4. Основные правила нотариального делопроизводства и регистрация нотариальных действий. Выдача дубликатов нотариально удостоверенных документов.

Правила нотариального делопроизводства устанавливают для нотариусов

• единый порядок работы с документами,

• порядок осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства,

• а также порядок передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу.

Правила регулируют вопросы работы с документами с момента их создания или получения и до передачи их в архив либо уничтожения. Они устанавливают порядок работы с документами, регламентируют вопросы контроля, ведения и заполнения документов, связанных с совершением нотариальных действий, составления номенклатуры дел, подготовки документов к хранению или уничтожению.

Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.

Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющемся в соответствии со ст. 68 Конституции РФ государственным языком РФ на всей ее территории.

В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком РФ может вестись также на государственном языке республики.

Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях, а также в электронном виде в случаях и порядке, предусмотренных законодательством РФ и Правилами.

Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивают:

• — нотариус, занимающийся частной практикой;

• — в государственной нотариальной конторе — один из нотариусов, определенный приказом территориального органа Минюста России.

Нотариус, занимающийся частной практикой, вправе приказом возложить ведение делопроизводства или поручить выполнение отдельных видов работ, предусмотренных Правилами, одному или нескольким работникам нотариальной конторы в рамках их трудовых функций.

Нотариус обязан хранить в тайне сведения, которые стали ему известны в связи с осуществлением его профессиональной деятельности (ч. 2 ст. 16 Основ о нотариате).

Согласно ч. 2 ст. 5 Основ о нотариате нотариусу при исполнении служебных обязанностей, а также лицам, работающим в нотариальной конторе, запрещается разглашать сведения, оглашать документы, которые стали им известны в связи с совершением нотариальных действий, в том числе и после сложения полномочий или увольнения, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ. В соответствии с ч. 3 ст. 28 Основ о нотариате должностные лица нотариальной палаты обязаны сохранять тайну совершения нотариальных действий. За разглашение тайны и причинение нотариусу, занимающемуся частной практикой, ущерба виновные несут ответственность в соответствии с законодательством РФ.

По сути, данные нормы устанавливают, что доступ к сведениям, составляющим нотариальную тайну, могут иметь только работники, состоящие с частным нотариусом в трудовых отношениях, и, таким образом, налагают запрет на передачу нотариусом сведений конфиденциального характера любым лицам, не являющимся работниками. Поэтому, если работа связана с такими сведениями, необходимо, чтобы был заключен трудовой договор, в котором содержится условие о неразглашении служебной тайны (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

Судебная практика

Как указал КС РФ, положения ч. 2 ст. 5 и ч. 2 ст. 16 Основ о нотариате направлены на сохранение нотариальной тайны самим нотариусом и лицами, работающими у него по трудовому договору (в том числе и после их увольнения), что не исключает для нотариуса возможности заключать гражданско-правовые договоры о выполнении работ или оказании услуг. При этом заключение такого рода договоров и их исполнение само по себе не освобождает нотариуса от обязанности хранить нотариальную тайну (см. Определение КС РФ от 21.04.2011 № 444-0-0). Изданного Определения следует, что частные нотариусы вправе заключать гражданско-правовые договоры, но только в той мере, в которой это не препятствует сохранению нотариальной тайны.

В случае же если нотариус заключит гражданско-правовой договор с лицом, имеющим доступ к сведениям, составляющим нотариальную тайну, его могут лишить права заниматься нотариальной деятельностью в связи с разглашением нотариальной тайны контрагенту по гражданско-правовому договору.

Лишение права заниматься нотариальной деятельностью за нарушение обязанности хранить нотариальную тайну не может рассматриваться как несоразмерная мера ответственности, поскольку обязанность нотариуса хранить в тайне сведения, которые стали ему известны в связи с осуществлением им профессиональной деятельности, направлена на реализацию конституционных гарантий неприкосновенности частной жизни, личной и семейной тайны (Определение КС РФ от 22.04.2010 № 474-0-Q).

Приказ Минюста России от 16.04.2014 N 78 (ред. от 17.04.2018)

"Об утверждении Правил нотариального делопроизводства"

• II. Оформление документов (документирование нотариальной

• деятельности)

• III. Обработка входящих документов

• IV. Обработка исходящих документов

• V. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампы и бланки нотариуса

• VI. Составление номенклатуры дел

• VII. Формирование дел

• VIII. Оформление дел. Экспертиза ценности документов и составление описей дел

• IX. Временное хранение дел. Передача дел

• X. Уничтожение дел

• XI. Особенности формирования и оформления отдельных видов дел

• XII. Порядок ведения и заполнения реестров для регистрации нотариальных действий

• XIII. Порядок контроля за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой

• XIV. Особенности работы с электронными документам

Правила нотариального делопроизводства разработанные во исполнение Основ законодательства Российской Федерации о нотариате устанавливают :

• -единый порядок работы с документами нотариусов

• -передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия

• которого прекращаются, другому нотариусу

• -применения и замены печатей нотариусов

• -порядок осуществления контроля за исполнением правил

• нотариального делопроизводства

• -контроль за своевременностью внесения сведений в электронные

• реестры единой информационной системы нотариата в

• соответствии

Плановая проверка исполнения Правил проводится один раз в четыре года.

Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса.

Все нотариальные действия, совершаемые нотариусами, регистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий.

Каждому нотариальному действию присваивается отдельный порядковый номер, который указывается на каждом экземпляре оформляемого нотариусом документа и в удостоверительных надписях. Реестры должны быть прошнурованы, а листы пронумерованы. Количество листов реестров у государственных нотариусов должно быть заверено подписью уполномоченного должностного лица соответствующего нотариальному округу органа юстиции субъекта федерации, которая скрепляется печатью этого органа юстиции;

-у нотариусов, занимающихся частной практикой, — заверяется и скрепляется печатями уполномоченного должностного лица нотариальной палаты, членом которой является данный нотариус, и налоговой инспекции, соответствующей месту деятельности нотариуса.

Запись нотариального действия в реестре производится нотариусом или иным работником нотариальной конторы в строго хронологическом порядке, после проверки всех необходимых оснований и условий совершения действия и только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписаны нотариусом.

Основы о нотариате устанавливают, что в случае утраты документов, экземпляры которых хранятся в делах нотариальной конторы, по письменным заявлениям граждан, законных представителей юридических лиц, от имени или по поручению которых совершались нотариальные действия, выдаются дубликаты утраченных документов. Дубликат может быть выдан при наличии следующих условий:

1. в делах нотариальной конторы должен храниться только подлинник документа. Например, при составлении договора один из экземпляров, подписанный сторонами и удостоверенный нотариусом, остается в архиве у нотариуса. Только в этом случае может быть выдан дубликат такого документа, аутентичного тем, которые выданы сторонам. Незаверенные ксерокопии документов, которые могут оставляться нотариусом, не могут быть выданы в качестве дубликата нотариально удостоверенного документа;

2. дубликат может быть выдан только при обращении лиц, от имени или по поручению которых совершались нотариальные действия. Данное обращение должно быть обязательно сделано в письменной форме.

В то же время дубликат завещания может быть выдан завещателю, а после его смерти – указанным в завещании наследникам по представлении свидетельства о смерти завещателя.

Дубликат выдается только в случае утраты документа.

В обусловленных законом случаях нотариус оставляет в нотариальной конторе подлинники документов, на основании которых совершены нотариальные действия. Они приобщаются к оставляемому в нотариальной конторе подлинному экземпляру договора, свидетельству о праве на наследство и т.п.

Статья 52. Выдача дубликатов нотариально удостоверенных документов

Не оставляются в делах нотариуса подлинники:

• -документов, удостоверяющих личность физического лица;

• -учредительных документов юридических лиц, а также документов о полномочиях их представителей (кроме доверенностей, выданных на заключение конкретных договоров);

• -правоустанавливающих и иных документов, необходимых для государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним;

• -паспортов транспортных средств;

• -документов, подтверждающих регистрацию права на имущество или регистрацию имущества.

Сам дубликат документа содержит весь текст удостоверенного или выданного документа, на нем совершается удостоверительная надпись по установленной форме. Выдача дубликата регистрируется в реестре для совершения нотариальных действий.

За выдачу дубликата нотариус взимает государственную пошлину (нотариальный тариф)

5. Основания и сроки отложения и приостановления совершения нотариального действия. Обжалование нотариальных действий или отказа в их совершении

Основания и сроки отложения и приостановления совершения нотариального действия

"Основы законодательства Российской Федерации о нотариате" (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1) (ред. от 26.03.2022)

Статья 41. Основания и сроки отложения и приостановления совершения нотариального действия

Совершение нотариального действия может быть отложено в случае:

• необходимости истребования дополнительных сведений от физических и юридических лиц;

• направления документов на экспертизу.

Совершение нотариальных действий должно быть отложено, если в соответствии с законом необходимо запросить заинтересованных лиц об отсутствии у них возражений против совершения этих действий.

Срок отложения совершения нотариального действия не может превышать месяца со дня вынесения постановления об отложении совершения нотариального действия.

По заявлению заинтересованного лица, оспаривающего в суде право или факт, за удостоверением которого обратилось другое заинтересованное лицо, совершение нотариального действия может быть отложено на срок не более десяти дней. Если в течение этого срока от суда не будет получено сообщение о поступлении заявления, нотариальное действие должно быть совершено.

В случае получения от суда сообщения о поступлении заявления заинтересованного лица, оспаривающего право или факт, об удостоверении которого просит другое заинтересованное лицо, совершение нотариального действия приостанавливается до разрешения дела судом.

В случае непредставления заявителем документов и (или) сведений, необходимых для совершения нотариального действия удаленно, нотариус, отложивший совершение нотариального действия, направляет заявителю на адрес электронной почты, указанный в заявлении о совершении нотариального действия удаленно, постановление об отложении совершения нотариального действия удаленно в электронной форме, подписанное квалифицированной электронной подписью нотариуса. В случае неустранения причин, послуживших основанием для отложения совершения нотариального действия удаленно, по истечении месяца со дня вынесения постановления об отложении совершения нотариального действия удаленно нотариус направляет заявителю постановление об отказе в совершении нотариального действия удаленно.

При наличии производства по делу о банкротстве наследодателя выдача свидетельства о праве на наследство приостанавливается до окончания производства по указанному делу.

Законодательством Российской Федерации могут быть установлены и иные основания для отложения и приостановления совершения нотариальных действий.

В случае принятия судом в отношении заложенного имущества обеспечительных мер, установленных процессуальным законодательством, совершение нотариальных действий должно быть отложено до отмены судом соответствующих обеспечительных мер.

Обжалование нотариальных действий или отказа в их совершении

Статья 49. Обжалование нотариальных действий или отказа в их совершении

Заинтересованное лицо, считающее неправильным совершенное нотариальное действие или отказ в совершении нотариального действия, вправе подать об этом жалобу в районный суд по месту нахождения государственной нотариальной конторы (нотариуса, занимающегося частной практикой).

Возникший между заинтересованными лицами спор о праве, основанный на совершенном нотариальном действии, рассматривается судом или арбитражным судом в порядке искового производства.