ОФОРМЛЕНИЕ
ПРОТОКОЛОВ
ПРОТОКОЛ
•Протокол –документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, протокол может быть как информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), так и распорядительным документом, т.к. содержит постановляющую часть.
•Все виды протоколов
классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно.
По степени полноты записи
•краткие
•полные
По способу документирования
•подробные текстовые
•стенографические
•фонографические
•видеопротоколы
Виды протоколов
•Полные протоколы могут быть
подробными текстовыми
(текстовый способ документирования),
стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами
(применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций).
Виды протоколов
Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».
Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.
Правила оформление протокола
обязательные реквизиты:
- полное наименование организации или предприятия;
-название вида документа (ПРОТОКОЛ);
-дата;
-индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
-место составления;
-заголовок;
-текст;
-подписи.
Правила оформление протокола
Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):
Пример 1
Общество с ограниченной ответственностью «Ваш партнер»
Пример 2
Открытое акционерное общество «Реммеханизация» Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности
Правила оформление протокола
Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения
Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания
Пример 3
ПРОТОКОЛ
04.04.2019
Пример 4
ПРОТОКОЛ 04.04.2019 – 05.04.2019
Правила оформление протокола
При оформлении даты в протоколах коллегиальных органов (высших органов управления и исполнительных) преимущественным является буквенно-цифровой способ
Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака
Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов – в центре следующей строки). Этот реквизит содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа
Пример 5
ПРОТОКОЛ
04 апреля 2019 № 07