Особенности разработки документа большого объема

В своей практической работе сотрудникам офисов приходится значительное время заниматься подготовкой различного рода текстовых документов. Эти документы могут быть небольшими в 1-3 страницы стандартного содержания, а также текстовые документы большого объема от 10 до 200 и более страниц, например. Сотруднику, изучившему с текстовый процессором Word в курсе Информатика не трудно разработать небольшой документ, используя для форматирования документа кнопки на панели инструментов. Однако при разработке большого документа, когда необходимо соблюсти единообразие форматирование всех его частей, такой способ форматирования не всегда рационален, так как приходится многократно отдельно форматировать каждый заголовок, абзац, список. Меню текстового редактора Word предоставляют пользователю более рациональные способы форматирования больших документов, учитывая их структуру.

Задание 1. Запустите программу Word и подготовьте ее к работе с документом.

Рассмотрим последовательность операций при подготовке к разработке документа и его форматировании.

1. Запустите программу Word, щелкнув мышкой по ярлыку программы на рабочем столе. Если ярлыка на рабочем столе нет, щелкните мышкой по кнопке Пуск и в открывшемся окне найдите программу Word и щелкните по ней мышкой.

2. Для создания нового документа, выберите в меню файл команду Создать (можно щелкнуть мышкой по кнопке Создать на панели инструментов) в открывшемся слева окне выбрать тип создаваемого документа Новый.

3. Необходимо задать параметры страницы. Для этого. В меню файл выберите опцию Параметры страницы и в открывшемся окне установите размер страницы и размеры полей. В соответствии с правилами оформления документов в вашей организации.

4. При продолжительной работе над большим документом в случае зависания компьютера либо отключения электропитания документ будет потерян, и так как он не имеет названия, его будет трудно найти. Поэтому сразу дайте название файлу, содержащему документ, и сохраните его. Для этого в меню Файл выберите команду Сохранить, как… и в открывшемся окне укажите имя файла и папку, в которой он будет сохранен. Откройте меню Сервис и выберите опцию Параметры.

5. В открывшемся окне выберите закладку Сохранение и установите переключатели Разрешить быстрое сохранение, Разрешить фоновое сохранение, Разрешить автосохранение каждые 5 минут. Если документ очень важный можно установить переключатель Всегда создавать резервную копию.

6. При необходимости можно установить параметры безопасности в окне Параметры, закладка Безопасность, ограничивающие доступ к файлу других лиц.

Задание 2. Выполните форматирование документа, используя инструменты панели управления

Основной смысл форматирования – представить документ так, чтобы во-первых сохранить логическую структуру документа, во-вторых чтобы читатель мог быстро читать текст и легко обнаруживать нужную информацию.

Создайте свою папку на диске. Запишите в папку файл под названием Практическое занятие 1-1.doc. Осуществите форматирование документа, используя инструменты, расположенные на панели управления. Отформатированный документ должен отвечать следующим требованиям:

Шрифт – Arial

Высота букв – 13 пунктов

Название глав и параграфов - жирным шрифтом

Главы и параграфы имеют многоуровневую нумерацию

Название главы располагается посредине страницы

Отступ номера заголовка параграфа от границы страницы – 1,25 см.

Отступ названия заголовка от номера - 1 см.

Отступ первой строки абзаца равен 1, 25 см.

Абзац выровнен по правому краю.

Ширина зоны переноса слов – 0,25 см.

Отформатировав документ, откройте в меню Вид, опцию Схема документа. В открывшемся слева окне вы должны увидеть иерархию заголовков текста. Выделив любой заголовок и щелкнув по нему мышкой, в окне справа вы должны увидеть текст выделенного раздела. Если этого не произошло, значит форматирование текста проведено некорректно.