- •Л.К. Раицкая, л.В. Коровина
- •Isbn 978-5-911131-514-6
- •Содержание
- •Введение
- •Section I. Business letter layout
- •Contract # 5
- •Workshop
- •Focus 2 commentary and notes
- •Roleplay 1
- •Block2.Simplecommercialletters-2
- •Focus 1
- •Letter 2
- •Focus 2 commentary and notes
- •Focus 3 written patterns
- •Focus 4 exercises
- •Заказ № 4
- •Block3.Simplecommercialletters-3
- •Focus 1
- •Focus 3 written patterns
- •Achievement test
Contract # 5
Текст письма (letter body). То, что и как вы напишите в письме будет предметом нашего курса, однако стоит сказать несколько слов о том, как в последнее время оформляются и какая пунктуация характерна для деловых писем. В связи с распространением компьютеров стало популярным оформление, когда текст в начале абзаца пишется без отступов, а абзацы отделяются друг от друга пустой строкой. При этом все части письма (ссылки, адрес, дата, вступительная и заключительная формы вежливости, тема письма) начинаются от левого края страницы. Запятые в конце каждой строки адреса, после вступительной и заключительной форм вежливости отсутствуют. Такое оформление получило название full block style.
Следует отметить, что в деловой практике каждой фирмы могут быть свои варианты оформления писем. Это касается и размещения различных частей письма в правой или левой стороне страницы, и пунктуации (наличия или отсутствия запятых в вышеназванных случаях).
Заключительная форма вежливости ( closing salutation). В основном в деловой корреспонденции используются следующие выражения. Если письмо начинается со слов Dear Sirs/ Dear Madam, то заканчивать его следует Yours faithfully или Faithfully yours. Если письмо носит менее официальный характер, то начиная со слов Dear Mr Smith/ Dear Mrs Smith или Dear John, закончить его надо Sincerely yours. В американском английском предпочтителен вариант Truly yours.
Обратите внимание: при обращении к женщине кроме традиционных Miss/ Mrs Smith в последнее время используется еще одно обращение - Ms Smith. Изначально оно появилось среди феминисток, а позже стало использоваться в тех случаях, когда вы не знаете семейное положение адресата. Рекомендуем после имени в конце письма в скобках указывать предпочитаемое обращение, например:
-
Faithfully yours
J.Brown
J.Brown (Miss)
Sales Manager
Подпись (signature). Под подписью следует дать расшифровку с указанием должности (см. выше).
Приложения (enclosures). В левом нижнем углу указывается количество приложений, если с данным письмом отправляются различные документы. Эта практика может быть полезна, особенно, если письмо адресовано в крупную компанию, где оно будет вскрыто в канцелярии и затем передано в соответствующий отдел. Указывая количество приложений, вы обеспечиваете большую вероятность того, что все посланные вами документы достигнут адресата и не затеряются.
Workshop
Ниже приводятся тексты и реквизиты деловых писем. Ваша задача составить письма, расположив все их части в соответствии с правилами, приведенными выше. Переведите составленные Вами письма на русский язык.
Письмо 1
Enclosure
Dear Sirs
We are sending you our new catalogue. We hope it will be of interest to you.
Standard Office Furniture, Ltd.,
Cantley Road,
London SW4
5. Yours faithfully,
J.Smith
6. 15th September 2000
Письмо 2
Dear Sirs,
Yours faithfully,
P.J.Morgan
The British Engineering Co.,
12 City New Road,
London, EC 3
April 10, 2000
We have received your letter of the 21st March and sent it to our clients for their consideration. We will inform you of their decision in a few days.
Письмо 3
Enclosure.
Dear Sirs,
May 4, 2000
In accordance with your request we have pleasure in sending you our publications relating to Model A. We hope to hear from you soon.
Yours faithfully, B.Grey
SECTION 2. SIMPLE COMMERCIAL LETTERS
BLOCK 1. SIMPLE COMMERCIAL LETTERS-1
LEAD-IN
What is the first step in planning your letter?
Why is it so important to acknowledge receipt of all business letters got?
How long should a letter be? Is it a good idea to send a one-paragraph letter? Why?
Read the following text. What points can you agree with? What not? Why?
Планирование письма
Естественно, что объем, как и стиль письма, полностью определяются его содержанием. Во-первых, приступая к написанию письма, необходимо определить какой объем информации вы хотите передать в нем. Во-вторых, информация должна быть изложена в правильном порядке, следуя определенной логике.
ПЕРВАЯ ЧАСТЬ письма играет важную роль, поскольку задает тон всему письму и создает впечатление об авторе и представляемой им компании. Как правило, в первом абзаце вы благодарите вашего корреспондента за письмо, если вы пишите ответ, и/ или готовите вашего корреспондента к восприятию важной для вас информации.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: Не стоит в первой же фразе излагать суть письма, в то же время не разумно на фоне общих и ничего не значащих фраз не выделить в должной мере причины, побудившие вас написать письмо.
ПОСЛЕДНЯЯ ЧАСТЬ включает традиционные штампы, при помощи которых вы показываете вашему корреспонденту, что вы с нетерпением и интересом ждете от него ответа на интересующие вас вопросы, которые могут еще раз быть обобщены в самом конце письма.
Между первым и последним абзацами необходимо в последовательной, вежливой и ненавязчивой форме развить основную идею, побудившую вас обратиться к корреспонденту.
FOCUS 1
LETTER 1
Moscow, May 13, 20...
Smith & Co.
36 Brighton Rd
London
Great Britain
Dear Sirs
We thank you for your letter dated May 7. For your information we attach our publications relating to Machines, Models 38, 43 and 43a, and hope they will be of interest to you.
Yours faithfully
D.Smirnov
PR Department
Encl.
LETTER 2
Hull, May 26, 20...
Smith & Co., Ltd.
12 Green Lane
London
Great Britain
Dear Sirs
We have received your letter of May 20 and thank you for the information sent to us. It will be of great help to us. We hope to see you in Hull.
Yours faithfully
Andrew Brown
Sales Manager
LETTER 3
London, 15th September, 20...
Smith & Co., Ltd.
32A White Street
Manchester 3DK
Dear Sirs
We thank you for your letter of the 5th September, 20... sent by air-mail in reply to our fax dated the 20th August. For your information we are sending you our newest Catalogue of Machines and ask you to cable us if you require our further publications. We hope to hear from you soon.
Yours faithfully,
C.Brown
Encl.
LETTER 4
Glasgow, 5th May, 20...
Smith & Brown, Ltd.
12 High Street
London, EC2
UK
Dear Sirs
MV Victoria
In reply to your fax of the 28th April we are glad to inform you that the m.v. Victoria sailed from Glasgow yesterday and will arrive at the port of destination on the 16th May, 20… as stated in Contract No.386.
We enclose herewith copies of the shipping documents which we sent to you under separate cover.
Yours faithfully,
D.Adams
Green & Co., Ltd.
Encl.
LETTER 5
June 3, 20...
The Excelso Company Ltd.
High Wycombe
Bucks B84 1 WE
Dear Sirs
Contract # 386, MV Queen Mary
We acknowledge with thanks receipt of your telegram of today's date informing us of the sailing of the M.V. Queen Mary.
Yours faithfully
D.Jones
Sales Manager
LETTER 6
February 26, 200...
Messrs.W.H.Strong
73 Crimea Road
London SE25 3NF
Dear Sirs
We have received your letter dated February 20th and forwarded it to our Clients for their consideration.
We suggest that you should send your price-lists, catalogues, leaflets and other publications a list of which you find enclosed herewith to the address of our Clients. As soon as we hear from them we will inform you of their decision.
Yours faithfully
K. Morse (Ms)
Sales Department
Encl.
LETTER 7
April 14, 20...
567 Queen Street
London EC 4 8YH
Great Britain
Dear Sirs
With reference to your letter of 3rd April, we have to explain that due to a misunderstanding on our part, we failed to advise you in time. We have revised the arrangements with our operating departments and in future we will do our best to act properly.
We sincerely regret any inconvenience caused to you and thank you for bringing this matter to our attention.
Faithfully yours
M.Todd
M.Todd
Sales Manager
LETTER 8
London, Dec 12, 20...
J.White & Co., Ltd.
254 Smuts Avenue
Cape Town
Dear Sirs
Order # 356
We are obliged for your letter of December 5. We are contacting the manufacturing plant on the questions raised by you during the preliminary talks and will write to you immediately upon receipt of their reply.
As for our arrangement concerning your visit to London we have to inform you that our executive director Mr Brown is away in the USA and is to be back by December 10 at the latest. Please, fax us if the time after December 11 is convenient for you so that we could make all necessary reservations.
We hope to hear from you soon.
Yours faithfully
Daniel McDonald
Sales Manager
LETTER 9
Cologne, April 14, 20...
12 High St.
London
Great Britain
Dear Sirs
Contract # 4325
We are glad to inform you that the goods were shipped yesterday by M.V. Angela. All shipping documents will be faxed to the address of our Clients tomorrow morning.
Yours faithfully
W. Heinz