14)Етикет телефонної розмови, етичні питання використання мобільних телефонів

Як правило, ділова розмова по телефону є обмеженою у часі – 3 – 5 хвилин. Для розмов із незнайомими та малознайомими людьми найбільш зручно телефонувати у робочі дні між 9.30 – 12.30 та з 15.00 – 20.30 годин. В інший час доречно телефонувати лише тоді, коли ця розмова є важливою для тієї людини, якій дзвонять.

Службова телефонна розмова складається з таких етапів:

1) момент налагодження контакту;

2) викладення сутності справи (повідомлення мети дзвінка, підхід до питання, обговорення повідомлюваної інформації);

3) закінчення розмови.

Є певні етичні вимоги до спілкування по телефону:

• якщо там, куди Ви зателефонували, Вас не знають, то треба представитися і повідомити, з якого питання відбудеться розмова;

• будьте доброзичливим, тактовним і стриманим, навіть якщо розмова стає неприємною для вас;

• пам’ятайте, що по телефону звучання голосу дещо спотворюється, тому Ваша артикуляція повинна бути чіткою, темп мовлення – рівним, тон – спокійним; ,

• не кладіть несподівано слухавку, навіть якщо розмова є для Вас нецікавою, завжди закінчує розмову той, хто телефонує;

• завершуючи розмову, необхідно попрощатися.

До загальних регламентацій ведення телефонної розмови належать:

• ретельна підготовка до спілкування: попереднє складання плану з розташуванням пріоритетності питань; підбір цифр, фактів і доказів;

• постійний контроль за веденням діалогу. Широке використання всіх нюансів інтонації, членування монологічного висловлювання на окремі частини для „відчуття” реакції співбесідника й забезпечення можливості висловити позицію або підтвердити факт продовження розмови;

• виразна вимова складів, слів і речень. Особливо ретельно вимовляються складні прізвища, які ставляться в кінці речення, щоб усі звуки й склади були зрозумілими;

• ведення розмови середнім темпом і середнім за силою голосом;

• спокійний, витриманий і ввічливий тон повідомлень. Довідки різного роду по телефону дають чітко, діловито, але спокійно, ввічливо й не припиняють розмову до того часу, поки співрозмовник не зрозуміє все, що йому було сказано.

Мобільний телефон нині є неодмінним атрибутом кожної ділової людини. Послуговуючись ним, треба дотримуватися певних етичних норм, щоб не створювати незручностей для інших.

Отже, не можна:

• користуватися мобільним телефоном під час перегляду спектаклю, кінофільму, на концертах, конференціях, під час наради, звичайно ж, під час навчальних занять. Краще переадресовувати вхідні дзвінки на поштову скриньку або ввімкнути вібродзвінок замість звукового сигналу;

• класти телефон на стіл під час ділової зустрічі, в кав’ярні та аудиторії, щоб не засвідчити неповаги до співрозмовника чи викладача. Якщо все ж вхідний дзвінок перервав бесіду, треба розмову по телефону закінчити якнайшвидше і на час розмови відійти або вийти взагалі;

• голосно розмовляти у транспорті, на вулиці;

• гратися телефоном під час занять, демонструвати його функціональні можливості;

• розмовляти по телефону, перебуваючи за кермом автомобіля, бо це відволікає вашу увагу.