12
4. Вычисления в таблице
Excel предоставляет определенные средства для создания формул и облегчает процесс поиска и исправления ошибок в формулах.
4.1. Формулы
В Excel можно создавать формулы двумя способами: непосредственным вводом и указанием ячеек рабочего листа.
Чтобы создать формулу посредством ввода в ячейку чисел, ссылок на ячейки
иматематических операций, надо выполнить следующее:
1.Выделить ячейку, в которую надо ввести формулу.
2.Ввести знак равенства (=), с которого должна начинаться формула.
3.Ввести знаки математических операций и ссылки на ячейки, над которыми нужно произвести вычисления.
4.Нажать кнопку с изображением галочки, отображающуюся в строке формул. В активной ячейке появится результат вычислений, а саму формулу можно просмотреть в строке формул.
Чтобы создавать формулу, указывая ячейки с помощью мыши, выполнить следующее:
1.Выделить ячейку, в которую нужно ввести формулу.
2.Ввести знак равенства (=), с которого должна начинаться формула.
3.Щелкнуть левой кнопкой мыши по ячейке, ссылку на которую необходимо ввести в формулу.
4.Ввести знак математической операции.
5.Щелкнуть левой кнопкой мыши по ячейке следующей ячейке, ссылку на которую необходимо ввести в формулу.
6.Ввести знак операций и так далее.
7.Нажать клавишу Enter или кнопу с изображением галочки, отображающуюся в строке формул, чтобы завершить ввод.
4.2. Ссылки на ячейки в формулах
Excel по умолчанию интерпретирует ссылки в формулах как относительные. Например, Е7, Н10. Относительные ссылки изменяются в зависимости от того, в какой строке и столбце находится формула. При копировании формул относительные ссылки преобразуются так, чтобы соответствовать новому расположению формулы.
13
Абсолютные ссылки применяются в таких случаях, когда нужно использовать ссылки на конкретные ячейки независимо от того, в какой ячейке находится сама формула. Чтобы создать абсолютную ссылку на столбец, строку или ячейку, необходимо перед соответствующей ссылкой поместить знак доллара ($), например, $В$45, $О$1. При копировании формул абсолютные ссылки не изменяются.
Помимо относительных и абсолютных ссылок существуют также смешенные, которые являются комбинацией абсолютной и относительной ссылок. Например, $С1, В$27.
4.3. Ссылки на другие рабочие листы
Можно использовать ссылки на ячейки другого листа рабочей книги. Для этого надо поместить название листа и восклицательный знак (!) перед ссылкой на ячейку. Например, ссылка на ячейку А1 листа Лист1 выглядит следующим образом: Лист1!А1. Если лист будет переименован, в соответствующих ссылках следует указать его новое имя.
4.4. Использование операций в формулах
Операции, которые выполняются над элементами формул, задаются в формуле с помощью операторов.
Таблица 1
Оператор |
Значение |
|
|
( |
Открыть скобку |
) |
Закрыть скобку |
* |
Умножить |
/ |
Разделить |
+ |
Сложить |
− |
Вычесть |
= |
Равно |
& |
Присоединение текста |
< |
Меньше |
<= |
Меньше или равно |
> |
Больше |
>= |
Больше или равно |
<> |
Не равно |
Арифметические операторы. Выполняют основные математические операции над числами; результатом выполнения арифметического оператора являются числовые значения.
14
Операторы сравнения. Сравнивают два значения, результат выполнения – логические значения Истина или Ложь.
Оператор текста. Объединяет два или более текстовых значения в единое текстовое значение. Оператор текста & соединяет или сцепляет два текстовых значения, создавая одно непрерывное текстовое значение.
В Excel предусмотрен определенный порядок выполнения операций. Операторы представлены в табл. 1 в порядке убывания их приоритета при вы-
числениях.
Адресные операции позволяют в формулах ссылаться на различные группы ячеек. В табл. 2 приведены адресные операции Excel.
|
Таблица 2 |
|
|
Адресная операция |
Описание |
|
|
Диапазон (двоеточие) |
Ссылка на все ячейки внутри границ |
|
диапазона включительно |
Объединение (точка с запятой) |
Ссылка на объединение отдельных |
|
ячеек или диапазонов |
Пересечение (пробел) |
Ссылка на общие ячейки диапазонов |
|
|
4.5. Ошибки в формулах
В табл. 3 представлены значения ошибок и их возможные причины.
|
Таблица 3 |
|
|
Ошибка |
Описание |
|
|
#ДЕЛ/0 |
В формуле присутствует операция деления на ноль |
|
|
#Н |
Формула ссылается на неопределенные данные |
/Д |
|
|
|
#ИМЯ? |
В формуле используется неопределенное имя |
|
|
#ПУСТО! |
Формула содержит ссылку на пустое пересечение ячеек |
|
|
#ЧИСЛО! |
Формула использует неверное значение в качестве числово- |
|
го аргумента встроенной функции или возвращает результат, |
|
не попадающий в область допустимых значений |
|
|
#ССЫЛКА! |
В формуле используется недопустимая ссылка на ячейку |
|
|
#ЗНАЧ! |
Формула содержит недопустимый аргумент или операцию |
|
|
Чтобы легче было найти ошибку, можно установить режим отображения формул, а не результатов. Для этого следует активизировать опцию Формула на вкладке Вид диалогового окна Параметры, меню Сервис. Ширина столбцов
15
автоматически увеличится с целью улучшения обзора. Режим отображения результатов вычисления восстанавливается при выключении опции Формула.
4.6. Функции в формулах
Excel предоставляет в распоряжение пользователя множество специальных функций, которые можно применять в вычислениях. Существует несколько способов ввода функции:
-ввод вручную;
-использование кнопки Автосуммирования для вычисления суммы ячеек диапазона;
-использование Мастера функций, который управляет пошаговым построением функции.
4.7. Ввод функций вручную
Чтобы ввести функцию в активную ячейку, надо ввести знак равенства (=), затем имя функции, например СУММ, и открывающуюся скобку. После этого указать в качестве аргумента конкретную ячейку или диапазон, выделив его с помощью мыши или клавиатуры, и ввести закрывающуюся скобку. Нажать клавишу Enter, чтобы завершить ввод. В ячейке появится результат вычисления формулы.
4.8. Использование кнопки Автосуммирование
Чтобы вычислить сумму значений в ячейках диапазона, надо выделить ячейку, смежную с суммируемым диапазоном, и нажать кнопку Автосумма на панели инструментов Стандартная. В активную ячейку будет автоматически введена формула с функцией СУММ и выделен диапазон с данными в столбце сверху или в строке слева от активной ячейки.
4.9. Использование Мастера функций
Мастер функций управляет процессом ввода функции. Для активизации Мастера функций выбрать команду Вставка, Функция. Появится диалоговое окно Мастер функций.
Встроенные функции Excel объединены в различные категории согласно типу производимых с их помощью расчетов. В списке Категория отображается набор всех категорий, а в списке Выберите функцию набор функций выбранной категории в алфавитном порядке. Например, чтобы получить доступ к функции