2. Системы документации и культура оформления документов

При составлении документов нельзя увлекаться специальной и иностранной терминологией.

В текстах документов не принято делать сокращений, кроме общеупотребительных: кг., км., коп., и т.п.

В зависимости от цели, содержания, формы, направлений использования и других факторов выделяются несколько видов систем документации:

1. организационно-правовая документация;

2. плановая документация;

3. распорядительная документация;

4. справочно-информационная документация;

5. справочно-аналитическая документация;

6. отчетная документация.

(1.) Организационно-правовая документация.

Организационно-правовые документы содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности и ответственность.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения.

К организационно-правовым документам относятся:

• устав организации;

• положение об организации;

• положение о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения;

• регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;

• штатное расписание и должностные инструкции;

• правила;

• памятки.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа «УСТАВ», место составления документа, заголовок к тексту, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.

Устав включает свод положений и правил, касающихся правового статуса, организационной формы, структуры и устройства организации, видов деятельности, порядка отношений с юридическими и физическими лицами и государственными органами, а также определяющих права и обязанности как участников организации, так и самого юридического лица.

Устав, как учредительный документ всегда разрабатывается под конкретное юридическое лицо.

На основании устава действует большинство коммерческих хозяйственных обществ (ООО, АО, ОДО, кооперативы, учреждения и мн.др.).

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовые положения, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

На основании положений действуют государственные, муниципальные органы власти, бюджетные организации (не являющиеся коммерческими), а также организации, не являющиеся юридическими лицами, например, филиалы и представительства.

Положения могут быть типовыми (примерными) или персональными.

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа, «ПОЛОЖЕНИЕ», дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

Для эффективной работы и оптимизации делового взаимодействия каждому работнику необходимо четко знать должностную инструкцию (правовой акт, издаваемый организацией).

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

• Общие положения

• Должностные обязанности

• Права

• Ответственность

• Взаимоотношения

Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.