12. Психологические аспекты делового общения.

Деловое общение — вид общения, цель которого лежит за пределами процесса общения и которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной, коммерческой и т. д.) исходя из общих интересов и целей коммуникантов.

Деловое общение в той или иной степени предполагает целенаправленное взаимодействие в рамках коллективной работы с целью получения определенного результата. Традиционно принято выделять несколько видов делового общения.

Деловая переписка. Этот вид общения относится к так называемому заочному взаимодействию, когда информация доносится до собеседника при помощи письма. Составить деловое письмо не так просто, как может показаться на первый взгляд. Нужно учитывать некоторые моменты, такие как: оформление электронного послания, сроки, в рамках которых ответ будет оставаться актуальным, лаконичность изложения необходимой информации. В результате деловой переписки люди могут прийти к определенным заключениям и выводам.

Деловая беседа. Этика делового общения в обязательном порядке включает в себя проведение таких бесед, которые шли бы на пользу развития компании или предприятия. В деловой беседе руководитель и подчиненный могут прояснить для себя значимые вопросы, определить круг необходимых задач, требующих немедленного решения, обсудить результаты. Именно в ходе деловой беседы проясняются значимые элементы деятельности и уточняются необходимые детали. Любые рабочие моменты могут быть рассмотрены именно с помощью данного вида делового общения.

Деловое совещание. Иногда недостаточно просто провести с сотрудниками беседу в рамках корпоративной работы. Для достижения более эффективного взаимодействия и лучшего понимания требуется прибегать к деловому совещанию. На этих собраниях рассматриваются значительные срочные вопросы, не терпящие отлагательств. Совещания могут проводиться как среди руководителей, так и быть направлены на работу начальника с персоналом.

Публичное выступление. Деловое общение призвано обеспечить установление деловых связей между сотрудниками. Публичное выступление используется в тех случаях, когда важно донести какую – то информацию, имеющую ознакомительный и презентационный характер до слушателей. Тот, кто выступает перед аудиторией, должен обладать всеми необходимыми знаниями по предмету своего доклада, а так же рядом личностных характеристик, позволяющих ему свободно и легко воспроизводить эту информацию. Основные требования к выступающему: грамотная речь, уверенность в себе, четкость и последовательность изложения материала.

Деловые переговоры. Являются неотъемлемым элементом делового общения. С помощью переговоров можно быстро решить важную проблему, определиться с ближайшими целями и задачами развития фирмы, услышать мнение и намерения оппонента. Деловые переговоры чаще всего проводятся между руководителями разных организаций с целью обозначить свои позиции и прийти к единому решению.

Дискуссия. Нередко возникает в ходе делового общения как следствие столкновения разных точек зрения. Культура делового общения не позволяет свободно и открыто выражать свои позиции, если они противоречат общественной морали, но с помощью дискуссии можно иногда и поспорить в рамках принятых норм. Дискуссия обнаруживает различные взгляды на одну и ту же проблему и нередко может охватить предмет спора с противоположных сторон.

Деловое общение представляет собой слаженную систему взаимодействия целых групп людей друг с другом. Традиционно принято выделять несколько основных функций делового общения. Все они должны рассматриваться в тесной взаимосвязи друг с другом, потому что сам процесс делового общения — это единый механизм.

Информационно – коммуникативная функция заключается в том, что все участники беседы или переговоров обмениваются друг с другом необходимой информацией. Чтобы каждому из присутствующих постоянно следить за ходом разговора и «не выпадать» из темы, требуется большая концентрация внимания и заинтересованность. Если тема сравнительно захватывающая, представляющая научную или художественную ценность, то и восприниматься слушателями будет гораздо легче. В случае «тяжелых» тем, к тому же, плохо проработанных докладчиком, качество материала не соответствует нужному уровню.

Интерактивная функция состоит в необходимости правильно спланировать очередность действий между участниками делового общения. Обмен впечатлениями относительно решенных деловых задач заставляет сотрудников одного предприятия, так или иначе, оценивать действия друг друга. Когда один служащий обращает внимание на выступление своего коллеги, то он уже в какой – то степени способен корректировать и контролировать собственное поведение.

Перцептивная функция выражает себя через восприятие одного собеседника другим в ходе делового общения. Когда мы наблюдаем за деятельностью коллег, то в результате учимся не только запоминать нужную нам информацию, но и анализировать ее, сопоставлять с индивидуальными представлениями и знаниями о жизни. Перцепция необходима каждому человеку для полноценного развития личности, осознания своей индивидуальности, выстраивания представлений о предметах и явлениях.

Надежным способом предотвращения конфликтов в коллективе является использование этических правил делового общения.

Правило 1. Человек, который заходит в комнату, должен, независимо от его должности, первому поздороваться с присутствующими там коллегами. Если руководитель не отвечает на приветствия подчиненных, это ухудшает отношение к нему.

Правило 2. В деловом общении следует отдавать предпочтение местоимению «вы» чем местоимению «ты». Оно не только демонстрирует культуру общения, но и служит инструментом для поддержания служебной дистанции и дисциплины.

Правило 3. В любых условиях нужно быть приветливым, вежливым, улыбаться людям, поддерживая хорошее настроение у себя и всех вокруг.

Правило 4. Необходимо уметь терпеливо слушать собеседника и не перебивать его своими репликами.

Правило 5. Спокойно реагировать на критику, не мстить за нее. Для того, чтобы произвести хорошее впечатление на других и избежать ненужных конфликтов, не следует забывать о собственной внешности и манере поведения. Нескромная одежда и плохие манеры могут раздражать собеседника. Во время коммерческих переговоров не рекомендуется снимать пиджак, не спросив разрешения у окружающих. Эта рекомендация касается и курения.

Постулаты тактики бесконфликтного общения

Общение как необходимый инструмент для разрешения конфликтов зачастую само по себе может стать причиной ссор, споров, конфронтации. Это происходит в случае нарушения правил общения: невнимательно слушает, человек выражается недостаточно ясно, либо враждебно.

Знание основных постулатов общения во многом помогает облегчить процесс общения и предотвратить возникновение конфликтных ситуаций.

Тактика общения - реализация в конкретной ситуации коммуникативной стратегии на основе владения техникой и знанием правил общения.

Исходный постулат тактики общения заключается в том, что необходимо иметь несколько вариантов поведения в однотипной ситуации и уметь ими оперативно пользоваться.

Нужно уметь просчитывать, какие модели поведения целесообразно использовать в каждом конкретном случае. Например, реакция на клевету может быть неоднозначной: от эмоционального дисбаланса до спокойного логического раскрытия причин, злословия, предвзятого отношения организаторов данной провокации. Последняя модель поведения позволит достойно выйти из неприятной ситуации.

Вторым постулатом тактики общения есть такая рекомендация: в процессе любого общения, а тем более делового, следует избегать конфронтации и конфликтов, потому что при этом всегда неизбежны психологические потери.

Умение ладить с людьми - особое искусство. Формированию этого умения способствует знание механизмов взаимного притяжения, которыми являются:

• благосклонность (хороший коллектив трудно покидать);

• симпатия;

• доверие, то есть вера в конкретного человека или какие-то ее добродетели;

• доверие во многом определяет надежность общения;

• уважение.

13. Психологические особенности проведения переговоров.

Переговоры – это деловое взаимное общение с целью достижения совместного решения. На протяжении всей нашей жизни мы ведем переговоры, обмениваемся обязательствами и обещаниями. воздействия на партнера.

Эффективность переговоров снижается из-за недостаточной их подготовки.

Обязательно нужно подготовиться, составить план, записать вопросы.

Разработаны весьма многочисленные специальные практические рекомендации по ведению деловых бесед и переговоров. Существует пять основных принципов, которые являются универсальными и могут быть применены в различных ситуациях:

1. Привлечь внимание собеседника. Если вы не в состоянии сделать это, если партнер вас не слушает, зачем вам вообще что-то говорить? (Начало беседы).

2. Пробудить в собеседнике заинтересованность. Когда партнер проявит желание вести переговоры, потому что уверен, что ваши предложения будут ему полезны, это означает, что он вас будет с удовольствием слушать (Передача информации).

3. Принцип детального обоснования. На основе вызванного интереса надо убедить партнера в том, что он поступит разумно, согласившись с вашими идеями и предложениями, так как их реализация принесет ему и его предприятию пользу (Аргументация).

4. Выявить интересы и устранить сомнения партнера. Если партнер ведет себя осторожно и не видит возможности применения ваших идей и предложений, хотя и понимает их целесообразность, вы должны выяснить его желания и развеять сомнения (нейтрализация, опровержение замечаний).

5. Преобразовании интересов партнера в окончательное решение (Принятие решения). Этот принцип является основным.

14. Основные правила конструктивной критики.

Основные правила конструктивной критики, следующие:

1. Не быть слишком настойчивым, категоричным, язвительным и др., сместить акцент на конструктивные предложения, а не обсуждение личных недостатков;

2. Замечания следует делать наедине, чтобы не унижать достоинства того, кого критикуешь;

3. Стремиться искренне понять точку зрения критикуемого, проговорить аргументы и «за», и «против», проявить понимание его мыслей и желаний;

4. Не останавливать критикуемого резко в изложении его мыслей, даже если эти мысли кажутся вам ерундой; давать ему высказаться до конца; не доводить, а вияснюваты факты по сути разговора;

5. Вести разговор в дружеском, твердом и спокойном ключе, опираться на темы в которых вы достигаете согласия; начинать с вопросов, на которые наверняка получите согласие, потому что когда партнер начнет с ответа «нет» дальнейший разговор скорее всего будет бесперспективным, учитывать его чувство собственного достоинства;

6. Чтобы обратить внимание критикуемого на его ошибку, нужно начинать с похвалы и признания его достоинств или успехов;

7. Обращая внимание людей на их ошибки, стараться делать это косвенно — вспомнить подобные случаи, примеры из литературы или кинофильмов; проанализировать подобные действия абстрактного, вымышленного человека (критика-рикошет);

8. Выдвигать свое мнение не как доказанный факт, а как предложение к размышлению;

9. Не употреблять неоправданных и некорректных приемов усиления аргументации («ты всегда такой», «сколько раз можно одно и то же тебе повторять», «я вам еще раз говорю» и т.п.);

10. Давать психологические паузы людям, находящихся в состоянии ссоры или готовности к ссоре — это поможет снять напряжение и в конце концов обратиться к логике; не требовать немедленного признания ошибок;

11. Собственную ошибку, неточность и т.п. признавать быстро, четко и безоговорочно;

12. К критике желательно добавлять аргументированную самокритику, рассказать об аналогичных ошибках из собственного опыта;

13. Делать замечания таким образом, чтобы критикуемый видел возможность легко исправиться и видел свои ошибки такими, которые не являются системными, трагическими, неотвратимыми;

14. Говорить о действиях, но не переходить на личности, не задевать личностные качества критикуемого.

15. Понятие и структура малой группы.

Малая группа — это небольшое по размеру объединение людей, связанных непосредственным взаимодействием.

Структура группы – Это совокупность связей, складывающихся в группе между отдельными индивидами или микрогруппами как элементами этой структуры.

Наиболее часто выделяют структуру функциональных связей, т.е. отношений, определяемых характером распределения функций между членами группы, и структуру эмоциональных связей или межличностных отношений.

Вслед за Мэйо принято выделять формальную и неформальную структуры группы или структуры формальных (официальных) и неформальных (неофициальных) связей. Формальная структура группы – это совокупность связей и отношений между членами группы, определяемая формальными предписаниями (должностными инструкциями, иерархической структурой организации и т.д.). Неформальная структура группы – это реально складывающаяся в организации структура связей, коммуникаций и влияний. Отличительный признак организованных групп – наличие в группе функциональной структуры, т.е. распределение между ее членами функций, необходимых для достижения целей совместной деятельности.

Социометрическая структура группы - совокупность связей между ее членами, характеризуемых взаимными предпочтениями и отражениями по результатам социометрического теста, предложенным Дж. Морено. В основе этой структуры группы лежат эмоциональные отношения симпатии и антипатии, феномены межличностной привлекательности и популярности. Основными характеристиками социометрической структуры группы являются: характеристики социометрического статуса членов группы, т.е. положения, которые они занимают в системе межличностных выборов; характеристики взаимных эмоциональных предпочтений и отражений членов группы; наличие микрогрупп, члены которых связаны отношениями взаимных выборов.

Коммуникативная структура группы – это совокупность связей между ее членами, характеризуемых процессами приема и передачи информации, циркулирующей в группе. Основные характеристики: положение, которое занимают члены группы в системе коммуникаций (доступ к получению и передаче информации); частота и устойчивость коммуникативных связей в группе; тип коммуникативных связей между членами группы (централизованные или децентрализованные «коммуникативные сети»).

Ролевая структура малой группы – это совокупность связей и отношений между индивидами, характеризуемая распределением между ними групповых ролей, т.е. типичных способов поведения, предписываемых ожидаемых и реализуемых участниками группового процесса. В общем виде при анализе процесса взаимодействия в группе выделяются роли, связанные с решение задач, и роли, связанные с оказанием поддержки другим членам группы. Анализ ролевой структуры малой группы позволяет определить, какие именно ролевые функции ив какой степени реализуются участниками группового взаимодействия.

Структура социальной власти и влияния в малой группе – это совокупность связей между ее членами, характеризуемых направленностью и интенсивностью их взаимного влияния. Основные характеристики: системы связей, лежащих в основе руководства группой (если речь идет о формально организованной группе), и неофициального (неформального) влияния, выраженного феноменом лидерства.