- •Воронеж – 2008
- •Методическое пособие
- •Воронеж – 2008
- •1.1. Общие сведения
- •1.2. Запуск программы
- •1.3. Главное окно Microsoft Access
- •Р ис. 1. Главное окно базы данных
- •1.4.Окно базы данных
- •1.5. Завершение работы ms Access
- •2. Разработка баз данных
- •2.1. Этапы проектирования базы данных
- •2.2. Создание новой (пустой) базы данных
- •2.3. Создание таблицы
- •2 Создание таблицы при помощи мастера таблиц
- •3. Создание таблиц путем ввода данных в таблицу
- •4. Автоматическое создание таблиц по имеющимся данным
- •2.4. Определение структуры таблицы
- •Р ис. 3. Таблица в режиме Конструктора
- •2.5. Присвоение имен полям и выбор типа данных
- •2.6. Установка первичного ключа
- •2.7. Установка характеристик поля
- •Назначение свойств полей таблицы
- •2.8. Добавление, удаление и перемещение полей
- •2.9. Сохранение структуры таблицы
- •3. Работа с таблицами
- •3.1. Ввод записей
- •3.2. Переход на нужное поле или запись
- •3.3. Быстрый путь ввода данных
- •3.4. Сохранение данных
- •3.5. Добавление и удаление записей
- •3.6. Вставка в запись рисунка или объекта
- •3.7. Установление связей между таблицами
- •4. Работа с данными таблицы
- •4.1. Просмотр данных таблицы в виде формы
- •4.2. Добавление записей в таблицу с помощью формы
- •4.3. Поиск и замена данных в таблице
- •4.4. Сортировка данных
- •4.5. Фильтрация данных
- •Р ис. 4. Использование расширенного фильтра
- •4.5.1. Использование условий отбора в запросах или расширенных фильтрах для получения определенных записей
- •4.5.2. Ввод условия отбора в запрос или расширенный фильтр для получения соответствующих записей
- •4.6. Удаление с экрана лишних данных
- •4.7. Фиксация столбцов
- •4.8. Создание простого отчета
- •5. Создание запросов
- •5.1. Создание и открытие запроса
- •Бланк запроса
- •5.2. Запрос на выборку
- •5.3. Сортировка записей с помощью бланка запроса или расширенного фильтра
- •5.4. Запрос с параметром (параметрический запрос)
- •5.5. Вычисляемые поля в запросах
- •5.6. Итоговые запросы
- •Статистические функции для итоговых вычислений
- •5.7. Перекрестный запрос
- •5.8. Запрос на создание таблицы
- •5.9. Запрос на обновление
- •5. 10. Запрос на добавление записей
- •5.11. Запрос на удаление записей
- •5.12. Редактирование запросов
- •5.12.1. Добавление в запрос таблицы или запроса
- •5.12.2. Удаление таблицы или запроса из запроса
- •5.12.3. Объединение нескольких таблиц и запросов в запросе
- •Добавление полей в бланк запроса или расширенного фильтра
- •Удаление поля из бланка запроса или расширенного фильтра
- •Перемещение поля в бланке запроса или расширенного фильтра
- •5.12.7. Вставка поля в бланке запроса или расширенного фильтра
- •5.12.8. Изменение имени поля в запросе
- •6. Создание форм и отчетов
- •6.1. Создание формы
- •6.1.1. Создание пустой формы и выбор источника записей
- •6.1.2. Создание формы с помощью автоформы
- •6.1.3. Создание формы с помощью мастера
- •6.1.4. Создание формы самостоятельно без помощи Мастера форм
- •6.2. Создание разделов формы
- •6.2.1.Добавление и удаление заголовка, примечания и колонтитулов формы
- •6.2.2. Изменение размеров заголовка, примечаний и других разделов в форме или отчете
- •Изменение ширины или высоты.
- •6.3. Подчиненные формы
- •6.3.1. Создание подчиненной формы и добавление ее в существующую форму
- •6.3.2. Одновременное создание формы и подчиненной формы
- •6.4. Создание отчета
- •6.4.1. Создание отчета с помощью Мастера отчетов
- •6.4.2. Создание отчета самостоятельно без помощи Мастер отчетов
- •6.5. Добавление вычисляемых выражений в формы и отчеты
- •6.6. Создание почтовых наклеек
- •7. Элементы управления
- •7.1 Создание элементов формы или отчета
- •Р ис. 4. Панель элементов
- •7.2. Создание надписи
- •7.3. Создание кнопки с помощью мастера
- •7.4. Создание кнопки без помощи мастера
- •7.5. Выделение текста в текстовом поле или другом элементе управления
- •7.6. Перемещение текстового поля или другого элемента управления вместе с подписью
- •7.7. Изменение размера текстового поля или другого элемента управления
- •7.8. Взаимное выравнивание текстовых полей и других элементов управления в форме или отчете
- •8. Макросы
- •8.1 Создание макросов
- •8.2. Выполнение макросов
- •Создание макроса
- •Запуск макроса
- •9. Обмен данными
- •9.1. Экспорт данных
- •9.2. Импорт данных
- •10. Связь с таблицами
- •11.1. Предварительный просмотр
- •Пример Разработка базы данных учета и отпуска товаров в Microsoft access
- •1.1. Разработка логической структуры базы данных
- •1.2. Создание таблиц новой базы данных
- •1.3. Установление связей между таблицами
- •2. Ведение базы данных
- •2.1 Создание экранных форм
- •2.2 Использование экранных форм
- •Технология выборки данных из бд и создания отчетов
- •3.1. Создание запросов
- •3.2 Создание отчетов
- •Вопросы для самоконтроля
- •Упражнения
- •Этап 1. Проектирование согласованных таблиц
4.6. Удаление с экрана лишних данных
Для удаления с экрана лишних данных (полей):
Одного столбца – необходимо установить в него курсор и применить команду Формат►Скрыть столбцы;
Нескольких столбцов, а также восстановления их отображения – применяют команду Формат►Отобразить столбцы. После чего необходимо убрать флажки в названиях полей тех столбцов, которые следует убрать.
Скрытие столбцов в режиме таблицы не делает скрытым поле в режиме формы.
Так как команды из меню Правка: Копировать, Вставить, Найти и Заменить на скрытые столбцы не действуют, то для копирования нескольких столбцов из таблицы, в том числе не расположенными по соседству, достаточно скрыть ненужные столбцы, а потом копировать оставшиеся, а также выполнять операцию вставки этих столбцов.
Значения, находящиеся в скрытых столбцах, могут быть использованы в условиях отбора фильтра. При этом столбец остается скрытым после применения фильтра.
Для сохранения изменений отображения столбцов следует выбрать команду Файл►Сохранить.
4.7. Фиксация столбцов
Для того, чтобы зафиксировать столбцы, которые не будут уходить за край экрана при прокрутке таблицы:
1. Необходимо выделить столбцы, которые требуется зафиксировать, щелкнув курсором по его названию;
2. Применить команду Формат >Закрепить столбцы. (Если выделенных столбцов нет, при выполнении этой команды, фиксируется столбец, содержащий курсор). Если потребуется добавить к числу уже зафиксированных новые столбцы, используют ту же процедуру. Новые зафиксированные столбцы добавляются справа к зафиксированным ранее (перемещаются по таблице так, чтобы фиксируемые столбцы находились в левой части таблицы). Зафиксированные и незафиксированные столбцы разделяются жирной линией.
Для отмены фиксации столбцов следует выбрать команду Формат►Освободить все столбцы.
4.8. Создание простого отчета
Для автоматического создания простого отчета используют мастер отчетов:
1. В окне База данных выбирают вкладку Таблица;
2. Выбирают нужную таблицу;
3. Применяют команду Вставка►Автоотчет или нажимают кнопку Новый объект: Автоотчет панели инструментов для создания отчета, содержащего все поля и записи таблицы.
5. Создание запросов
5.1. Создание и открытие запроса
Использование запросов позволяет осуществлять различные формы доступа к одной и той же информации. Запрос – это объект БД, допускающий многократное использование. Результат запроса – представленный в табличном виде набор данных, который задается в режиме Конструктора. Запросы могут быть созданы как с помощью мастера, так и самостоятельно.
Для создания нового запроса:
1. В окне База данных выбирается вкладка Запрос и выбирается операция (нажимается кнопка) Создать.
2. Задается режим Конструктор.
3. В диалоговом окне Добавление таблицы указывают имена таблиц, по полям которых будет производиться запрос, нажимая кнопку Добавить после каждого указанного имени таблицы.
4. Нажать кнопку Закрыть.
Примечание: Добавить таблицу можно и в режиме Конструктора запроса, с помощью команды Запрос►Добавить таблицу.
Для создания запроса на основе открытой таблицы:
1. Выбрать имя таблицы в меню Окно для вывода на экран соответствующего окна;
2. Выбрать команду Вставка►Запрос;
3. В диалоговом окне Новый запрос выбрать режим Конструктора;
В режиме Конструктора, в специальном бланке запроса указываются условия отбора выводимых на экран полей и записей одной или нескольких таблиц и порядок их отображения.
Например, в бланке запроса (табл. 2) содержится 6 строк.
Таблица 2