Учебное пособие 1393

Кдокументам, по которым возникают гражданские права и/или обязанности, относятся:

1.Договор;

2.Дополнительное соглашение;

3.Внешнеэкономический контракт;

4.Протокол согласования цен;

5.Акт приема–передачи векселя;

6.Накладная на поступление ТМЦ (при создании складского запаса);

7.Авансовый отчет (в части оприходования ТМЦ от подотчетного лица);

8.Документ, подтверждающий государственную регистрацию прав на имущество или интеллектуальную собственность.

Кдокументам, напрямую относящимся к хозяйственным операциям по признанию (начислению) доходов и расходов отчетного периода, относятся:

1.Акт выполненных работ (оказанных услуг);

2.Накладная на поступление ТМЦ (если не создается складской

запас);

3.Накладная на списание ТМЦ;

4.Счет;

5.Приказ о командировке сотрудника;

6.Авансовый отчет (в части списания ТМЦ, работ, услуг с подотчетного лица);

7.Служебная записка на обслуживание долга.

Кдокументам, влекущим за собой хозяйственные операции по движению денежных средств, относятся:

1.Счет;

2.Платежное поручение (платежное требование, мемориальный ордер, банковская выписка, кассовый ордер);

3.Служебная записка на оплату (платеж);

4.Служебная записка на выплату заработной платы и ЕСН;

5.Служебная записка на платежи по налогам и сборам;

6.Служебная записка на платежи по обслуживанию долга;

7.Служебная записка на выдачу денежных средств в подотчет.

4.Контировочный штамп

Контировочный штамп является элементом системы финансового документооборота и содержит перечень участников финансового документооборота и соответствующих реквизитов обязательных для заполнения в каждой точке контроля и/или согласования:

A – фактическая дата документа, определяется Исполнителем;

B – планируемый срок оплаты, определяется Исполнителем для платежных документов;

5

C – счет учета в информационной системе SAP R/3, определяется Бухгалтерией;

D – код управленческого учета, определяется Контроллингом для платежных документов;

E – планируемая дата оплаты, определяется Казначеем для платежных документов.

5.Предварительный контроль

Предварительный контроль – это процедура визирования первичных документов, являющихся основанием для возникновения гражданских прав и/или обязанностей перед третьими лицами, на этапе их создания (оформления).

6.Текущий контроль

Текущий контроль – это процедура визирования первичных документов, напрямую относящихся к хозяйственным операциям по признанию (начислению) доходов и расходов отчетного периода и/или влекущих за собой (являющихся основанием для отражения) хозяйственные(ых) операции(ий) по движению денежных средств.

ПРОЦЕДУРА ФИНАНСОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

7.Участники финансового документооборота

Участниками финансового документооборота Группы компаний «КОПЕЙКА» являются:

1.Исполнитель (сотрудник ЦФУ, ответственный за формирование или получение от внешних контрагентов первичного документа);

2.Бухгалтер;

3.Заказчик (руководитель ЦФУ, обладающий полномочиями в соответствии с Матрицей финансовых полномочий, или лицо, уполномоченное таким Руководителем ЦФУ);

4.Контроллер;

5.Казначей;

6.Руководитель Бизнес–единицы.

8.Полномочия участников финансового документооборота ИСПОЛНИТЕЛЬ:

1.Формирует или получает первичный документ от внешнего контрагента;

2.Определяет планируемый срок оплаты.

БУХГАЛТЕР:

1. Проверяет реквизиты документа на соответствие требованиям бухгалтерского и налогового учета.

ЗАКАЗЧИК:

1. Подтверждает необходимость формирования (оформления) документа, являющегося основанием для возникновения у участника Группы

6

компаний «КОПЕЙКА» гражданских прав и/или обязанностей перед третьими лицами;

2.Принимает от Исполнителя заказанные ранее товарно– материальные ценности и/или иное имущество, выполненные работы (оказанные услуги).

КОНТРОЛЛЕР:

1.Проверяет соблюдение полномочий Исполнителя;

2.Проверяет документ на соблюдение бюджетной дисциплины (соответствие бюджету доходов и расходов, бюджету движения денежных средств и/или прогнозному балансу);

3.Определяет соответствующий код управленческого учета;

4.Передает документ на подпись Руководителю Бизнес–единицы. КАЗНАЧЕЙ:

1.Проверяет документ на соблюдение бюджетной дисциплины (соответствие бюджету движения денежных средств);

2.Определяет дату оплаты документа;

3.Формирует реестр платежей на следующий банковский день;

4.Передает документ на подпись Руководителю Бизнес–единицы. РУКОВОДИТЕЛЬ Бизнес–единицы:

1.Подписывает документ.

Участники финансового документооборота реализуют полномочия проставляя свои визы в контировочном штампе. Перед тем, как приступить к визированию документа, каждый участник финансового документооборота должен проверить наличие заполненных граф контировочного штампа, предшествующими участниками финансового документооборота. В случае, если хотя бы одна из предыдущих граф контировочного штампа не заполнена, документ возвращается Исполнителю.

9. Обязанности участников финансового документооборота ИСПОЛНИТЕЛЬ:

1.Получить акцепт Бухгалтера о соответствии реквизитов документа требованиям бухгалтерского и налогового учета;

2.Получить акцепт Заказчика о подтверждении необходимости формирования (оформления) документа, являющегося основанием для возникновения у участника Группы компаний «КОПЕЙКА» гражданских прав и/или обязанностей перед третьими лицами;

3.Получить акцепт Заказчика о принятии заказанных ранее товарно– материальных ценностей и/или иного имущества, выполненных работ (оказанных услуг);

4.Передать документ Контроллеру.

БУХГАЛТЕР:

1. Отражать в информационной системе SAP R/3 операции по движению денежных средств строго в соответствии с реестром платежей, подготовленным Казначеем.

7

КОНТРОЛЛЕР:

2. Движение документов по процедуре текущего контроля для документов, напрямую относящихся к хозяйственным операциям по признанию (начислению) доходов и расходов отчетного периода:

8

3. Движение документов по процедуре текущего контроля для документов, влекущих за собой хозяйственные операции по движению денежных средств:

9

Требования к выполнению домашнего задания

1.Отчет о выполнении домашнего задания представляется на листах А4.

2.В отчете должна быть представлена детализированная модель существующего процесса финансового документооборота в компании, а также рекомендуемая модель, построенная, исходя из выявленных недостатков в существующей модели.

Практическое занятие № 2. Регламентирование бизнес-процессов предприятия

Учебная цель: получение навыков регламентации процессов после проведения реинжиниринга.

Общие положения

После проведения реинжиниринга одной из важнейших задач является регламентация процессов, которые были подвергнуты реинжинирингу. Регламентация (документирование) процесса означает создание документации, определяющей ход, результаты процесса и порядок управления процессом. Регламентация должна осуществляться на основе определенных внутренних стандартов.

Регламент выполнения процесса утверждается вышестоящим руководителем. Важно, чтобы содержание регламента процесса было согласовано: а) с владельцами процессов-поставщиков; б) с владельцами процессов-клиентов рассматриваемого процесса, в) с владельцами процессовсубподрядчиков. Дело в том, что для осуществления эффективного взаимодействия различных процессов внутри организации необходима увязка процессов по входам/выходам. Это требование означает, что выходы одного процесса (процесса-поставщика) должны соответствовать (по форме, техническим условиям, срокам и т.п.) входам другого процесса (процессаклиента). Если регламентация осуществляется одновременно по всем процессам, то такая увязка по входам/выходам должна осуществляться также одновременно. После того, как между владельцами процессов достигнуто согласие по требованиям ко входам/выходам, соответствующие владельцы процессов ставят свою подпись на титульном листе регламента процесса.

10