3439

20

водится это в том случае, если поручаемые действия не требуют особого пояснения, являются очевидными.

Распорядительная часть документа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

В констатирующей части излагаются основания, цели, побудившие руководство организации издать приказ.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.В начале пункта приводится наименование должности исполнителя, его И. О. Фамилия, или наименование структурного подразделения (в дат. падеже), затем четко излагается содержание предполагаемых действий (начинается с глагола в неопределенной форме) и указывается срок исполнения.

2.Структура последующих пунктов аналогична. Пункты могут разбиваться на подпункты.

3.В последнем пункте приказа приводится указание о контроле за исполнением приказа: «Контроль за исполнением приказа возложить на…» (указываются должность, И.О. Фамилия или наименование структурного подразделения).

Визы заинтересованных лиц: Должность ( подпись) И.О. Фамилия

00.00.0000

Исполнитель (И.О. Фамилия)

телефон (000 00 00)

Рис 13. Макет оформления приказа по основной деятельности

21

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда на подпункты. Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица (структурного подразделения или организации), затем излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Приказы подписываются руководителем или его заместителем.

Выписка из приказа - это копия определенной части документа, которая требуется для конкретной работы. В выписке содержатся все реквизиты приказа и констатирующая часть. Из распорядительной части выбирается только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется отметкой о заверении копии.

Распоряжение и указание - это распорядительные документы, составляемые аналогично приказам. Констатирующая часть от распорядительной отделяется словами ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ, РЕКОМЕНДУЮ. Распоряжение обычно издается по оперативным вопросам производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия. Указание - это распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений.

Приказы по личному составу используются для документирования приема, перевода, увольнения и другого движения кадров. Правила оформления приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности.

Фирма «МАЯК»

ПРИКАЗ

21.04.2007 №7-к

Москва

О премировании

За длительную и добросовестную работу и в связи с пятидесятилетием со дня рождения ПРЕМИРОВАТЬ главного бухгалтера фирмы Петрова И.В. в размере 2000 руб.

В дело 10-12 Сидорова

25.04.2007

Рис. 14 Пример оформления приказа по личному составу

22

Упражнение 7.

Подготовьте примеры текстов двух видов приказов (по основной деятельности и по личному составу), наберите текст на компьютере, сохранив его в файле под своей фамилией.

Лабораторная работа № 7

Тема Оформление деловых писем

Письма выступают основным средством управленческой коммуникации. Деловое (служебное) письмо – обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими деятельности. Основным признаком, по которому деловые письма из всех видов управленческой документации выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте.

Деловое письмо выполняет ряд важных функций: информационная, организационная, коммуникативная, юридическая и воспитательная.

Ниже приводится краткая характеристика наиболее часто встречающихся видов писем, классифицированных по функциональному признаку.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться может качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений.

Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Заканчиваться такие письма могут дополнительной просьбой или справочной информацией.

Письма-извещения, в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас».

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В них содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.

Письма-запросы, в которых покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать коммерческое предложение.

Все многочисленные виды служебных писем делятся на две группы:

-письма, требующие ответа (содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос);

-письма, не требующие ответа (содержащие извещение, отказ, информацию, напоминание).

24

-приложение к тексту;

-подпись;

-печать (если необходимо);

-фамилия и телефон исполнителя;

-гриф ограничения (если необходимо).

Письма оформляются на специальных бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов (при этом наименование вида документа – письмо – не пишется). Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов используются реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк. Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах, первый – составляют на бланке и отправляют адресату, второй (копия) – печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

Наименование организации или структурного подразделения в реквизите «Адресат» употребляется в именительном падеже, при адресовании документа конкретному должностному лицу должность и фамилия получателя – в дательном падеже, например:

Завод «Коммунар» Начальнику отдела снабжения А.Н. Сидорову

Текст письма должен быть простым, последовательным, убедительным, корректным, лаконичным. Начало письма может иметь следующие варианты обращения, например: «Уважаемый Петр Леонидович!», «Господин Петров!», «Петр Леонидович!», «Уважаемый г-н Петров!», «Уважаемые господа!» (употреб-

ляется, когда неизвестны имена получателей письма). Далее большинство писем может продолжаться словами, например: «Согласно контракту от ... № ... », «Нами рассмотрены Ваши предложения … », «В соответствии с Вашей прось-

бой ... ».

В письмах используют следующие формы изложения:

-от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просимрассмотреть»);

-от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю не-

обходимым»);

-от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»).

Взависимости от вида письма при составлении текста используют следующие обороты, например:

-при отправке груза, письма: «Отправляем Вам ...», «Направляю Вам ...», «Высылаем Вам ...», «В соответствии с Вашей просьбой направляем Вам …», «Согласно нашей договоренности отправляем Вам …»;

-напоминание: «Напоминаем Вам, что …», «По истечении ... срока предложениенашейфирмытеряетсилу»;

25

-извещение: «Сообщаем Вам, что ...», «Ставлю Вас в известность, что ...», «ИзвещаемВас, что...»;

-подтверждение: «Организация подтверждает получение ...», «Подтверждаю, что партиятовара получена...»;

-благодарность: «Мы признательны Вам …», «Выражаем благодарность за …», «Сблагодарностьюподтверждаем…»;

-просьба: «Мыбудемблагодарны, если Высможете…», «Намхотелосьбыпо-

лучить…», «Мыоченьзаинтересованыврешенииэтоговопроса…», «Ксожалению, в связи с временными трудностями предлагаем перенести решение вопроса о …», «В соответствииснашейдоговоренностью…».

Письма могут заканчиваться фразами, например: «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной», «Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества», «Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расши-

При составлении писем иностранным деловым партнерам необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам. Существуют международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на деловое письмо.

26

Копия исходящего письма визируется заинтересованными должностными лицами на лицевой стороне последнего листа (название должности, подпись, расшифровка подписи – инициалы и фамилия, дата).

Письмо подписывается руководителем предприятия (учреждения), руководителем структурного подразделения.

На входящих письмах ставится отметка о постановлении в организацию и резолюция руководителя. Отметка о поступлении содержит краткое название организации, дату поступления, порядковый регистрационный номер и проставляется в правом нижнем углу документа. Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, срок его исполнения, подпись руководителя и дату написания резолюции.

Упражнение 8.

Подготовьте примеры текстов любых двух видов писем, наберите текст писем на компьютере, сохранив его в файле под своей фамилией.

Библиографический список

Основная литература

1.Басаков, М. И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления) [Текст] : учеб. пособие / М. И. Басаков. – Ростов н/Д : Феникс, 2007. – 480 с.

2.Быкова, Т. А. Делопроизводство [Текст] : учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина ; под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. – 2-е

изд., перераб. и доп. – М. : МЦФЭР, 2006. – 560 с.

Дополнительная литература

1.Басаков, М. И. Приказы и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003) [Текст] : практ. пособие / М. И. Басаков. –7-е изд., доп. и перераб. – Ростов н/Д : Фе-

никс, 2007. – 224 с.

2.Деловое письмо [Текст] : учеб.-справ. пособие / авт.-сост. И. Н. Кузнецов. – М. : Издат.-торг. корпорация «Дашков и К», 2007. – 196 с.

3.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. −Введ. 2003-07-01. – М. : Изд-во стандартов, 2003. – 45 с.

27