3439

Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Воронежская государственная лесотехническая академия»

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Методические указания к лабораторным работам для студентов дневной и заочной форм обучения специальности 060800 (080502) −

Экономика и управление на предприятии (лесной комплекс), слушателей дополнительной квалификации «Экономист-аналитик производственно-хозяйственной деятельности предприятия»

Воронеж 2008

УДК 651

Кулешова, Г. В. Документирование управленческой деятельности [Текст] : методические указания к лабораторным работам для студентов дневной и заочной форм обучения специальности 060800 (080502) − Экономика и управление на предприятии (лесной комплекс), слушателей дополнительной квалификации «Экономист-аналитик производственно-хозяйственной деятельности предприятия» / Г. В. Кулешова ; Фед. агентство по образованию, ГОУ ВПО «ВГЛТА». − Воронеж, 2008. – 28 с.

Печатается по решению редакционно-издательского совета ГОУ ВПО «ВГЛТА»

Рецензент канд. экон. наук, доц. ВГУ О.Н. Гальчина

Научный редактор д-р техн. наук, проф. В.К. Зольников

Кулешова Галина Викторовна

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Методические указания к лабораторным работам для студентов дневной и заочной форм обучения специальности 060800 (080502) −

Экономика и управление на предприятии (лесной комплекс), слушателей дополнительной квалификации «Экономист-аналитик производственно-хозяйственной деятельности предприятия»

Подписано в печать 19.02.08. Формат 60×84 1/16. Объем 1,75 п. л. Усл. печ. л. 1,63. Уч.-изд. л. 1,98. Тираж 150 экз. Заказ

ГОУ ВПО «Воронежская государственная лесотехническая академия» РИО ГОУ ВПО «ВГЛТА». УОП ГОУ ВПО «ВГЛТА»

394613, г. Воронеж, ул. Тимирязева, 8

3

ВВЕДЕНИЕ

Методические указания предназначены для студентов 1-го курса специальности 060800 (080502) − Экономика и управление на предприятиях лесного комплекса, изучающих во втором семестре дисциплину «Документирование управленческой деятельности» в объеме 32-х часов аудиторных занятий.

Текст данных методических указаний дополняет ранее изданные методические указания по дисциплине «Документирование управленческой деятельности» и включает материал семи лабораторных работ, посвященных следующим темам:

-«Важнейшие термины и определения делопроизводства. Перечень основных реквизитов».

-«Оформление резюме и заявлений».

-«Оформление телеграммы, факса и телефонограммы».

-«Оформление докладной, служебной и объяснительной записок».

-«Оформление акта и протокола».

-«Оформление приказов».

-«Оформление деловых писем».

Каждая лабораторная работа содержит иллюстрированный учебнометодический материал, обеспечивающий получение студентами начальных практических навыков разработки и оформления управленческой документации. Особое внимание уделено оформлению реквизитов организационнораспорядительных документов.

МУ подготовлены на основе действующих общегосударственных норма- тивно-методических материалов, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности, учтены положения, введенного в действие с 1 июля 2003 г. государственного стандарта России ГОСТ Р 6.30-2003.

Лабораторная работа № 1

Тема Важнейшие термины и определения делопроизводства.

Перечень основных реквизитов

Делопроизводство – область управленческой деятельности по подготовке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.

Документирование – часть дела производства, непосредственно связанная с созданием документов.

Исходным понятием делопроизводства является понятие документа. Документ – материальный объект с зафиксированной на нем информацией с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ выступает одновременно и как предмет труда и как его результат. Документ выполняет ин-

4

формационную, организационную, коммуникативную, юридическую (правовую) и воспитательную функции.

Оформление документа заключается в написании необходимых реквизитов, установленных проблемами документирования.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Схемы расположения реквизитов представлены на рисунках 1 и 2. Государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов) установлено место размещения каждого реквизита на документе, что значительно улучшает качество документов, их внешний вид.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Унифицированная система документации (УСД) – система документа-

ции, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированные формы документов (УФД) – формы документов, со-

ставляющие УСД.

Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к конструкционной сетки и основные реквизиты.

Упражнение 1.

Для знакомства с работой текстового процессора выполните:

1.Запустите текстовый процессор Microsoft Word.

2.Откройте диалоговое окно, выполнив команду Файл Параметры страниц. На закладке Поля задайте размеры полей (верхнее, нижнее, левое и правое). На закладке Размер бумаги выберите формат А4. Задайте ориентацию листа Книжная.

3.В качестве режима отображения документа выберите Режим разметки, выполнив команду меню Вид Разметка страницы.

4.Настройте масштаб отображения 100% командой Вид Масштаб или используйте раскрывающийся список Масштаб на панели инструментов.

5.Перед началом ввода текста установите шрифт Times New Roman и размер шрифта 14, выбрав команду Формат Шрифт или раскрывающиеся списки Шрифт и Размер на панели инструментов.

6.Наберите текст, предшествующий упражнению.

7.Сохраните текст в папке ДУД своей группы на диске D:, выполнив команду Файл Сохраните как и указав в качестве имени файла свою фамилию.

5

Перечень основных реквизитов

01 − государственный герб РФ

02 − герб субъекта РФ 03 − эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 04 − код организации

05 − основной государственный регистрационный код

06− идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН\КПП))

07 − код формы документа

08 − наименование организации

09− справочные данные об организации

10− наименование вида документа

11− дата документа

12− регистрационный номер документа

13− ссылка на регистрационный номер и дату документа

14− место составления или издания документа

15− адресат

16− гриф утверждения документа

17− резолюция

18− заголовок текста

19− отметка о контроле

20− текст документа

21− отметка о наличии приложения

22− подпись

23− гриф согласования документа

24− виза согласования документа

25− оттиск печати

26− отметка о заверении копии

27− отметка об исполнителе

28− отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29− отметка о поступлении документа в организацию

30− идентификатор электронной копии документа

Упражнение 2.

1.Добавьте в файл новый текст, оформив в виде таблицы перечень основных реквизитов. Таблицу оформите в две колонки, указав в качестве шапочки таблицы Номер реквизита и Наименование реквизита.

2.Сохраните набранный текст, нажав на панели инструментов кнопку Со-

хранить.

3.Выйдите из текстового процессора Microsoft Word, выполнив команду

Файл Выход.

8

Лабораторная работа № 2

Тема Оформление резюме и заявлений

Резюме Резюме − представляет собой особый вид служебно-делового письма,

отражающего основные факты биографии, образовательный и профессиональный уровень его автора (как правило, соискателя какой-либо вакансии).

Основное функциональное назначение резюме − оперативное письменное информирование потенциального работодателя об основных персональных данных соискателя. Конечная цель резюме − упростить принятие решения об одобрении (отклонении) кандидатуры соискателя работодателем на этапе поиска работников.

Резюме может быть подготовлено соискателем вакансии как по собственной инициативе, так и в ответ на запрос предприятия, осуществляющего поиск работников. В первом случае содержание и форма резюме, как правило, определяются его автором самостоятельно, во втором − предприятием, предоставляющим в распоряжение интересующего его соискателя примерный образец документа.

Всодержании резюме, как правило, отражаются:

-цель обращения (это намерение соискателя трудоустроиться на предприятие, в адрес которого высылается резюме);

-наименование вакансии (должности, профессии, специальности), на которую претендует соискатель;

-основные персональные данные соискателя (фамилия, имя, отчество, дата рождения или возраст(количество полных лет) соискателя, гражданство, адрес постоянного места жительства и т.п.);

-почтовый адрес для направления ответа (адрес электронной почты, номер факса), а также номер телефона (с указанием кода междугородной или мобильной связи) соискателя;

-сведения об основном и дополнительном образовании соискателя (с ука-

занием мест и периодов учёбы специальности соискателя в соответствии с документом об образовании);

-сведения о профессиональном опыте соискателя (с указанием мест и периодов работы, наименований профессий, должностей, специальностей соискателя);

-сведения о наиболее важных профессиональных знаниях, навыках и уме-

ниях, а также о наиболее важных личностных качествах соискателя;

-иные сведения, сообщение которых, по мнению соискателя, представляется существенным для принятия решения о трудоустройстве (к примеру, сведения о личных достижениях, хобби соискателя и пр.).

Взависимости от намерений соискателя резюме может быть кратким, полным или развернутым. Прежде всего, резюме отличаются друг от друга по степени конкретизации сообщаемой информации и объемом ее содержания.

9

Оформление резюме следует производить на листе бумаги А4 (за исключением резюме, представляемых в электронном виде по электронной почте (E-mail)) с соблюдением основных требований ГОСТ Р 6.30-2003. Рекомендуемыми реквизитами являются:

-наименование адресата;

-наименование вида документа;

-заголовок к тексту документа;

-текст документа;

-подпись.

Вниманию руководства компании «Наименование» при рассмотрении соискателей на вакансию:

наименование

Резюме

Фамилия, Имя, Отчество, 00 лет.

Личные данные: адрес, семейное положение, гражданство, телефон и пр.

Образование: высшее (с указанием мест и периодов учебы, специальности соискателя в соответствии с документом об образовании).

Опыт работы: наименование должности, наименование компании.

Важнейшие профессиональные качества: указать конкретно, не более 3-4.

Важнейшие профессиональные знания, навыки, умения: указать кон-

кретно, не более 3-4.

Важнейшие личные качества (черты характера): указать конкретно, не более 3-4.

Рекомендации с прежних мест работы (имеются, могут быть предоставлены, отсутствуют – указать требуемое).

Для получения дополнительной информации прошу связаться со мной по E- mail или по телефону: 00-00-00.

С уважением,

И.О. Фамилия

00.00.0000 г.

Рис. 3 Макет оформления стандартного резюме