11.1. Предварительный просмотр

Для выполнения предварительного просмотра:

1. Выбрать команду Файл►Предварительный просмотр или нажать кнопку Просмотр панели инструментов;

2.Нажать кнопку Закрыть панели инструментов для выхода из режима просмотра.

11.2. Запуск процесса печати

Для запуска процесса печати:

1. Выбрать команду Файл►Печать или нажать командную кнопку Печать панели инструментов;

2. Можно Если необходимо диапазон печатаемых страниц и желаемое число копий в текстовом поле «Число копий»;

3.Запустить печать кнопкой ОК.

12. Использование справочной системы

Microsoft Access включает в себя систему справок, доступ к которой может быть осуществлен несколькими способами (табл. 4).

Таблица 4

Способы получения справок Microsoft Access

Для получения справки	Нужно
по данной теме или функции	в меню Справка выбрать команду Вызов справки
во время работы в окне или в диалоге	нажать клавишу <F1> или нажать кнопку Справка в диалоговом окне
о конкретной команде, инструменте или другом элементе экрана	щелкнуть на кнопке с вопросительным знаком Справка панели инструментов, а затем на команде, инструменте или другом элементе экрана

Пример Разработка базы данных учета и отпуска товаров в Microsoft access

С помощью инструментальных средств СУБД описывается логическая структура БД: создаются таблицы БД, присваиваются имена таблицам и полям, выбираются типы и форматы полей БД, описываются ключевые поля и связи между таблицами.

Для создания новой базы данных необходимо:

1. Разработать формат и содержание таблиц, их связи между собой;

2. В окне СУБД ACCESS создать новую базу данных;

3. Создать таблицы новой базы в режиме Конструктора;

4. Описать в окне конструктора поля таблиц, присвоить им имена и выбрать типы данных;

5. Описать связи между таблицами с учетом выбранных первичных и вторичных ключей;

6. Создать экранные формы;

7. Для обращения к информации базы разрабатываются формы запросов.

1.1. Разработка логической структуры базы данных

Для создания базы данных учета товаров можно использовать в качестве образца накладную на отпуск товара. Она включает следующие поля:

Номер накладной

Дата накладной

Наименование покупателя

Адрес покупателя

Банковские реквизиты покупателя

Наименование товара

Единица измерения

Цена отпускная

Количество отгружено

Для создания базы учитываемые поля удобно разбить с учетом их отношения к процессу хранения, отпуска товаров и связи с покупателями на 4 таблицы. В каждой таблице необходимо выбрать ключи, позволяющие связать их между собой.

Таблица 5

Таблицы разрабатываемой базы данных

№ п/п			Наименование реквизита	Тип поля		Ключ
Шапка накладной
1		Номер накладной			Текстовый		Первичный
2		Дата накладной			Дата/Время
3		Код покупателя			Числовой		Вторичный
Покупатели
1	Код покупателя			Счетчик		Первичный
2	Наименование покупателя			Текстовый
3	Адрес покупателя			Текстовый
4	Банковские реквизиты покупателя			Текстовый
Товары
1			Код товара	Счетчик		Первичный
2			Наименование товара	Текстовый
3			Единицы измерения	Текстовый
4			Цена отпускная	Денежный
Отгрузка
1			Номер накладной	Текстовый		Вторичный
2			Код товара	Числовой		Вторичный
3			Количество отгружено	Числовой

Связи между таблицами можно описать графически:

Рис. 5. Логическая структура базы данных