Предметно-количественного учета

Наименование документа	Сроки хранения
Книги регистрации учетных документов, реестры учетных карточек	Уничтожаются вместе с документами (карточками) по истечении срока их хранения
Рецепты и требования-накладные	1 год
Рецепты и требования-накладные на медицинское имущество, подлежащее учету с ведением ежедневной выборки, Книги учета ежедневного расхода медицинского имущества	3 года
Рецепты и требования-накладные на наркотические и психотропные лекарственные средства, включенные в Списки II и III	10 лет
Специальные журналы регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ Списков II и III и их прекурсоров	10 лет
Книги (карточки) учета материальных средств	3 года
Документы по переоценке всех видов имущества (ведомости, акты, расчеты и т.п.)	2 года
Приходно-расходные документы	3 года
Извещения об отгруженном и полученном медицинском имуществе	1 год
Акты инвентаризации и инвентаризационные ведомости	3 года

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за отчетным. По истечении установленных сроков хранения учетных документов они сдаются в архив или уничтожаются в установленном порядке.

Учетные документы, дела, книги (карточки) учета с истекшими сроками хранения уничтожаются по акту комиссией, назначенной приказом руководителя медицинской (фармацевтической) организации.

СЛАЙД 28. 3. Порядок документального оформления движения медицинского имущества

СЛАЙД 29. 3.1. Документальное оформление приема медицинского имущества

Правильно организованный прием МИ во многом определяет эффективность выполнения мероприятий по медицинскому снабжению войск (сил) и, соответственно, непосредственно влияет на полноту и своевременность проведения комплекса мероприятий по их медико-санитарному обеспечению.

Прием МИ осуществляется:

• от органов транспорта (железнодорожного, водного, воздушного, автомобильного), а также от отделений почтовой связи (далее - органы транспорта);

• непосредственно в организации, при доставке МИ сдатчиком грузоотправителя (поставщика);

• непосредственно у поставщиков МИ (фармацевтических организаций, организаций-производителей, дистрибьюторов) приемщиком организации.

МИ, принятое организацией, приходуется по регистрам учета в тот же день, а если это не предоставляется возможным, то не позднее следующего дня:

• основные средства – в инвентарном списке нефинансовых активов (ф. по ОКУД 0504034);

• материальные запасы – в книге учета материальных ценностей (ф. по ОКУД 0504042) или в карточке учета материальных ценностей (ф. по ОКУД 0504043).

СЛАЙД 30. При размещении МИ на установленных местах хранения заводятся стеллажные (штабельные) ярлыки (ф. по ОКУД 6002226) с указанием срока хранения и очередных осмотров (испытаний).

СЛАЙД 31. Прием медицинского имущества от органов транспорта

Грузы (вагоны, контейнеры и т.д.) с МИ от органов транспорта принимает приемщик организации на железнодорожной станции (в порту, аэропорту и др.) в присутствии представителя органа транспорта на основании транспортных сопроводительных документов (транспортной железнодорожной накладной, грузобагажной квитанции, коносамента и др.). При приеме проверяется исправность вагонов, контейнеров, люков трюмов судна, целость пломб и печатей, качество груза и упаковки, количество груза и т.п.

При обнаружении во время приема груза от органов транспорта несоответствия между наименованиями, массой или количеством мест груза с данными, указанными в перевозочных документах, недостачи, порчи или повреждений груза составляется коммерческий акт, с участием представителя органа транспорта. При наличии других обстоятельств, свидетельствующих о нарушениях договора перевозки органами транспорта, составляется акт общей формы.

Порядок составления коммерческих актов, актов общей формы и предъявления претензий органам транспорта определяется уставами (кодексами), положениями и правилами перевозки грузов, действующими на соответствующих видах транспорта.

СЛАЙД 32. Приемщику выдается доверенность (ф. по ОКУД 0315001).

СЛАЙД 33. Прием медицинского имущества в организации

Прием МИ, поступившего в организацию, проводится в приоритетном порядке по отношению к другим работам и завершается в течение одних суток с момента поступления. Несвоевременное поступление нарядов, счетов-нарядов и других сопроводительных документов не должно служить причиной задержки приема. В этом случае МИ принимается по фактическому наличию.

Поступающее МИ принимается комиссионно. Состав комиссии по приему МИ определяется руководителем в приказе по организации. В состав комиссии обязательно включаются лица, ответственные за хранение, учет и отпуск МИ.

Отдельная комиссия назначается для приема наркотических и психотропных ЛС.

МИ принимается путем пересчета, взвешивания, тщательного осмотра каждого предмета и сопоставления фактического наличия и качества имущества и данным сопроводительных документов. При приеме ЛС обращается внимание на номера серий и сроки годности.

Прием МИ оформляется на основании перевозочных и сопроводительных учетных документов:

• основных средств – актом о приеме-передаче объекта основных средств (ф. по ОКУД 0306001);

• материальных запасов – требованием-накладной (ф. по ОКУД 0315006).

К оформленным указанным первичным учетным документам прилагаются перевозочные и сопроводительные учетные документы.

СЛАЙД 34. В случае прибытия МИ без документов, при обнаружении его недостачи, несоответствии фактического количества и качества данным сопроводительных учетных документов составляется акт о приемке материалов (ф. по ОКУД 0315004). В акте указываются только те наименования имущества, в отношении которых обнаружены расхождения. В конце акта делается запись: «Все остальное МИ, перечисленное в сопроводительных учетных документах и не указанное в настоящем акте, принято полностью».

По поводу недостачи или поставки некачественного МИ грузоотправителю направляется претензионное письмо с приложением оформленного установленным порядком акта приема.

СЛАЙД 35. Прием медицинского имущества у поставщиков

Прием МИ у поставщиков производится приемщиком организации по предъявлении доверенности (ф. по ОКУД 0315001.

Приемщик принимает МИ путем пересчета, а при необходимости – взвешивания. Если МИ было заранее упаковано, то его принимают по количеству мест. В этом случае в сопроводительных документах делаются отметки: «Принято по массе брутто и количеству мест без фактической проверки» и «Принято по качеству согласно документам поставщика без фактической проверки» за подписями лиц, сдавших и принявших МИ.

Наркотические и психотропные ЛС и спирт этиловый принимаются только по фактическому наличию. При этом приемщиком проверяются количество и качество получаемого имущества в соответствии с первичными учетными документами, наличие в них данных о сериях, номерах и датах деклараций соответствия (сертификатов соответствия). В этом случае претензии на количество и качество МИ не предъявляются, за исключением обнаружения в последующем скрытого брака.

На принятое МИ приемщик организации должен получить второй экземпляр исполненного первичного учетного документа (наряда, счета-фактуры и др.).

СЛАЙД 36. МИ, доставленное в организацию в сопровождении сдатчика грузоотправителя или приемщика грузополучателя, принимается материально ответственным лицом на основании первичных документов. При этом проверяются фактическое наличие имущества и его качественное состояние.

В случае обнаружения несоответствия количества и качества принимаемого МИ данным сопроводительных документов комиссионно составляется акт о приемке материалов (ф. по ОКУД 0315004) при обязательном участии представителя грузоотправителя. При его отказе от участия в составлении или подписании акта в нем делается запись об этом с указанием фамилии, имени и отчества представителя грузоотправителя и мотивов отказа.

СЛАЙД 37. 3.2. Документальное оформление отпуска медицинского имущества

В организации передача МИ из одного функционального подразделения в другое осуществляется по первичным учетным документам, подписанным руководителем организации.

В экстренных случаях МИ отпускается на основании телеграммы (телефонограммы, факсограммы и т.д.) или устного распоряжения руководителя вышестоящего органа управления здравоохранением (штаба СМК), с последующим обязательным подтверждением операции первичными учетными документами. При возникновении ЧС и отсутствии связи с органом управления, руководитель медицинской (фармацевтической) организации самостоятельно принимает решение об отпуске МИ, о чем немедленно докладывает по команде при восстановлении связи.

СЛАЙД 38. МИ, относящееся к основным средствам, в функциональные подразделения организации выдается по:

• ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. по ОКУД 0504210) – стоимостью до 3000 руб. включительно;

• требованию-накладной (ф. по ОКУД 0315006) – стоимостью свыше 3000 руб.

Оформление отпуска МИ, относящегося к материальным запасам, производится по требованию-накладной (ф. по ОКУД 0315006).

Выдача ЛС и медицинских изделий из аптек медицинских организаций материально ответственным лицам медицинских подразделений производится на основании требований на получение ЛС и медицинских изделий (ф. по ОКУД 6002222), а амбулаторным больным – по рецептам.

СЛАЙД 39. 3.3. Документальное оформление списания с учета медицинского имущества

Выданное из аптеки расходное МИ списывается с учета прямым расходом, а в функциональных подразделениях не приходуется.

МИ, не состоящее на ежедневном учете, списывается с учета аптеки один раз в три месяца (по состоянию на 1 января, 1 апреля, 1 июля и 1 октября) по акту о списании материальных запасов (ф. по ОКУД 0504230), а имущество, подлежащее ежедневному учету, – ежемесячно на основании записей в книге предметно-количественного учета аптекарских запасов (ф. 8-МЗ).

Отпуск расходного МИ из аптек подтверждается рецептами и требованиями-накладными. МИ, используемое аптекой в производственной деятельности (посуда, пробки, пакеты, вата, марля и т.д.) ежеквартально списывается с учета по фактическому расходу.

СЛАЙД 40. Списание с учета МИ, пришедшего в негодность по истечении установленных сроков эксплуатации (хранения, годности), если оно по своему качественному (техническому) состоянию не может быть отремонтировано и использовано по прямому назначению, оформляется:

• основных средств – актом о списании групп объектов основных средств (ф. по ОКУД 0306033);

• материальных запасов – актом о списании материальных запасов (ф. по ОКУД 0504230).

Акты на списание установок медицинских подвижных составляются раздельно на инвентарные объекты основных средств: установку (агрегат, оборудование) и базовое шасси. Автомобильная техника (базовые шасси) списывается только после списания установленного на них оборудования.

СЛАЙД 41. Акты на списание МИ составляются комиссией, назначаемой руководителем организации.

Председатель и члены комиссии, подписавшие акт на списание материальных средств, а также должностные лица, утвердившие этот акт, несут ответственность за правильное заключение о техническом состоянии списываемых материальных средств и за правильность определения предназначения (использования) их после списания.

Недостача МИ в пределах норм естественной убыли, выявленная при приеме, списывается с учета на основании акта о приемке материалов (ф. по ОКУД 0315004), а выявленная при инвентаризации (ревизии) – на основании акта о результатах инвентаризации (ф. по ОКУД 0504835) и ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. по ОКУД 0504092). К акту в этом случае прилагаются расчеты естественной убыли.

Недостачи МИ, превышающие нормы естественной убыли записываются в книгу учета недостач и книгу учета утрат на основании акта приема или акта о результатах инвентаризации и приказа руководителя организации. Для выявления причин недостачи назначается административное расследование, в котором определяется вина (или ее отсутствие) материально ответственных лиц.

СЛАЙД 42. МИ, утраченное в результате недостач (кроме недостач, образовавшихся в пределах норм естественной убыли), хищений, незаконного расходования (списания), гибели, уничтожения, порчи и стихийных бедствий, а также поврежденное и преждевременно выведенное из строя, списывается на основании приказа руководителя организации и записывается в книгу учета недостач и в книгу учета утрат материальных средств.

Сумма ущерба, которая не может быть возмещена за счет виновных лиц, списывается с учета за счет федерального бюджета по акту о списании ущерба, причиненного недостачей материальных ценностей, нематериальных активов и иного имущества.

СЛАЙД 43. Заключение

Существующая система учета материальных средств в целом и МИ, в частности, решает комплекс задач по управлению материальными ресурсами, позволяет контролировать эффективность их использования, создает условия, препятствующие нарушению законности при приеме, распределении, отпуске и списании материальных средств.