Медведев И.Г. Т.1. - Настольная книга нотариуса

§ 1. Понятие электронного документооборота

разным хранить электронные документы в нескольких экземплярах, размещенных на двух и более независимых друг от друга носителях. При таком подходе к хранению документов всегда существует дополнительный (запасной) вариант воспроизведения информации, подлежащей хранению. Отдельное внимание следует уделить типу носителя, его надежности и долговечности. Как правило, прибегают к такому виду хранения информации, как хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах. При выборе носителя следует отдавать предпочтение наиболее емким, вмещающим в себя максимальное количество информации.

Необходимо обратить внимание на такой существенный момент при хранении информации в электронной форме, как предотвращение риска неумышленного или злонамеренного внесения изменений в сохраненные электронные объекты. Носители информации и взаимосвязанные подсистемы хранения должны выбираться так, чтобы предотвратить возможность внесения несанкционированных дополнений, изменений и (или) удаления информации1.

Согласно ГОСТ Р 54471-2011 процедура подготовки к хранению информации, содержащейся на электронных носителях, должна включать в себя несколько последовательных стадий. Представляется необходимым выделить ключевые моменты, которые необходимо фиксировать при подготовке к хранению электронных документов. Следует определить и сохранить:

– идентификационные данные документа или файла;

– отметку даты и времени составления документа;

– количество страниц;

– идентификационные данные оператора;

– сведения об окончательной записи и месте хранения. В случае сохранения информации в виде электронных файлов сле-

дует подготовить контрольную информацию и сохранить следующие сведения:

1) число документов (страниц) в файле; 2) размер файла (например, в килобайтах); 3) формат файла; 4) использованная система кодирования.

1 ГОСТ Р 54471-2011. Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности.

331

Глава 6. Электронный документооборот в нотариате

Информация может храниться в виде сканированных документов. В таком случае в состав контрольной информации целесообразно включить следующие сведения:

1) идентификационные данные документов;

2) число отсканированных графических образов; 3) число страниц, переданных на устройство хранения данных. Контрольная информация должна храниться таким образом, что-

бы можно было легко найти и проверить необходимые файлы. Если в хранимую информацию вносятся изменения, то должна быть создана и сохранена контрольная информация, идентифицирующая характер изменений, а также сохранено лицо, инициировавшее эти изменения (или программа, если изменение было произведено системой автоматически). Там, где это уместно, в контрольную информацию следует включить ссылки на предыдущие версии хранимой информации с целью установления характера изменений.

Если применяются цифровые подписи (или иные методы электронного подписания), то в составе контрольной информации следует сохранять следующие сведения:

1) идентифицирующие данные файла; 2) подтверждение личности подписанта (certification of identification),

например сертификат ключа проверки подписи;

3) идентифицирующие данные удостоверяющего органа (authen-

ticating authority); 4) дата и время подписания; 5) подтверждение проверки подписи.

В составе контрольной информации следует сохранять сведения об уничтожении бумажных документов после их сканирования, уничтожении информации по истечении соответствующего срока хранения, а также авторизации уничтожения1.

§2. Внедрение системы электронного документооборота

внотариальную деятельность. «Электронный нотариат»

Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом является актуальным для многих организаций, и прежде всего для государственных органов. На практике все больше россий-

1 ГОСТ Р 54471-2011. Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности.

332

§ 2. «Электронный нотариат»

ских предприятий внедряют в свою деятельность системы электронного документооборота (СЭД), делая выбор в пользу автоматизированной формы как внутреннего, так и внешнего взаимодействия. В соответствии со Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной Президентом РФ 7 февраля 2008 г. № Пр-212, целями формирования и развития информационного общества в Российской Федерации являются повышение качества жизни граждан, обеспечение конкурентоспособности России, развитие экономической, социально-политической, культурной и духовной сфер жизни общества. Нотариат – один из важнейших и традиционных столпов правовой системы государства. Нотариальная деятельность осуществляется от имени государства. Именно поэтому нотариату необходимо наравне с органами государственной власти участвовать в системе электронного взаимодействия. Представляется необходимым обозначить цели создания «электронного нотариата»:

– оптимизация предоставления нотариальных услуг физическим и юридическим лицам;

– получение гражданами и организациями преимуществ от применения нотариусами информационных технологий;

– внедрение электронных технологий в повседневную работу нотариуса;

– создание, развитие и обеспечение сохранности единой информационной базы данных;

– установление пространства электронного доверия и взаимодействия с органами государственной власти.

Поставленные цели определяют необходимость формулирования задач, решение которых приведет к запланированному результату:

– сформировать нормативную правовую базу для внедрения информационных технологий;

– разработать методические и регламентирующие документы, организовать разъяснительные мероприятия для нотариусов по вопросам применения новых технологий;

– применить новейшие средства защиты информации, хранящейся в единой информационной базе.

Для решения поставленных задач предстоит выполнить ряд мероприятий по обеспечению перехода к оказанию нотариальных услуг в электронном виде. Единая информационная система нотариата «еНот» и электронно-цифровая подпись нотариуса являются базовыми и ключевыми элементами «электронного нотариата». Статья 20 Федерального закона от 21 декабря 2013 г. № 379-ФЗ «О внесении из-

333

Глава 6. Электронный документооборот в нотариате

менений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (далее ‒ Федеральный закон № 379-ФЗ) предусматривает сроки достижения некоторых из поставленных целей, а именно:

– не позднее 1 января 2018 г. нотариусами, работающими в государственной нотариальной конторе, и нотариусами, занимающимися частной практикой, должен быть осуществлен переход к регистрации всех совершаемых нотариальных действий в электронной форме в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата. Решением нотариальной палаты субъекта РФ для всех нотариусов соответствующего субъекта РФ может быть установлена более ранняя дата перехода к регистрации нотариальных действий в электронной форме;

– в период с 1 июля 2014 г. до перехода к регистрации всех совершаемых нотариальных действий в электронной форме нотариусы вносят в реестр нотариальных действий единой информационной системы нотариата сведения о совершении нотариальных действий по удостоверению доверенностей, завещаний, брачных договоров, их изменению, расторжению или отмене.

1. Единая информационная система нотариата

Федеральным законом № 379-ФЗ внесены изменения в Основы. Глава VII.1 Основ предусматривает понятие Единой информационной системы нотариата: это автоматизированная информационная система, принадлежащая на праве собственности Федеральной нотариальной палате и предназначенная для комплексной автоматизации процессов сбора, обработки сведений о нотариальной деятельности и обеспечения всех видов информационного взаимодействия (обмена). В единую информационную систему нотариата подлежат включению сведения, в том числе в форме электронных документов (ст. 34.1 Основ).

Деятельность участников информационного взаимодействия в ЕИСН регулируется Положением о ЕИС; Приказом Минюста России № 129.

Положение о ЕИС предусматривает, что оператором ЕИСН явля-

ется Фонд «Центр инноваций и информационных технологий», созданный при Федеральной нотариальной палате. Финансирование ЕИСН осуществляется за счет средств Федеральной нотариальной палаты, нотариальных палат субъектов РФ, нотариусов.

Функции оператора единой информационной системы нотариата:

334

§ 2. «Электронный нотариат»

– обеспечивать бесперебойное ежедневное и круглосуточное функционирование единой информационной системы нотариата в соответствии с требованиями Основ;

– принимать меры по обеспечению доступа к электронным реестрам единой информационной системы нотариата;

– обеспечивать изготовление резервных копий электронных реестров единой информационной системы нотариата;

– обеспечивать шифрование сведений;

– обеспечивать предоставление федеральному органу юстиции резервных копий предусмотренных Основами реестров единой информационной системы нотариата, отчетности о функционировании этих реестров ежеквартально, а также по запросу указанного органа не позднее чем в течение семи рабочих дней со дня поступления такого запроса.

Правовой статус информации, хранящейся в единой информационной системе нотариата, неоднороден.

Информация – это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления1.

Представляется возможным подразделить на виды:

– конфиденциальные сведения;

– справочно-информационные сведения. В соответствии со ст. 5 Основ нотариусу при исполнении слу-

жебных обязанностей, а также лицам, работающим в нотариальной конторе, запрещается разглашать сведения, оглашать документы, которые стали им известны в связи с совершением нотариальных действий, в том числе и после сложения полномочий или увольнения. Нотариальная тайна включена в Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 (с изм. и доп. от 23 сентября 2005 г.). Соответственно, указанные положения закона распространяются и на информацию, хранящуюся в ЕИСН. Передача нотариусами в единую информационную систему нотариата сведений о совершенных нотариальных действиях не является разглашением тайны их совершения. Статьей 34.1 Основ предусмотрено, что нотариусы, имеющие доступ к сведениям, содержащимся в единой информационной системе нотариата, и лица, осуществляющие обработку вносимых в единую информационную систему нотариата сведений, обязаны

1 Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

335

Глава 6. Электронный документооборот в нотариате

не раскрывать третьим лицам и не распространять сведения, содержащиеся в этой информационной системе. За разглашение или незаконное использование указанных сведений такие лица несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

Сведения, содержащиеся в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата и необходимые для совершения нотариального действия или проверки действительности нотариально оформленного документа, предоставляются нотариусам по их запросам, поданным через единую информационную систему нотариата, незамедлительно в автоматизированном режиме.

Сведения, содержащиеся в единой информационной системе нотариата, за исключением сведений, содержащихся в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата, а также сведений, которые содержатся в реестре уведомлений о залоге движимого имущества и не предоставляются в свободном доступе, могут быть предоставлены Федеральной нотариальной палатой третьим лицам, в том числе по договору с третьими лицами.

Справочной информацией, подлежащей размещению в единой информационной системе нотариата, являются:

1)сведения о нотариальных палатах субъектов РФ: полное наименование нотариальной палаты, ее место нахождения, номер телефона, адрес электронной почты и сайта; список нотариальных округов субъекта РФ;

2)сведения о нотариусах, занимающихся частной практикой: фамилия, имя, отчество, ИНН и СНИЛС; реквизиты лицензии на право нотариальной деятельности и приказа о назначении лица на должность нотариуса; адрес и номер телефона нотариальной конторы, адрес электронной почты; информация о лицах, замещающих временно отсутствующего нотариуса; образцы оттисков печатей и подписей нотариусов, образцы подписей лиц, наделенных полномочиями по замещению временно отсутствующего нотариуса;

3)сведения о нотариальных архивах: название нотариального архива, его место нахождения, номер телефона, адрес электронной почты; сведения о нотариусах, передавших свои архивы в нотариальный архив; информация о передаче архивов упраздненных государственных нотариальных контор и нотариусов;

4)сведения о бланках для совершения нотариальных действий: выданных региональной нотариальной палатой с указанием фамилии, имени, отчества (при наличии) нотариуса, получившего бланки; исполь-

336

§ 2. «Электронный нотариат»

зованных нотариусами для оформления нотариальных актов; недополученных, утраченных и похищенных;

5)сведения о наделении нотариусов полномочиями по оформлению наследственных прав;

6)статистические сведения о нотариате в Российской Федерации1.

2. Внесение сведений в ЕИСН

Внесение сведений в единую информационную систему нотариата осуществляется нотариусами, а в установленных Основами или в соответствии с ними случаях – нотариальными палатами.

Нотариусы обязаны вносить в единую информационную систему нотариата сведения:

1) о совершении нотариальных действий при их регистрации в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата; 2) об открытии наследства при поступлении заявлений, являющих-

ся основанием для заведения наследственного дела; 3) об уведомлениях о залоге движимого имущества при их регист-

рации в реестре уведомлений о залоге движимого имущества; 4) иные сведения в соответствии с частью второй ст. 34.2 Основ,

если их внесение не возложено на нотариальные палаты. Сведения о совершении нотариальных действий при их регистра-

ции в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата вносятся нотариусом в единую информационную систему нотариата незамедлительно.

Сведения об открытии наследства вносятся нотариусом в реестр наследственных дел единой информационной системы нотариата

не позднее следующего рабочего дня после поступления соответствую-

щих заявлений. Сведения об уведомлениях о залоге вносятся нотариусом в реестр

уведомлений о залоге движимого имущества единой информационной системы нотариата незамедлительно после его поступления. В случае, если регистрация уведомления о залоге невозможна по техническим причинам, таким как перерыв или сбой в работе реестра уведомлений о залоге движимого имущества либо временное отсутствие связи с реестром уведомлений о залоге движимого имущества, реги-

1 Приказ Минюста России от 17 июня 2014 г. № 135 «Об утверждении Состава сведений справочно-аналитического характера, содержащихся в единой информационной системе нотариата и касающихся деятельности нотариусов» (зарегистрирован в Минюсте России 18 июня 2014 г. № 32709).

337

Глава 6. Электронный документооборот в нотариате

страция уведомления о залоге производится незамедлительно после устранения причин, препятствующих регистрации (ст. 103.2 Основ).

Участниками информационного взаимодействия являются:

– нотариусы РФ;

– нотариальные палаты субъектов РФ;

– Федеральная нотариальная палата. Обладателями информации ЕИС являются:

– Федеральная нотариальная палата (в части информации, хранящейся на серверах ЕИСН);

– нотариальные палаты субъектов РФ (в части информации, хранящейся на клиентском модуле ЕИСН);

– нотариусы (в части информации, хранящейся на клиентском модуле ЕИСН).

Правовой статус участников информационного взаимодействия:

– участники должны быть зарегистрированы Федеральной нотариальной палатой;

– участник информационного взаимодействия получает уникальные регистрационные данные – идентификатор и пароль (код, ключ, дополнительные программные или аппаратные средства), позволяющие в дальнейшем проводить аутентификацию пользователя и авторизацию его доступа к информационным ресурсам ЕИСН в соответствии с правами, предоставленными ему оператором ЕИСН;

– регистрационные данные участника являются конфиденциальной информацией и не подлежат разглашению или передаче другим лицам.

Ответственность и обязанность участников информационного взаимодействия:

– нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать технические условия для своевременного внесения в единую информационную систему нотариата сведений в соответствии с законодательством Российской Федерации (ст. 34.5 Основ);

– участник несет персональную ответственность за все действия, выполненные в системе с использованием его идентификатора и пароля, в том числе в случае разглашения или распространения информации, полученной из ЕИСН;

– участник информационного взаимодействия несет ответственность за достоверность и своевременность предоставления им информации в ЕИСН.

Целостность и защита конфиденциальной информации, обрабатываемой в ЕИС, от несанкционированного доступа при ее передаче ме-

338

§ 2. «Электронный нотариат»

жду серверной и клиентской частью ЕИСН по сети «Интернет» обеспечивается путем шифрования передаваемых пакетов данных сертифицированными СКЗИ, интегрированными в ЕИС.

3. Система криптографической защиты информации (СКЗИ)

СКЗИ – это шифровальные (криптографические) средства защиты информации конфиденциального характера1.

Представляется, что это специальная программа для электрон- но-вычислительной машины, которая обеспечивает шифрование данных в целях сохранности информации и обеспечения ее безопасности.

Основными принципами, на которых основана система криптографической защиты информации, являются2:

– конфиденциальность – невозможность ознакомления с информацией лиц, не имеющих соответствующих прав доступа к ней;

– целостность – гарантирование невозможности несанкционированного изменения информации. Манипуляции с данными включают вставку, удаление и замену информации;

– аутентификация – подтверждение подлинности сторон (идентификация) и самой информации в процессе информационного взаимодействия. Информация, передаваемая по каналу связи, должна быть аутентифицирована по источнику, времени создания, содержанию данных, времени пересылки. СКЗИ использует систему меток времени для невозможности повторной или обратной отсылки информации и изменения порядка ее следования;

– авторство – обеспечение невозможности отказа от авторства – предотвращение возможности отказа субъектов от некоторых из совершенных ими действий.

Под шифром следует понимать совокупность обратимых преобразований, каждое из которых определяется некоторым параметром, называемым ключом, а также порядком применения данного преобразования, который называется режимом шифрования.

Ключ – это важнейший компонент шифра, отвечающий за выбор преобразования, применяемого при шифровании конкретного сооб-

1 Приказ ФСБ России от 9 февраля 2005 г. № 66 «Об утверждении Положения о разработке, производстве, реализации и эксплуатации шифровальных (криптографических) средств защиты информации (Положение ПКЗ-2005)».

2 См.: Жданов О.Н., Золотарев В.В. Методы и средства криптографической защиты информации: Учеб. пособие. Красноярск: СибГАУ, 2007.

339

Глава 6. Электронный документооборот в нотариате

щения. Обычно ключ представляет собой некоторую буквенную или числовую последовательность.

Для использования транспортного шифрования участник информационного взаимодействия должен иметь на персональном компьютере транспортный ключ электронной подписи.

Транспортный ключ генерируется участником информационного взаимодействия с использованием клиентского модуля подсистемы транспортного шифрования. Для этого участник информационного взаимодействия должен с использованием клиентского модуля подсистемы транспортного шифрования:

1) сгенерировать транспортный ключ, который автоматически будет размещен в неэкспортируемый контейнер клиентского модуля ЕИСН «еНот»;

2) сформировать запрос на выпуск транспортного сертификата ключа проверки электронной подписи;

3) подписать запрос с помощью личного сертификата ключа проверки электронной подписи участника информационного взаимодействия;

4) передать запрос в серверный модуль ЕИСН; 5) принять от серверного модуля выпущенный транспортный сер-

тификат ключа проверки электронной подписи, при этом формирование и передача запроса, прием и сохранение сертификата осуществляются автоматически, средствами ЕИСН.

После получения транспортного сертификата ключа проверки электронной подписи транспортное шифрование будет работать в автоматическом режиме, без выполнения участником информационного взаимодействия дополнительных действий. Срок действия транспортного сертификата ключа проверки электронной подписи – 1 год. По истечении срока действия или в случае переустановки программного обеспечения участник информационного взаимодействия должен будет повторить процедуру получения транспортного ключа. За 10 алендарных дней до истечения срока действия участник информационного взаимодействия при входе в систему получает информационное сообщение об истечении срока действия транспортного сертификата ключа проверки электронной подписи. Информационное сообщение в пределах срока своего действия выводится на экран после выполнения обмена с сервером до тех пор, пока участник не отметит его прочитанным.

Для установки и нормального функционирования программы требуется следующее аппаратное обеспечение:

– процессор с тактовой частотой 1,5 ГГц;

340