3.Методические указания по выполнению самостоятельной работы

Цель задания. Приобретение навыков работы в команде над проектом по разработке комплекта управленческой документации, включающей: формулировку предпринимательской идеи, разработку целей предприятия, формирование системы управления предприятия, организационной структуры управления, разработку матрицы согласования функций подразделений и разработки предложений по мотивации персонала подразделений.

Методические рекомендации

• Задание выполняется в несколько этапов. Этапы выполнения задания представляют собой блоки, формирующие организационные аспекты создания предприятия и разработки параметров менеджмента, такие, как разработка миссия и целей предприятия и подразделений; организационная структура управления; распределение функций и определение должностных полномочий и ролей; определение принципиальных характеристик системы мотивации персонала.

• Результат каждого этапа (конкретное задание) команда выносит на обсуждение в группу, осуществляя презентацию разработанных организационных аспектов, предприятия, целей, ролей, положений и т.д.

• В группе проводится обсуждение представленного командой проекта, отмечаются достоинства и недостатки, по результату обсуждения команда вносит изменения в свой проект.

Этапы работы

1 этап. Формирование команды студентов для выполнения работы в течение семестра по комплексному проектному заданию

В зависимости от количества студентов группа распределяется по подгруппам по 7-10 человек в каждой, образуя команду. Команда представляет собой команду менеджеров и получает задание на разработку системы менеджмента предприятия. В ходе выполнения задания команда должна создать предприятие, занимающееся производством продукции производственного назначения или бытовых товаров, в этих целях поэтапно студенты разрабатываю все параметры менеджмента предприятия.

Задание 1. Создание команды и выбор деятельности для создаваемого предприятия.

Методические рекомендации:

1. Сформировать команду менеджеров, придумать название команды и девиз, отвечающий корпоративному духу команды и предприятия. Цель создания управленческой команды менеджеров - реализация проекта по формированию системы менеджмента вновь создаваемого предприятия ( или филиала действующего, или для решения кризисной ситуации на действующем предприятия). Распределить роли и обязанности в команде, назначить директора и определить должность каждого участника команды. Роли, выполняемые каждым участником проекта в соответствии должностям (функциям), могут быть следующими:

• генеральный директор;

• заместитель директора;

• главный бухгалтер;

• менеджер по персоналу (руководитель отдела);

• руководитель службы маркетинга (начальник отдела маркетинга, начальник рекламного отдел, начальник бюро цен, руководитель отдела по работе с клиентами);

• руководитель экономической службы предприятия (начальник планового отдела, начальник финансового отдела, начальник отдела труда и заработной платы);

• руководитель производственно-технического отдела;

• руководитель конструкторского отдела;

• начальник отдела снабжения и сбыта;

• начальник отдела контроля качества и сертификации;

• начальник юридической службы и т.д.

Следует иметь ввиду, что набор должностей определяется масштабами деятельности создаваемого предприятия.

2. Выбрать вид деятельности для предприятия, сформулировать предпринимательскую идею или определить ради «чего» создается предприятие, обосновать выбор. Выбор может быть сделан на основе использования ресурсов Интернет. Создаваемое предприятие может быть новым и реализовывать предпринимательскую идею или создаваться, как филиал крупного предприятия в нашем регионе. В качестве возможного варианта может быть идея реализации нового проекта в рамках уже действующего предприятия, например, разработка и вывод на рынок нового продукта или выход на новый рынок. По согласованию с преподавателем команда может выбрать в качестве проекта – решение кризисной ситуации на действующем предприятии.

3. Команда должна обосновать выбор деятельности для предприятия в соответствии с рыночной перспективой, определить рамки проекта, в котором будет действовать команда менеджеров.

4. В конце занятия студенты должны сформулировать название, девиз команды, выбрать направление деятельности предприятия, примерное направление проекта. Провести первую презентацию команды, продемонстрировав способность выполнить проект и представить каждого члена команды в соответствии с его ролью в команде.

5. Итогом этого задания является подготовка информационно-аналитической справки по предприятию. Эта работа выполняется в рамках самостоятельной и домашней работы.

Для подготовки информационно-аналитической справки по предприятию следует руководствоваться следующей структурой:

• общие сведения (организационно-правовая форма предприятия, название; адрес, реквизиты, контакты)

• назначение и сфера деятельности, отраслевая принадлежность;

• вид выпускаемой продукции;

• размер (численность сотрудников, масштаб производства и т.п.);

• характеристики внешней среды предприятия (покупатели, поставщики, конкуренты, экономическая среда и т.д.);

• историческая справка (для создания филиала), в случае создания нового предприятия необходимо разработать легенду о компетенциях команды.

Задание 2. Разработать систему целей для создаваемого предприятия.

На основе исходной информации первого этапа необходимо определить миссию и общеорганизационные цели и функциональные (специфические) цели подразделений в соответствии с рис. 6. Цели управления - ставятся собственником с учетом целей бизнеса, для достижения которых собственно и создается предприятие.

В зависимости от специфики отрасли, содержания миссии, выделяют основных сферы, применительно к которым предприятие устанавливает цели: доходы; работа с клиентами; положение на рынке; производство – продукт, производительность, технология; социальная ответственность.

При разработке специфических (функциональных) целей подразделений необходимо помнить, что цели отвечать следующим требованиям:

• должны иметь четкие определенные ожидаемые результаты;

• иметь точные сроки достижения;

• быть достижимыми и понятны персоналу;

• должны быть разделяемы сотрудниками организации;

• контролируемыми (поддаваться оценке);

• иметь ответственных за их достижение.

Рис. 6 - Система целей организации

Команда, работающая над проектом, должна разработать систему целей своего предприятия, представить дерево целей. Участники команды должны совместно разрабатывать общие цели, специфические цели разрабатывают ответственные должностные лица (участники команды), каждый для своего подразделения (согласно организационному распределению ролей). Директор осуществляет координацию и согласование работы.

Примечание. Выполнение этого задания осуществляется после выполнения практического занятия, посвященного методике разработки целей организации. Методика этого практического занятия представлена в разделе 2.3.

Выполнение этого этапа заканчивается презентацией на производственном совещании. Результаты совещания оформляются протоколом, в котором отражаются замечания и итоги обсуждения.

Этап 2. Разработка организационной структуры управления предприятия и матрицы распределения работ и ответственности

Задание 1. Разработать организационную структуру управления предприятием и нормативную документацию.

Формирование управленческой структуры.

Этот шаг выполнения задания предполагает разработку управленческой структуры организации в целом. Организационная структура – это совокупность субъектов управления, должностных лиц, наделенных полномочиями и несущих ответственность за деятельность предприятия и его подразделений.

Формирование структуры управления и связей в подразделениях.

Каждому руководителю, назначенному на этапе 1, необходимо составить схему организационной структуры своего подразделения, определить вертикальные и горизонтальные коммуникации. Директор, в свою очередь, во-первых, координирует этот процесс, во-вторых, совместно с подчиненными, если это необходимо, корректирует управленческую схему организации в целом.

Также каждому руководителю необходимо продумать численный состав своих подразделений по профессиям, специальностям, квалификациям с учетом предполагаемого объема выполняемой работы и функциональных задач. Необходимо согласовать и утвердить структуру и состав подразделений у директора.

Примечание. Выполнение задания этапа 2 предполагает возможность корректировки положений, разработанных на этапе 1.

Разработка нормативной управленческой документации.

На данной стадии работы участники каждой группы в соответствии со своими организационными ролями должны разработать положения о возглавляемых подразделениях или должностную инструкцию для руководителя отдела.

Общие положения

Должностная инструкция - документ, регламентирующий полномочия и обязанности работника в соответствии с занимаемой им должностью. Наличие должностных инструкций должно исключить вольное определение сотрудниками своих обязанностей и полномочий, избавить руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать на обязанности подчиненного, а также сократить время, используемое на индивидуальное введение в курс дела каждого нового сотрудника.

Должностная инструкция представляет собой локальный организационный документ, в котором определены задачи, функции, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно должности. Должностные инструкции для работников аппарата управления ПО и предприя­тий утверждаются начальником структурного подразделения. Должностные инструкции периодически пересматриваются, при проведении организационных изменений.

Целями разработки должностной инструкции являются:

• создание организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;

• текущая регламентация труда работника;

• обеспечение объективности при аттестации работника, при его поощрении и наложении на него дисциплинарного взыскания.

При разработке должностной инструкции специалисты рекомендуют провести анкетирование работников предприятия и использовать квалификационные справочники и другие внешние нормативные документы.

Должностные инструкции разрабатываются в соответствии с положением о структурном подразделении. Должностные инструкции должны предусматривать:

• обеспечение рационального распределения работ между должностными лицами при подготовке, оформлении, принятии и оценке исполнения управленческих реше­ний;

• регламентацию всех видов деятельности работника;

• оценку качества труда работника.

При разработке должностных инструкций используют матрицу распределения ответственности для распределения функциональных обязанностей между работниками и подразделениями. Если в этой матрице по вертикали задать функции, а по горизонтали – исполнителей, то на пересечении строк и столбцов можно указать характер управленческого воздействия при выполнении этих функций (исполнение, контроль, согласование и т.д.).

В зависимости от степени детализации строк и столбцов (функций и исполнителей) мы можем проследить распределение работ между структурными подразделениями, руководящими должностями или рядовыми работниками.

Методические рекомендации по разработке должностных инструкций

1. Общие требования

Должностная инструкция должна быть написана простым и понятным языком. Важно помнить, что чем длиннее должностная инструкция, тем вероятней появление в ней неясных, двусмысленных или противоречивых положений. «Размытые» и «раздутые» должностные инструкции могут негативно отразиться на работе. Все пункты должностной инструкции должны быть максимально конкретными:

• цель должности должна быть по возможности сформулирована одним предложением и фактически отражать ожидаемый результат работы;

• стандарта на количество функций и количество должностных обязанностей не существует, однако практический опыт показывает, что оптимальным являются границы из 6-7 функций и 6-7 должностных обязанностей;

• должностные обязанности должны соответствовать функциям.

2. Структура разделов должностной инструкции

Должностные инструкции состоят из следующих разделов:

• общие положения;

• цели деятельности работника;

• функции (обязанности);

• права;

• ответственность.

3. Содержание разделов должностной инструкции.

В разделе «Общие положения» указываются:

• подразделение аппарата управления, которым руководит или в котором работает данное должностное лицо;

• подчиненность данного работника;

• порядок его назначения на должность и освобождения от занимаемой должности;

• квалификационные требования;

• что должен знать и уметь (перечень руководящих и методических материалов);

• периодичность и порядок аттестации;

• кто замещает данное должностное лицо в случае его отсутствия;

• перечень правовых, нормативных и других документов, которыми должен руко­водствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Цели деятельности» четко формулируются основные технико-эконо­мические показатели деятельности предприятия, достижение которых должен обес­печить данный работник своим трудовым вкладом.

В разделе «Функции» дается перечень всех видов функций и работ, возлагаемых на данное должностное лицо при формировании соответствующих закрепленным функциям управленческих решений. Следует раскрыть содержание работ, периодичность их выполнения, наименова­ние итоговых документов.

В разделе «Права» приводится полный перечень прав данного должностного лица, необходимых ему для успешного выполнения своих обязанностей.

В этом разделе предусматривается право:

• принимать решения;

• управлять деятельностью подчиненных;

• требовать определенных действий от других должностных лиц;

• давать оценку полноты, качества и своевременности выполненных подчиненными лицами и организациями работ, а также предложения по стимулированию за опреде­ленные достижения в работе.

В разделе «Ответственность» перечисляются работы, за выполнение которых дан­ное должностное лицо несет дисциплинарную, материальную и юридическую ответ­ственность.

Должностные инструкции должны основываться на положениях о структурных подразделениях с тем, чтобы весь комплекс функций был полностью и четко распре­делен между работниками данного подразделения.

При этом в должностных инструкциях руководителям необходимо четко указать, какие решения по функциям управления: планированию, организации, координации, регулированию, мотивации, контролю и анализу — он принимает и оценивает исполнение.

Для специалистов определяется круг обязанностей по подготовке решений по соответствующим перечисленным функциям, т.е. это работы, связанные с расчетами, обоснованиями и т.д.

Для технических исполнителей определяется круг обязанностей по оформлению решений и сбору исходной информации, рассылке и другой работе, связанной с дове­дением управленческих решении до исполнителей.

4. Использование тарифно-квалификационных справочников

Тарифно-квалификационные справочники содержат перечень основных должностных обязанностей работников, требования к их знаниям и квалификации. Однако в этих документах не учтена специфика деятельности конкретных организаций. Кроме того, в них приведены далеко не все существующие профессии и должности. Поэтому их можно рассматривать как дополнительное, но не основное средство при разработке должностных инструкций. Если деятельность предприятия достаточно специфична, то при разработке должностной инструкции необходимо проявить творческий подход и перечислить в ней именно те требования, которые необходимы работникам данного предприятия.

Задание 2. Разработать матрицу распределения работ и ответственности.

Необходимым компонентом достижения целей организации является распределение ответственности за достижение этих целей и распределение работ в рамках плана (программы) организации. Распределение работ осуществляется с помощью построения матрицы распределения работ и ответственности с учетом существующей организационной структуры управления. Матрица позволяет установить:

- полноту мероприятий, направленных на достижение целей;

- определить список исполнителей и их достаточность;

- обеспечить закрепление ответственных лиц;

- обеспечить контроль за исполнением.

Основные теоретические положения

Важнейшим условием достижения целей в организации является распределение задач и ответственности за достижение целей организации. На схеме представлены взаимосвязь целей, функций и организационной структуры управления.

Рис. 7. Схема взаимосвязи целей, функций и организационной структуры управления

Предприятие находится в условиях динамично меняющейся рыночной среды, в процессе своей жизнедеятельности может осуществлять различные проекты, проводить организационные изменения. В этих условиях целесообразно уточнять цели, конкретные функции и задачи, выполняемые подразделениями предприятия. В рамках осуществления проектов или реализации программ необходимо четко определять перечень работ, закрепленных за подразделением (отделом, специалистом), права, ответственность, сроки исполнения. Для обеспечения взаимодействия персонала по достижению целей организации составляется матрица разделения задач в аппарате управления предприятием. Значимость эффективности распределения работ возрастает при выполнении новых проектов или решении возникшей проблемы на предприятии, которую решают на основе разработки программы работ. Матрицу можно рассматривать как средство согласования входов и выходов системы. Ее составляют следующие элементы:

• в наименованиях столбцов располагаются входы — функциональные подразделения, службы, должности участников проекта;

• в графах наименований строк перечисляются задачи, т.е. виды деятельности, составляющие процесс управления целью (проектом, программой);

• в поле матрицы условными знаками обозначаются функции, или вид ответственности.

Таким образом, матрица разделения административных задач управления обеспечивает, в первую очередь, наглядность планирования работ конкретно для определенных должностных лиц либо подразделений организации, для разработки матрицы составляется следующая табл.19.

Таблица 19

Матрица закрепления работ в системе управления предприятием

Перечень задач, решаемых для достижения конкретной цели	Ди­рек­тор	Тех­ниче­ский дирек­тор	Фи­нан­совый ди­ректор	Гл. бух­гал­тер	ПЭО	Служба марке­тинга	……
Общая цель: «Разработка и вывод на рынок нового изделия» Перечень работ в рамках проекта: Исследование рынка Разработка бизнес- плана и т.д.

Управленческую деятельность можно охарактеризовать следующими аспектами:

1. Наличие прав и ответственности за решение той или иной задачи управления, правом принятия решения.

2. Содержание деятельности исполнителя по реализации задачи определяется совокупностью общих функций управления (целеполагание и планирование; организация и координация; мотивация; контроль).

3. Управленческая деятельность включает аспекты исполнительской деятельности, т.е. техническое исполнение, которое предполагает подготовку конкретных документов, выполнение и обоснование расчетов, разработка предложений, кроме того, к этой части деятельности можно отнести сбор информации, ее классификация, обработка; согласование и экспертиза документов и решений.

В соответствии с вышесказанным любая управленческая деятельность может быть представлена, как комплекс работ, выполняемых в рамках поставленной задачи, а матрица распределения работ позволяет осуществить делегирование прав и закрепление обязанностей.

Перечень условных обозначений для заполнения матрицы:

1. Виды работ, характеризующие право принятие решений:

Я – единоличное решения и ответственность;

 - ответственность за решение задач при коллегиальном принятии решения, с правом подписи;

У – участие в коллегиальном принятии решения (без права подписи)

2. Виды работ, представленные с точки зрения функций управления:

П – планирование;

О – организация и координация;

М – мотивация;

К – контроль.

3. Виды работ, характеризующие управленческие процедуры и исполнительство:

Т – непосредственное выполнение работы, составление основного документа, расчета;

С – согласование и визирование документов;

Н – подготовка предложений, внесение предложенией;

И – сбор информации, подготовка информации, передача информации.

При составлении матрицы, неучастие в какой-либо работе можно обозначить прочерком (-).

3 этап. Разработка критериев мотивации персонала

Задание 1. Разработать предложение для системы мотивации персонала. Подготовить служебную записку.

Команда должна предложить критерии мотивации персонала и структуру показателей для стимулирования, которые способствовали бы эффективности организации. В этих целях необходимо рассмотреть как материальные, так социально-психологические факторы мотивации. Определить приоритеты в методах управления персоналом и сформировать критерии оценки и показатели для системы мотивации (а также показатели стимулирования и контроля). Данный этап выполняется в рамках самостоятельной индивидуальной работы каждого студента, в соответствии с организационной ролью. Для выполнения задания необходимо изучить публикации о методах мотивации персонала конкретного подразделения и составить предложения (служебную записку для директора о целесообразности использования опыта ведущего предприятия). Текст не должен превышать двух страниц текста, содержать обоснования, анализ достоинств и недостатки, должны быть ссылки на публикации.

Результаты обосновать и представить на обсуждение как в команде, так в группе для обсуждения и принятия решения.

Оформление результатов работы

2. Результаты каждого этапа должны быть оформлены в общем отчете, в котором должны быть отражены обоснования принимаемых решений и результаты изменений, т. е. весь процесс работы над заданием.

3. В отчете должен быть отражен вклад каждого члена команды, с выделением отдельного блока выполняемой работы.

4. Отчет должен быть представлен преподавателю для итоговой оценки.

Задание 2. Разработать проект корпоративного кодекса поведения для сотрудников Вашего предприятия.

Следует учесть, что корпоративный кодекс представляет собой свод правил и норм поведения, которые являются центральным элементом корпоративной этики предприятия и создают здоровую этическую основу трудовых отношений.