чтобы приблизить модель к реальности, можно включить в модель дополнительные условия. Можно, например, добавить выражение, отражающее остановки в пути. Тогда модель примет следующий вид:

T = D/S + R·N,

где R – среднее время остановок, а N – предполагаемое количество остановок.

158

Можно продолжить совершенствование модели, учитывая все новые факторы. Некоторые из них могут быть оценены только приблизительно.

Параметры модели принятия решений – это ее переменные и критерий эффективности.

Мы будем рассматривать символические модели принятия решений, в которых определенные переменные представляют решения, которые нужно (или по крайней мере можно) принять. Очевидно, что сократить расстояния между городами невозможно. Однако можно выбрать скорость движения, количество остановок и время, затраченное на каждую из них. Это и есть переменные, влияющие на решения. На эти переменные также могут налагаться определенные ограничения: нельзя ехать со скоростью больше 90 км/ч, бензобак имеет ограниченную емкость, заправка требует определенного времени и т.д.

Обычно решения принимаются для достижения определенной цели. Таким образом, кроме переменных модель принятия решений должна содержать критерий эффективности, который позволяет определить, насколько решение близко к цели. Например, модель распределения торгового персонала. Переменные решения – сколько продавцов обслуживают торговую территорию. Типичным критерием эффективности является доход, а цель состоит в максимизации дохода от продаж.

Таким образом:

♦Модели принятия решений описывают управленческую ситуацию, но в то же время при описании в той или иной степени упрощается реальность.

♦В моделях должны определяться переменные, которые влияют на решения.

♦В моделях принятия решений должны задаваться критерии, отражающие цели моделирования.

Детерминированные и вероятностные модели

Детерминированные модели основаны на том, что все аспекты модели достоверно известны. Например, в модели производства предполагается, что достоверно известно, сколько времени требу-

159

ется на изготовление определенной детали, например 20 минут, или 3 детали в час. Таким образом, известно, что за 8 часов работы можно произвести 24 детали. В действительности же время изготовления некоторых деталей может оказаться равным 19 минутам, а других – 23. Возможно, на изготовление 24 деталей потребуется всего 7 часов 41 минута.

Почему же детерминированные модели используются, несмотря на то, что они неточно описывают действительность? Ответ прост – эти модели полезны. Хотя эти модели несовершенны, они достаточно удовлетворительно описывают действительность. В любом случае это лучше, чем не иметь модели вообще.

Детерминированные модели важны по следующим причинам:

1.Множество разнообразных управленческих проблем можно формализовать в виде детерминированных моделей.

2.В детерминированных моделях легко налагать ограничения на переменные модели.

3.Существуют программы, позволяющие оптимизировать детерминированные модели с ограничениями, т.е. находить оптимальные решения.

4.Практическая работа с детерминированными моделями позволяет усовершенствовать общие навыки создания моделей.

В вероятностных моделях некоторые входы модели точно неизвестны. Так, в них предполагается, что значения некоторых переменных не будут известны до принятия решения, и это необходимо отразить в модели. Примером вероятностной модели может служить решение сделать интернет-компанию открытой (т.е. предложить для продажи часть акций) до того, как станет известно, будет ли рыночная ситуация благоприятной, результатом чего явится высокая цена акций, или неблагоприятной. Неопределенность вводится в такие модели посредством случайных переменных (в нашем примере такой переменной является будущее состояние рынка ценных бумаг). Вероятностные модели чаще всего применяются для принятия стратегических решений.

160