Sb95800

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «ЛЭТИ» им. В. И. Ульянова (Ленина)

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

В. В. МАЙОРОВ

СЕРТИФИКАЦИЯ И АУДИТ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА. Часть 2

Электронное учебно-методическое пособие

Санкт-Петербург Издательство СПбГЭТУ «ЛЭТИ»

2017

1

УДК 005.6(07) ББК У9(2)29-823я7

М54

Майоров В. В.

М54 Сертификация и аудит систем менеджмента качества. Часть 2: электрон. учеб.-метод. пособие. СПб.: Изд-во СПбГЭТУ «ЛЭТИ», 2017. 17 c.

ISBN 978-5-7629-2107-7

Приводятся общие сведения, необходимые для практических занятий по Части 2 курса «Сертификация и аудит систем менеджмента качества», и рассматриваются ситуации подготовки и проведения различных аудитов как внутренних, так и внешних.

Предназначено бакалаврам направления 27.03.02 «Управление качеством».

УДК 005.6(07) ББК У9(2)29-823я7

Рецензент: д-р техн. наук, проф. С. Н. Турусов (ВНИТИ ЭМ)

Утверждено редакционно-издательским советом университета

в качестве электронного учебно-методического пособия

1. ПРОГРАММА ВНУТРЕННИХ АУДИТОВ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ОРГАНИЗАЦИИ Занятие 1

Цель занятия: практическое закрепление у студентов знаний по планированию внутренних аудитов системы менеджмента качества организации.

1.1. Общие сведения

Программа аудита может включать один или несколько аудитов, запланированных на конкретные сроки. Однако в рамках системы менеджмента качества планирование программы аудитов осуществляется чаще всего на один год, но также возможно планирование на полугодие или квартал. Это связано с тем, что проверке должны подлежать все процессы и виды деятельности в рамках утвержденной организационной структуры предприятия. Для осуществления такой контрольной деятельности обязательно необходимо планирование и организация аудитов, выделение для этого необходимых ресурсов, которые позволят обеспечить результативное и эффективное проведение аудитов в установленные сроки.

Годовая программа может содержать только временные сроки проведения аудитов. Но план проведения конкретной проверки в обязательном порядке должен определять:

цели и объем аудита;

ответственность по программе аудита в целом и по отдельным вопросам, лежащих в границах и целях аудита;

процедуру, в соответствии с требованиями которой должны проводиться все планируемые аудиты.

Руководство предприятия должно назначить лицо, ответственное за менеджмент программы аудитов, и предоставить ему полномочия необходимые для установления программы, а в последствии плана конкретного аудита, реализации, мониторинга, анализа результатов и улучшения программы.

В ответственность лиц осуществляющих менеджмент программы аудита, входит:

определение целей и объема плана аудита, а также процедур в соответствии с требованиями, которых должен осуществляться внутренний аудит;

3

определение ответственности внутри группы при проведении аудита не одним аудитором (руководитель группы, аудитор, стажер, технический эксперт);

обеспечение необходимыми ресурсами группы аудиторов для проведения аудита;

обеспечение выполнения программы и ведения необходимых записей по программе аудита;

мониторинг, анализ и улучшение программы аудита

Все перечисленное есть ничто иное как цикл PDCA, которым пронизана каждая деятельность, осуществляемая в рамках СМК, в том числе и планирование аудитов.

Цель плана аудита – это цель конкретной проверки (например выполнение законодательных требований в отделе закупок при обеспечении поставок сырья и материалов на предприятие).

Объем аудита – т.е определение какой конкретный процесс или подразделение будут подлежать проверке (объем аудита определяется сложностью объекта проверки и ресурсами, которые могут быть выделены).

На стадии планирования, при определении ресурсов необходимо учитывать:

персонал для проведения проверок в части его независимости от проверяемой деятельности;

ресурсы для обеспечения аудиторов всем необходимым для проведения проверки;

ресурсы необходимые для оценки работы аудиторов и повышения их компетенции.

Входе практических занятий студенты будут ознакомлены с различными формами программы и плана внутренних аудитов. На примерах организационных структур предприятий и схем процессов этих же предприятий, студены должны предложить свое видение возможного планирования программ внутренних аудитов такого предприятия и планов по конкретным проверкам.

1.2. Порядок проведения занятия

(работа в команде)

1.Постановка перед группой целей практического занятия.

2.Рассмотрение примеров программ внутренних проверок реальных пред-

приятий.

4

3.Знакомство с бланками для планирования программ аудитов и планов конкретных проверок.

4.Работа группы по планированию аудитов на базе предложенной организационной структуры и схемы процессов.

5.Презентация разработанного плана аудита процесса/структурного подразделения (по заданию преподавателя)

6.Обсуждение темы всей учебной группой. (Для практической работы группе предоставляется доступ к Интернет-ресурсам и формы записей сопровождающих процедуру аудита).

2. АУДИТ ДОКУМЕНТАЦИИ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА Занятия 2 – 3

Цель занятий: знакомство студентов с практикой подготовки и проведения аудита документации СМК (работа проводится на примерах документации СМК реально существующих организаций).

2.1. Общие сведения

Подготовка аудита очень важный этап на стадии внедрения и апробации системы менеджмента качества.

Поэтому при подготовке к проверке на местах, внутренние аудиторы должны тщательно проанализировать документацию, определенную в качестве критериев аудита. При анализе документации необходимо обращать внимание на:

-возможные противоречия между действующими и вновь введенными документами;

-возможные противоречия в распределении ответственности. Например, может оказаться, что в общесистемном документе Руководстве по качеству определена ответственность за какой-то процесс, что не совпадает с ответственностью, поэтому же процессу, которая приведена в соответствующей документированной процедуре, а в должностной инструкции этого вообще нет.

-формулировки требований и описания конкретных действий в рамках установленной ответственности. Такие места в документах часто становятся сигналом того, что порядок описанной деятельности не опре-

делен или осуществляется неправильно. В этом случае аудитор должен

5

обратить внимание на этот факт и в ходе аудита на месте выяснить фактическое состояние этой ответственности и выполняемой деятельности.

Если в результате аудита документации признается её неадекватность требованиям, то руководитель аудита должен сообщить об этом ответственному за менеджмент программы аудитов, т.е. представителю высшего руководства и руководителю проверяемого подразделения или процесса.

В ходе практических занятий рассмотрению могут быть подвергнуты Руководство по качеству в целом и по разделам, шесть обязательных документированных процедур, записи о качестве как форма документов и управление ими (на усмотрение преподавателя).

В ходе практикумов рассматриваются различные цели аудита: рассмотрение только документации, а именно: проверка механизмов разработки документации и документов СМК, внесения в нее изменений, управление статусом документации и документов, а также их рассылка и изъятие из обращения, уничтожение неактуальных версий документов.

Проведение такого аудита предполагает (по заданию преподавателя):

-разработку плана такой проверки по конкретному документу или системе документов, или системе документооборота;

-разработку чек листа проверки;

-протоколирование результатов .

Аудит управления документацией в конкретном структурном подразделении предполагает наличие особого внимания на установление однозначного распределения ответственности во все документах, распространяющихся на данное структурное подразделение.

Проведение такого аудита предполагает (по заданию преподавателя) :

-разработку плана такой проверки по конкретному документу или системе документов, или системе документооборота;

-разработку чек листа проверки;

-протоколирование результатов.

Объем задания на практическую работу зависит от времени, определенного для практических работ учебным планом конкретного курса, в рамках которого проводится практическая работа.

Аудит документации в службе качества предполагает особое внимания на управление механизмом внесения изменений и обеспечения всех сотруд-

6

ников актуальной документацией и предотвращение возможности использования на рабочих местах неактуальной документации СМК.

В процессе практической работы её участники должны смоделировать ситуацию аудита на месте и опираться на актуальные версии Перечней действующих в СМК документов наряду с комплектом документов, представленных для работы.

Завершающая стадия практикума проводится в форме ролевой игры. В ходе ролевой игры используется трансакционный анализ, в рамках которого участники аудита выступают по очереди и меняющихся ролях: раздражитель и реакция.

2.2. Порядок проведения занятия

(работа в команде)

1. Разбиение на группы для проведения практической работы (по 2 человека).

2.Постановка цели и границ аудита перед группой.

3.Передача группе комплекта документации СМК.

4.Разработка плана аудита и чек-листа для проведения аудита.

5.Разбиение внутри группы на проверяющего и проверяемого.

6.Проведение ролевой игры под наблюдением преподавателя.

Для выполнения практической работы в распоряжение каждой группы предоставляется пакет нормативных документов и образцы оформления результатов работы

3. АУДИТ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ НА ВЫПОЛНЕНИЕ ТРЕБОВАНИЙ СТАНДАРТА ISO 9001:2015

Занятия 4 – 5

Цель занятий: решение задач по планированию и проведению внутреннего аудита структурного подразделения

3.1. Общие сведения

Процедура планирования аудита структурного подразделения повторяет действия, навыки по которым отрабатывались в ходе практических занятий 1-3. В ходе аудита на месте, необходимо обращать особое внимание на планирование конкретно осуществляемой деятельности; достигает ли она результатов, которые были запланированы; каким образом осуществляется верификация и валидация результатов деятельности; каким образом осуществляются мероприятия по улучшению проверяемой деятельности структурного подразделения и

7

как достигается удовлетворение потребителей от результатов этой деятельности (в качестве потребителей могут выступать как представители подразделений, так и внешние потребители); как структурное подразделение решает задачи мониторинга своей деятельности (используются ли для этих целей инструменты менеджмента, если это целесообразно).

Особое внимание в ходе таких аудитов должно быть уделено персоналу и его роли в достижении запланированных результатов. Это квалификация и ее постоянное повышение, это мотивация и ее реальное выражение.

В процессе аудита выясняется:

как работает механизм трансформации стратегии и политики высшего руководства в конкретные цели структурного подразделения; насколько четко определены взаимодействия между структурными подраз-

делениями в рамках их ответственности (однозначное понимание входов и выходов); как структурное подразделение осуществляет корректирующие действия по

фактам выявленных несоответствий как самими сотрудниками, так и в процессе внутренних проверок отдела контроля качества.

Проведение такого аудита предполагает (по заданию преподавателя):

-разработку плана такой проверки с учетом специфики проверяемого структурного подразделения;

-разработку чек-листа проверки;

-протоколирование результатов.

Объем задания на практическую работу зависит от временных ресурсов определенных на практические работы учебным планом конкретного курса, в рамках которого проводится практическая работа.

После разбиения на группы, участники группы аудита изучают документацию СМК для подготовки аудита и моделируют ситуацию аудита на месте, с учетом результатов предварительного анализа документации. В ходе аудита на месте аудиторы должны учитывать наличие актуальных версий Перечней действующих в СМК документов и опираться на них.

Завершающая стадия практикума проводится в форме ролевой игры. В ходе ролевой игры используется трансакционный анализ, в рамках которого участники аудита выступают по очереди в меняющихся ролях: раздражитель и реакция.

8

3.2 Порядок проведения занятия

(работа в команде)

1.Разбиение на группы для проведения практической работы (по 2 человека)

2.Постановка цели и границ аудита перед группой.

3. Передача группе комплекта документации СМК

4.Разработка плана аудита и чек-листа для проведения аудита.

5.Разбиение внутри группы на проверяющего и проверяемого.

6.Проведение ролевой игры под наблюдением преподавателя.

Для проведения практической работы в распоряжении каждой группы предоставляется пакет нормативных документов и формы для оформления результатов работы

4. АУДИТ ПРОЦЕССА

Занятия 6, 7

Цель занятий: решение задач по планированию и проведению внутреннего аудита процесса

4.1. Общие сведения

Процедура планирования аудита процесса повторяет действия, навыки по которым отрабатывались в ходе практических занятий 1-3. В ходе аудита на месте, необходимо обращать особое внимание на планирование деятельности по управлению процессом и достижению им планируемых результатов; каким образом осуществляется верификация и валидация результатов деятельности по процессу; каким образом осуществляются мероприятия по улучшению управления процессом, насколько индикаторы, выбранные для оценки деятельности по процессу, информативны с точки зрения управления им и насколько они интересны высшему руководству с точки зрения интересов бизнеса; как достигается удовлетворение потребителей от результатов этой деятельности, где в качестве потребителей могут выступать как представители подразделений, так и процессов; как менеджеры процессов решают задачи мониторинга своей деятельности, используются ли для этих целей инструменты менеджмента качества и какие.

Особое внимание в ходе такого аудита уделяется персоналу его непосредственному участию в достижении планируемых результатов. Это квалификация и ее постоянное повышение, это мотивация и ее реальное выражение.

9

Входе аудита выясняется:

-как работает механизм трансформации стратегии и политики высшего руководства в конкретные цели проверяемого процесса,

-насколько согласованно определены взаимодействия между процессами и структурными подразделениями в рамках их ответственности (однозначное понимание входов и выходов процессов сторонами участницами взаимодействий),

-как осуществляются корректирующие действия по проверяемому процессу (по фактам выявленных несоответствий как самими сотрудниками, так и входе внутренних проверок отдела контроля качества).

Проведение такого аудита предполагает(по заданию преподавателя):

-разработку плана такой проверки с учетом специфики проверяемого процесса;

-разработку чек листа проверки;

-протоколирование результатов.

Объем задания на практическую работу зависит от временных ресурсов определенных на практические работы учебным планом конкретного курса, в рамках которого проводится практическая работа.

После разбиения на группы, участники группы аудита изучают документацию СМК для подготовки аудита и моделируют ситуацию аудита на месте, с учетом результатов предварительного анализа документации. В ходе аудита на месте аудиторы должны учитывать наличие актуальных версий Перечней действующих в СМК документов и опираться на них.

Завершающая стадия практикума проводится в форме ролевой игры. В ходе ролевой игры используется трансакционный анализ, в рамках которого участники аудита выступают по очереди в меняющихся ролях: раздражитель и реакция.

4.2. Порядок проведения занятия

(работа в команде)

1.Разбиение на группы для проведения практической работы (по 2 человека).

2.Постановка цели и границ аудита перед группой.

3.Передача группе комплекта документации СМК

10