5.2. Создание отчета с помощью мастера отчетов

Для создания отчета с помощью мастера отчетов необходимо осуществить следующие действия.

1. Вкладка Отчеты, кнопка Создать, Мастер отчетов, ОК (или двойной щелчок по фразе Создание отчета с помощью мастера).

2. В диалоговом окне Создание отчетов в поле Таблицы и запросы выбирают имя таблицы из списка, после выбора таблицы или запроса имена полей появляются в окне Доступные поля, в окне Доступные поля выделяют щелчком имя поля и щелкают по кнопке >, выделенное поле попадает в окно Выбранные поля. Затем эти действия повторяют для других полей. Например:

• в поле Таблицы и запросы выбирают таблицу Устройства, затем в окне Доступные поля щелкают по полю Модель и по кнопке >; поле Модель попадает в окно Выбранные поля, затем щелкают по полю Розничная цена и по кнопке >;

• выбирают в поле Таблицы и запросы таблицу Продажа, затем в окне Доступные поля щелкают по полю Количество и по кнопке >, поле Количество попадает в окно Выбранные поля и т.д.

После того, как все поля выбраны, щелкают по кнопке Далее.

3. В следующем окне выбирают вид представления данных, щелкнув по имени главной таблицы (например, Продажа), щелкают по кнопке Далее.

4. В следующем окне надо добавить уровни группировки (задание группировки записей по определенному полю). Для этого выделяют имя поля группировки и щелкают по кнопке > (например, щелкают по полю Вид и по кнопке >). Затем щелкают по кнопке Далее.

5. В следующем окне можно задать уровни сортировки внутри группы записей (например, Дата продажи, необязательные действия).

Щелкнув по кнопке Итоги… попадают в дополнительное окно, где для числовых полей можно задать вычисления с помощью групповых функций (Sum – сумма, Avg – среднее и т.д.). Для этого выставляют щелчком соответствующие флажки и щелкают по кнопке ОК. При этом возвращаются в предыдущее окно и щелкают по кнопке Далее.

6. В следующем окне выбирают вид макета для отчета. Рекомендуется выбрать: макет по левому краю 1, ориентация Альбомная. Затем щелкают по кнопке Далее.

7. В следующем окне выбирают стиль. Рекомендуется сжатый. Затем щелкают по кнопке Далее.

8. В последнем окне задают имя отчета или соглашаются с предложенным именем и щелкают по кнопке Готово.

5.3. Создание отчета в режиме Конструктор

Для создания отчета в режиме Конструктор необходимо осуществить следующие действия.

1. Создание запроса для отчета.

Запрос создают, если в отчет включены данные из разных таблиц или, если отчет создают на основе запроса:

• Вкладка Запросы, Создать, Конструктор, ОК;

• Выбрать таблицы;

• Выбрать поля;

• Если необходимо, задать условие поиска;

• Кнопка Сохранить, ввести имя запроса (например: Запрос для отчета 1);

• Выйти из Конструктора.

2. Выбор режима создания отчета.

Вкладка Отчеты, Создать, Конструктор, указать источник данных (например, Запрос для отчета 1 или выбрать из списка имя таблицы), ОК.

3. Добавление в макет отчета заголовка и примечания отчета.

Выбирают пункты меню Вид, Заголовок/примечание отчета. Данные, помещенные в эту полосу, выводятся один раз. Обычно это заголовок документа.

4. Группировка записей в отчете.

• Выбирают пункты меню Вид, Сортировка и группировка;

• В открывшемся диалоговом окне выбрать из списка поле для группировки (например, поле Дата продажи);

• В строке Заголовок группы заменить Нет на Да;

• В строке Примечание группы заменить Нет на Да;

• Закрыть диалоговое окно.

5. Заполнение полосы Заголовок отчета.

Полоса обычно содержит заголовок документа.

• Заголовок документа создают с помощью кнопки Надпись (Аа). Кнопка находится на панели элементов.

• Для создания надписи щелкают по кнопке и в полосе Заголовок отчета.

• Набирают заголовок и нажимают клавишу Enter, тогда созданная надпись будет в рамке с черными квадратами и ее можно редактировать.

• Для улучшения надписи изменяют размер шрифта, цвет, расположение и т.д.

• Если надпись видна не полностью, то либо увеличивают рамку надписи, перетаскивая рамку за черный квадрат, либо выбирают пункты меню Формат, Размер, по размеру данных.

• Если надпись необходимо переместить, то ее выделяют щелчком, ставят указатель мыши на рамку надписи (не на черный квадрат), получают «черную кисть руки» и перемещают в нужном направлении.