Лекция 8. Вербальная коммуникация в деловом общении: документационное обеспечение деловых коммуникаций.

1. Документирование и документ

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ — это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической силой.

Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Документирование - регламентированный процесс записи информации на различных носителях, обеспечивающий ее юридическую силу.

В документах информация фиксируется впервые, что и отличает документы от других источников информации - книг, газет, журналов и пр.

Применяемая в любом документе лексика должна определяться четкостью и краткостью в выражении основной мысли текста, который принято излагать короткими абзацами, короткими фразами и словами.

К общим функциям документов относятся:

• информационная - любой документ создается для сохранения информации;

• социальная - документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден социальной потребностью;

• культурная - документ выступает как средство закрепления и передачи культурных традиций.

К специфическим функциям документов относятся:

• управленческая - документ является инструментом управления (этой функцией наделены управленческие документы);

• правовая - документ является средством закрепления и изменения правовых отношений в обществе (этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты);

• исторического источника - документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию документы приобретают после того, как выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив.

Система документации представляет собой совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к ее оформлению.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на документы личного происхождения и официальные документы.

Документы личного происхождения подразделяются на личную переписку, дневники, мемуары;

Официальные документы, в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности, подразделяются на управленческие, производственные, судебные и т. д.

Документ, подписанный собственноручно рукой автора, считается авторским или подлинным.

Внесение изменений в любые документы по собственному желанию преследуется и наказывается в установленном законом порядке - ст. 292 УК РФ.

На любом документе ставится печать. Различают основную печать организации, дополнительную печать организации, личную печать, факсимиле, штампы.

Основная печать организации является основным атрибутом документа, который позволяет установить его подлинность.

Договор, квитанция, нотариальный акт не принимаются во внимание без печати.

Основная печать является подтверждением подписи должностного лица, расписавшегося на документе. В связи с этим печать обязательно должна содержать информацию об организации.

Если организация имеет филиалы, то заказываются дополнительные печати, которые аналогичны основной, но имеют порядковый номер.

Личная печать. Существуют у врачей и нотариусов, которые несут личную ответственность за заверенные нотариальные документы или выписанные рецепты. Личная печать используется в дополнение к основной печати организации.

Факсимиле является печатью, которая воспроизводит подпись официального лица. Гражданский кодекс разрешает применять факсимиле лишь в случаях, когда его использование упомянуто в договоре. Запрещается применять факсимиле на первичных документах, где подпись должна быть собственноручной, и на документах, которые подразумевают материальную ответственность.

Штампы выполняют информационную функцию. Это вид печати, имеющий прямоугольную форму. Штампы заменяют запись от руки в однотипных повторяющихся ситуациях, предусмотренных бумажным делопроизводством.

Основная функция штампа - ускорение процесса документооборота и придание документу юридической силы.

Основные виды штампов:

• адресный или угловой штамп применяется, если в организации отсутствуют фирменные бланки;

• несложные штампы предназначены для товарных чеков, платежных ведомостей, приходных и расходных ордеров;

• регистрационные штампы используются для входящей документации;

• штамп ограничения доступа ставится на каждом листе документа в верхнем правом углу;

• штампы с реквизитами предприятия изготавливаются обычно с рамкой и имеют небольшой размер, и пр.