8. Нотариальное делопроизводство.

Согласно ст. 9 Основ о нотариате нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Минюстом России совместно с ФНП. Во исполнение указанной нормы в 2009 г. утверждены Правила нотариального делопроизводства.

В них установлен единый порядок работы всех нотариусов с документами и осуществления контроля за исполнением Правил нотариального делопроизводства. Правила регулируют также документирование и документооборот нотариуса с момента создания или получения им документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

Нотариальное делопроизводство ведется на государственном языке РФ, которым в соответствии со ст. 68 Конституции РФ является русский язык. Наряду с русским языком нотариальное делопроизводство может вестись и на государственном языке республики, входящей в состав Российской Федерации, если такой язык установлен республикой.

В рамках нотариального делопроизводства нотариусом ведутся:

– журнал регистрации входящей корреспонденции;

– журнал регистрации исходящей корреспонденции;

– журнал регистрации организационно-распорядительных документов;

– журнал учета приема – передачи полномочий и дел нотариуса;

– книга учета наследственных дел;

– алфавитная книга учета наследственных дел;

– алфавитная книга учета завещаний;

– книга учета дел закрытых завещаний; и т.д. и т.д.

Имеющиеся у нотариуса реестры, книги, журналы до внесения в них первой записи должны быть прошиты, а их листы пронумерованы. На оборотной стороне последнего листа производится запись о количестве пронумерованных и сшитых листов, которая заверяется подписью должностного лица и оттиском печати нотариальной палаты, если реестры, книги, журналы выдаются частнопрактикующим нотариусам, или подписью должностного лица и оттиском печати территориального органа юстиции, если реестры, книги, журналы выдаются нотариусам, работающим в государственных нотариальных конторах. Поскольку выдача нотариусам реестров, книг, журналов подлежит регистрации соответственно в нотариальной палате или в территориальном органе юстиции, то на них проставляются также дата их выдачи и регистрационный номер.

Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства, организацию хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также за сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение несет частнопрактикующий нотариус. В государственной нотариальной конторе такая ответственность возлагается приказом территориального органа юстиции на одного из нотариусов, работающих в этой конторе.

В соответствии с названными Правилами нотариальное делопроизводство включает следующие действия:

– оформление организационно-распорядительных документов и писем нотариуса;

– обработку входящих и исходящих документов;

– использование печатей с воспроизведением Государственного герба РФ, штампов и бланков нотариуса;

– составление номенклатуры;

– формирование и оформление дел;

– ведение архива нотариальной конторы;

– ведение и заполнение реестров для регистрации нотариальных действий.

2. Организационно-распорядительными документами, оформляемыми нотариусом, согласно Правилам нотариального делопроизводства признаются документы, непосредственно связанные с совершением нотариального действия, но не касающиеся документального оформления этого действия:

– постановления (кроме связанных в соответствии с действующим законодательством с документальным оформлением нотариального действия, а именно о выдаче денежных средств на похороны наследодателя, об аннулировании ранее выданного свидетельства о праве на наследство и др.);

– распоряжения;

– поручения;

– запросы об истребовании сведений и документов.

Характерной чертой организационно-распорядительных документов является обязательность указания в них достаточно большого количества реквизитов: наименования нотариальной палаты субъекта РФ (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой); наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы; фамилии, инициалов, должности нотариуса; даты и номера приказа территориального органа юстиции о назначении на должность нотариуса; вида документа (постановление, распоряжение и т.д.); наименования документа (об отказе в совершении нотариального действия и т.д.); даты; регистрационного номера; места составления; текста документа; подписи нотариуса; оттиска его печати с воспроизведением Государственного герба РФ.

Организационно-распорядительные документы подлежат регистрации в журнале организационно-распорядительных документов, а подлинники этих документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса.

Помимо организационно-распорядительных документов нотариусам в процессе нотариальной деятельности достаточно часто приходится составлять и отправлять также различные письма.

Письмами нотариуса признаются оформляемые нотариусом документы, не связанные с документальным оформлением нотариального действия. К таким документам относятся ответы на запросы, поступившие нотариусу; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы.

Документы, получаемые нотариусом в связи с осуществлением нотариальной деятельности, независимо от способа их доставки подлежат регистрации в журнале регистрации входящей корреспонденции. Не регистрируются лишь документы, необходимые для совершения конкретного нотариального действия и подтверждающие определенные факты или события (например, правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти и т.д.).

Нотариус регистрирует поступающую документацию в день поступления. В подтверждение произведенной регистрации нотариус в правом нижнем углу первой страницы поступившего документа проставляет регистрационный номер но журналу регистрации входящей корреспонденции и дату регистрации.