18
Заполнение справочников
Цель: Освоить методику заполнения справочников.
Задание: Заполнить справочники Номенклатура и Контрагенты. В справочниках необходимо поддерживать группы.
Порядок выполнения задания.
Справочники – это списки однородных данных. Используются для хранения нормативно-справочной информации. Информация вводится в справочники пользователем в процессе работы. Справочники автоматически открываются для выбора при вводе и редактировании документов, элементов других справочников, формировании отчетов. В процессе выбора справочник можно редактировать или ввести новый элемент.
Помощник начала работы уже заполнил начальной информацией справочники Фирмы, Валюты, Склады, Банки, Банковские счета, Типы цен и некоторые другие. Остальную информацию можно заносить в справочники в процессе учета по мере ее появления. Однако рекомендуется предварительно заполнить справочники имеющимися данными для более быстрой и оперативной работы.
Некоторые справочники представляют простой список элементов, например, справочники Валюты, Типы цен, Склады. Некоторые справочники определены в конфигурации как иерархические, то есть позволяют объединять записи в группы. Справочники Номенклатура и Контрагенты относятся к иерархическим справочникам, допускающим создание до пяти уровней вложенности групп.
Для работы со справочником предназначена панель инструментов под заголовочной строкой справочника. Кнопка 
Новая группа создает новую группу в выбранной группе, см. . рис. 11.
Рис. 11. Создание новой группы в справочнике
19
Для ввода и редактирования справочники Номенклатура и Контрагенты вызываются из меню Справочники: Справочники – Номенклатура, Справочники – Контрагенты. В справочнике Номенклатура необходимо поддерживать номенклатурные группы Часы, Калькуляторы, Весы, Батарейки. Дерево номенклатур см. на рис. 13 на левой панели в форме справочника.
Кнопка 
Новая строка служит для добавления записи в справочник. На рис. 12 показан пример заполнения номенклатуры Батарейка Крона Литий АА. Кнопкой 
Изменить можно отредактировать запись в справочнике.
Рис. 12. Пример заполнения номенклатуры
В справочник номенклатуры заносится информация обо всех товарноматериальных ценностях (ТМЦ) и услугах, фигурирующих в документах по компании. В поле Вид определяется вид ТМЦ: Товар (пр. ТМЦ), Услуга, Тара, Сырье, П/фабрикат, Топливо, Запчасть, Стройматериал, Инвентарь. Для товаров рекомендуется устанавливать вид Товар (пр. ТМЦ). Для ведения номенклатуры используются дополнительные справочники: Клас-
20
сификатор единиц измерения, Виды деятельности, Номера ГТД, Страны, Аналоги, Комплектующие. На правой панели, рис. 13 показана номенклатурная группа Часы, которая состоит из четырех наименований.
Рис. 13. Дерево номенклатур
Кнопка справочника 
Перенести в группу служит для распределения записей по группам. При этом на правой панели справочника выделяется что перенести, на левой панели – куда перенести и нажимается кнопка Перенести. Выбранная группа выделяется цветом на левой панели справочника, см рис. 13.
Группа Батарейки состоит из двух наименований, см. рис. 14. Для скорости занесения похожих номенклатур в справочник Номенклатура применяется кнопка панели инструментов справочника 
Копировать строку.
Рис. 14. Группа Батарейки
Группа Весы состоит из одного наименования, см. рис. 15.
21
Рис. 15. Группа Весы
Группа Калькуляторы состоит из трех наименований, см. рис. 16.
Рис. 16. Номенклатурная группа Калькуляторы
В справочник контрагентов нужно занести информацию о контрагентах для учета взаиморасчетов с ними и оформления документов. Контрагент – это общее понятие, куда включены поставщики и покупатели, организации и частные лица. В справочнике Контрагенты необходимо поддерживать группы Поставщики, Покупатели и Перевозчики, см. на рис. 17 левую панель справочника.
Рис. 17. Справочник Контрагенты
22
Группа Поставщики содержит два контрагента, см. рис. 18. Одновременно или предварительно заполняется справочник Сторонние юридические лица (ИНН, р/с, КПП и другие реквизиты).
Рис. 18. Группа Поставщики
Пример заполнения реквизитов поставщика ООО «Точность – залог успеха», см рис. 19.
Рис. 19. Пример заполнения реквизитов контрагента
23
Группа Перевозчики содержит одного контрагента, см. рис. 20.
Рис. 20. Группа Перевозчики
Группа Покупатели содержит четырех контрагентов, см. рис. 21.
Рис. 21. Группа контрагентов Покупатели
Кнопка справочника 
Вывод по группам работает как переключатель: отобразить в окне справочника группы или вывести всю информацию справочника единым списком.
Кнопка справочника 
Пометить на удаление помечает объект на удаление. Удаление производится в два этапа. Сначала объект помечается на удаление. Затем производится контроль на возможность удаления (Операции – Удаление помеченных объектов). Удаление одного объекта может повлечь цепочку удалений связанных с ним объектов. Поэтому некоторые объекты, связанные документами по оплате, часто не представляется возможным удалить. Собственно удаление объектов производится в режиме блокировки информационной базы, который включается флажком Монопольно при открытии программы.