Business communication (90
..pdf
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
5. Оформление конверта (Formatting Envelopes for Business Letters)
Лучше всего напечатать адрес на конверте. Для этих целей существует множество компьютерных программ. Все, что вам нужно – это заложить необходимую информацию в программу:
Sending company’s name and address is sometimes printed here
Ms Magg ie Jones
Ang el Cosmetics Inc.
110 East 25th Street
New York
NY 10021
USA
Postag e
stam p
6. Служебная записка (Business Memos)
Служебнаязаписка–этокороткоевнутреннееделовоеписьмо,посылае- мое сотруднику или сотрудникам компании. Служебные записки становятся все менее популярными по сравнению с электронной почтой. В отличие от делового письма, служебные записки не содержат заключения и могут быть написаны от руки. В служебной записке должно быть: «От кого», «Кому», «Дата», «Предмет» и само сообщение:
21
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
[Company logo]
MEMORANDUM
From: [name or initials]
To: [name or initials]
Date:
Subject: [short description]
Messag e starts here. . .
•often
•with
•bullet
•points
7. Электронная почта (Business Email)
Когда электронная почта используется в бизнесе, допустимо использование формата обычных деловых писем. Но существуют и некоторые различия (приведены ниже):
•Choose a subject line that is simple and direct. Do not use key words that mig ht cause an email to go into another person's trash box.
•Repeat the subject line in the body of the email, beneath the salutation (as with a letter).
•Use the "cc" address line to copy more than one person with your correspondence.
•You can request a receipt for important letters. The system will automatically let you know when someone has opened your email.
•Insteadofasig nature,includeyourtypedname,andbelowitincludeyour email address, business name and address, phone and fax number, and website if appropriate.
22
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
• Remember that people often print out emails, so your own email address and the subject line would be lost if you had not included them in the body of the email.
Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т. п. Электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системных сообщениях «зашиты» дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, сохраняется строка «Subject» или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции команды Приложение. Следует, однако, помнить, что вы пишете деловые письма от лица вашей компании, а не личные послания. Поэтому и стиль, и форма таких быстрых сообщений, по крайней мере в начале переписки, должны быть выдержаны в официальном стиле.
Обращение/приветствие остается таким же, как и в бумажном письме. Если вы имели личную встречу с вашим партнером и называете друг друга по имени, можно обращаться просто Dear Mary, Dear Ann, Dear Peter и т. п. Если вы никогда не встречались с вашим корреспондентом, избегайте фамильярности и не рискуйте, называя просто по имени незнакомого вам человека. Если же ваш партнер проявил инициативу и подписал свое сообщение просто своим именем, то в вашем ответе вам следует обратиться к нему по имени, т. е. Dear Peter, Dear Nick и т. д.
Очень полезно будет приготовить автоматическую стандартную подпись с указанием вашей должности в компании, от имени которой вы ведете переписку. При помощи сервисных возможностей вашего компьютера эту стандартную подпись можно использовать автоматически в каждом вашем электронном сообщении. Не забудьте в вашей подписи указать все возможные ссылки на сайты Вашей компании. Это упростит вашему партнеру процесс получения информации о компании, ее продуктах, новостях.
II. СОСТА ВЛЕНИЕ РЕЗЮМЕ (FORMATTING CV)
Резюме иногда называют Curriculum Vitae (CV), это краткое изложение вашего образования, опыта работы и полученных навыков.
Хорошее резюме должно:
1)привлекать внимание
2)создавать приятное впечатление
3)четко и ясно отражать ваши навыки и качества.
23
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Резюме должно содержать следующую информацию:
1)личные данные (personal details)
2)цель получения работы (career objective)
3)образование (education)
4)опыт работы (work experience)
5)рекомендатели (references).
Упражнение 1. Прочитайте текст, переведите.
Information, which indicates your suitability to the job, should be hig h- lig hted. If you have had previous experience in various phases of employment, it may be to your advantag e to have two-three different resumes, each emphasizing a different area of competence.
It is standard practice to beg in the resume with personal data. Essentials such as your name, address, social insurance number, home phone number and business phone number (recommended only if your present employer is aware of your job search). Facts, such as your date of birth, marital status, and number of dependents, may also be included.
An option, which may be included in your resume, is a brief explanation of your career objective or goa ls. This is usually included following personal data. If you have only one version of your resume, it may be best to include this section in a covering letter so that you can tailor it to the specific position for which you are applying .
The structure of the next portion of your resume will depend a gr eat deal on the extent of your work history. If you are a recent gra duate with limited business experience, beg in with your education first. Hig hlig ht achievements and honours, and note extracurricular activities. Expand on any courses you took which are relevant to the position you desire, or specialized training you may have participated in. Progr ess to your part-time or summer employment, and indicate responsibility and achievements.
If you possess a strong backgro und in the work world, you should beg in with your work experience first. Information provided here will include job title, name of employer, address, date of employment, and a brief summary of duties. Emphasize responsibilities and hig hlig ht personal achievements, advancement and recog nition. Your list of positions should be in reverse chronolog ical order, so be- g in with your current employer.
Next, your resume could include a brief section desig ned to g ive employers an insig ht into your leisure and non-work activities. You mig ht include:
clubs or professional associations
community volunteer work
sports and hobbies
24
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Finally, you could list references. It has become acceptable practice to write “References: Available upon request” since addresses, titles, phone numbers are subject to chang e. Choose references carefully and always g et permission to use their names as references.
Выразите свое согласие/несогласие или собственное мнение.
1. Aresume is the same as CV (Curriculum Vitae).
−True
−False
2. Aresume must contain the following facts about your backgro unds:
−Qualifications
−Interests
3.You would start your resume with ……………………….
4.You would never start with your work experience
− |
True |
− |
False |
5. |
Information about your work experience will include the following : |
− |
Job title / position |
− |
Previous employers |
6. |
In your resume the list of positions / jobs should be an reverse |
chronolog y. |
|
− |
True |
− |
False |
7.Leisure and non-work activities should be − Mentioned in brief
− Left out since they are irrelevant
8.It has become acceptable practice to
−Supply names and addresses of referees
−Write “References: availiable upon request”
9. You fine-tune your resume
−Once and for all, since basic facts don’t chang e
−Every time you apply for a new job since it must be updated
25
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
10. It may be advantag eous to have
−one “perfect” updated resume always at hand
−two or three different resumes, each emphasizing area of competence
Упражнение 2. Расположите пункты резюме в соответствующем порядке
−Skills
−References
−Activities
−Professional Experience
−Education
−Personal Details
ОБРА ЗЕЦ НАП ИСА НИЯ РЕЗЮМЕ
Ознакомьтесь с информацией, представленной в резюме
1. Personal Details
TomAllan
52 Hanover Street Edinburg h EH2 5LM Scotland
Phone – 01957487004 E-mail: tomallan@mid. net
2. Education |
Broadfield School, Brig hton |
1981-1988 |
|
|
Alevels in German (A), Eng lish (B), History (B) and |
|
Geogra phy (C). |
1988-1991 |
University of London. |
|
BA(Honours)inJournalismandMediaStudies(ClassII). |
1991-1998 |
London Chamber of Commerce and Industry. |
|
Diploma in Public Relations. |
3. Professional Experience
1998 presentPublic Relations Officer, Scottish Nature Trust.
Responsible for reserching and writing articles on all aspects of the Trust’s activities and ensuring their distribution to the press.
Editor of the Trust’s monthly journal.
In charg e of relations with European environmental ag encies.
26
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
1999–2000
Summers of 1990 and 2000
Press Officer, Hig hlands Tourist Board. Preparation of promotional materials and brochures. Co-ordination of media coverag e.
The News Herald newspaper.
Two three month training periods as assistant to the Sports Editor.
Arrang ing and conducting interviews. Preparation of articles covering local community sports events.
4.S kills |
Computer literate |
|
5. |
Activitie |
Skiing and swimming |
6. |
References |
Ski instructor (gra de II) |
Available upon request |
||
Упражнение 3. На примере резюме, представленного выше, напишите свое.
СПИСОК ЛИТЕРА ТУРЫ |
|
1. Агабекян, И. П. Английский для менеджера |
[Текст]: учебник / |
И. П. Агабекян. – Ростов н/Д: Феникс, 2001. – 416 |
с. |
2.Бриттни, Л. Электронная почта и деловая переписка [Текст]: учебное пособие / Л. Бриттни. – М.: АСТ Астрель, 2005. – 67 с.
3. Станкеева, Е. Г. |
Английский язык для деловых людей [Текст] / |
Е. Г.Станкеева, В. Г. |
Титов. – М.: Внешторгиздат, 2003. – 24 с. |
4.Ardo, Z. Eng lish for practical manag ement [Текст] / Z. Ardo. – М.: Дело, 2004. – 166 с.
5.Ступин,Л. П. Письмапо-английскинавсеслучаижизни[Текст]:учебно- справочное пособие для изучающих английский язык / Л. П. Ступин. – СПб.: Отд-ние изд-ва «Просвещение», 2005. – 22 с.
6.Самуэльян, Н. А. Настольная книга секретаря-референта. Контракты, деловая корреспонденция, документация на английском и русском языках [Текст] / Н. А. Самуэльян. – М.: Менеджер, 2005. – 120 с.
7.Business Letters in Eng lish // www. scribdd. com
27
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
8.Intermediate Writing Skills // www. scribdd. com
9.Writing LettersAbout Everything ToAnybody // www. letterexpert. co. uk
10.Writing the Basic Business Letter // www. owl. eng lish. purdue. edu/owl
СОДЕРЖА НИЕ |
|
Введение...................................................................................................................... |
3 |
I. Деловые письма (Business Letters)................................................................ |
3 |
II.Составление резюме (Formatting CV)................................................................... |
23 |
Список литературы..................................................................................................... |
27 |
Подписано к печати 22.05.08. Бумага офсетная. Гарнитура «Таймс». Отпечатано на ризографе. Уч.-изд. л. 0,9. Тираж 300 экз. Заказ № 80.
__________________________________________________________
Издательство КемГУКИ: 650029, г. Кемерово, ул. Ворошилова, 19. Тел. 73-45-83.
28