3439

10

Заявление о приеме на работу

Функциональное назначение данного документа заключается в документировании добровольного согласия (просьбы) соискателя вакансии о приеме на предприятие в качестве работника конкретного структурного подразделения соответствующей должности (профессии, специальности). Кроме того, на заявлении в форме резолюций фиксируется содержание поручений руководства предприятия по осуществлению процедуры приема заявителя на работу.

В содержании заявления о приеме на работу обычно отражаются:

-наименование предприятия;

-наименование структурного подразделения (место работы) соискателя;

-наименование должности (профессии, специальности) соискателя;

-предполагаемая соискателем дата приема на работу;

-сведения о согласии соискателя с условиями приема на работу или (если указанные условия отличаются от общепринятых) сведения о том, на каких именно условиях соискатель поступает на предприятие (в ка-

честве совместителя, сезонного или временного работника, для исполнения конкретной работы и т.п.).

Оформление заявления о приеме на работу производится на листе писчей бумаги формата А4 или А5 с соблюдением основных требований ГОСТ Р6.30-2003. Рекомендуемыми реквизитами документа являются:

-наименование адресата;

-наименование вида документа;

-заголовок к тексту документа. Функцию данного реквизита обычно выполняет отметка, содержащая фамилию и инициалы заявителя, располагаемая непосредственно под реквизитом «наименование адресата»;

-текст документа;

-подпись.

Вдополнении к перечисленным реквизитам в процессе рассмотрения документа могут использоваться:

-резолюция;

-отметка о контроле;

-визы согласования документа;

-отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Следующим этапом процедуры приема на работу является заключение трудового договора.

Упражнение 3.

1.Подготовьте текст резюме о приеме на работу, наберите текст на компьютере, сохранив его в файле под своей фамилией.

2.Подготовьте текст заявления о приеме на работу.

3.Подготовьте примеры заявлений на имя ректора, в деканат, в профком академии.

11

Лабораторная работа № 3

Тема Оформление телеграммы, телекса, факса и телефонограммы

Телеграмма – документ, отличающийся от других письменных документов способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы бывают следующих категорий: обычная, срочная, правительственная и другие. Виды телеграмм: телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и другие.

Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты:

-отметка о категории и виде;

-телеграфный адрес получателя;

-текст;

-регистрационный индекс (номер);

-почтовый адрес организации-отправителя (автора документа);

-подпись должностного лица, от имени которого передается текст;

-печать и дата.

Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом. Телеграфный адрес короче почтового: наименование места назначения, условное наименование организации и фамилия должностного лица (например: ТУЛА ВОДОКАНАЛ ПЕТРОВУ или РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ). Текст телеграммы должен быть предельно кратким (телеграфный стиль): без союзов, предлогов, знаков препинания; используются сокращения типа: ТЧК – точка, ЗПТ – запятая, ДВТЧ – двоеточие, СКБ – скобки и другие. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа пишут прописью. Цифрами обозначаются только заводские и торговые знаки, номера домов, индексы документов. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью организации. Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ.

Срочная РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ

ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЯ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВ 04/25

Самара, Солнечная, 48 Начальник ОТК Иванов И.И. Иванов

12.09.2007

печать

Рис 4. Пример оформления срочной телеграммы

12

Телекс – разновидность телеграммы, отличающийся от обычной особым способом передачи – по абонентской телексной сети, т.е. по телетайпу (телепринту) – аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией. Телексная связь отличается быстротой передачи сообщения, практически в момент передачи.

Факс (телефакс, факсограмма) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного).

Факс как способ передачи информации получает все большее распространение. Он удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Любой документ формата А4 может быть послан с помощью факса. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме одного – текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Телефонограмма – документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

-наименование учреждений адресанта и адресата;

-реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц;

-номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;

-должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;

-номера телефонов;

-текст;

-подпись.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, то есть выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О прибытии участников семинара».

13

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица, объем телефонограммы не должен превышать 50 слов. Желательно, чтобы организация имела специальные

Рис. 6. Макет оформления телефонограммы

Упражнение 4.

Подготовьте примеры текстов телеграммы, факса и телефонограммы, наберите текст на компьютере, сохранив его в файле под своей фамилией.

Лабораторная работа № 4

Тема Оформление докладной, служебной и объяснительной записок

Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановки вопроса и содержащий ответы и предложения.

Взависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так

ипо указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству систематически.

Взависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные непосредственному руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

14

Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4. Подписывает их руководитель организации.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Наименование должности и организации адресата в дательном падеже И.О. Фамилия

Заголовок начинается с предлога «О..»

Излагается проблема, вопрос, ситуация (не рекомендуется текст начинать со слов : «Довожу до Вашего сведения…»).

Затем приводятся выводы и предложения.

Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате или отрезку времени, то это время включается в заголовок.

Оформляют приложение, если оно есть. Приложения: 1. Наименование приложения.

2. Наименование приложения.

Рис 7. Макет оформления внешней докладной записки

Внутренние записки пишут на листе бумаги формата А4 (допускается рукописный способ), с угловым расположением постоянных реквизитов.

Мною неоднократно ставился вопрос о несоблюдении техники безопасности на стройучастке, однако до сих пор отсутствуют ограждения в местах производства строительных работ. Прошу срочно принять меры.

Рис. 8 Пример оформления внутренней докладной записки

15

Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Записка может содержать предложение, просьбу. Подписывает её руководитель подразделения или соответствующее должностное лицо. Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4.

Адресат:

Наименование должности И.О. Фамилия (в дат. падеже)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Текст по структуре и содержанию аналогичен построению и изложению делового письма.

Объяснительная записка – документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам докладной записки.

Адресат:

Наименование должности И.О. Фамилия (в дат. падеже)

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Текст записки должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения. По структуре и построению – аналогична докладной записке.

Должность составителя (подпись) И.О. Фамилия

00.00.0000

Рис 10. Макет оформления объяснительной записки

Упражнение 5.

Подготовьте примеры текстов докладной, служебной и объяснительной записок, наберите текст на компьютере, сохранив его в файле под своей фамилией.

16

Лабораторная работа № 5

Тема Оформление акта и протокола

Актом называют документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченных работ и т.д.

Акт, как правило, оформляется на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом и содержит следующие реквизиты:

-наименование организации;

-наименование вида документа;

-дату;

-индекс;

-место составления;

-заголовок к тексту;

-текст;

-подписи;

-указание на количество экземпляров и их местонахождение.

Вотдельных случаях акт оформляют на общем бланке организации. Название документа печатается с разрядкой «А К Т». Акт может иметь заголовок,

вкотором указывается краткое содержание события или факта, сформулированное отглагольным существительным в именительном падеже. Например, «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел».

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и состав комиссии. В констатирующей части акта излагаются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения и предложения комиссии).

Внеобходимых случаях в состав реквизитов акта включается реквизит утверждения документа.

Подписываются акты председателем и членами комиссии, утверждаются руководителем, заверяются печатью (по необходимости). При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о несогласии, оформив его на отдельном листе.

Протокол – документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т.д.) поставленных вопросов и принятых решений.

Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, предпочтительнее.

17

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Основание: Распорядительный, нормативный документ или устное указание, послужившее основанием для составления акта.

Текст констатирующей части акта; описание проведенной работы; фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты, оформлена таблицей. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Составлен в _________ экземплярах: 1-й – кому (куда); 2-й – кому (куда) и т.д.

Рис 11. Макет оформления акта

18

Первая страница оформляется, как правило, на общем бланке организации формата А4, последующие – на обычной бумаге. Текст протокола состоит из вводной и основной частей. Во вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня. Основная часть строится в такой последовательности: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня и разделов СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ, печатают от левого поля формуляра.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.Формулировка первого вопроса (начинается с предлога «о» или «об»). Доклад (наименование должности, фамилия, имя, отчество в родит. падеже).

2.Формулировка второго вопроса. Доклад.

1. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия (в им. падеже) – изложение содержания от первого лица. ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия – излагается содержание выступления. ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.Излагается формулировка постановления по первому вопросу – указывается действие (поручить, организовать), исполнитель, срок исполнения.

1.2.…

2.СЛУШАЛИ: (оформляется аналогично первому)

19

Протоколы работы организации или ее подразделений, в которых фиксируются сугубо внутренние вопросы, оформляются на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом в угловом варианте исполнения. Протоколы подписываются председателем и секретарем.

Упражнение 6.

Подготовьте примеры текстов акта и протокола, наберите текст на компьютере, сохранив его в файле под своей фамилией.

Лабораторная работа № 6

Тема Оформление приказов

Осуществление практически всех функций управления современной организацией связано с использованием в качестве инструмента распорядительных документов. Распорядительная деятельность организации документирует-

ся посредством издания приказов, указаний, распоряжений.

Приказ – это правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательное для исполнения поручение для подчинённых структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников.

Приказы по содержанию текста делятся на два вида:

-приказы по основной деятельности,

-приказы по личному составу.

Приказы по основной деятельности оформляются на специально заготовленном бланке – бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ и содержат набор следующих реквизитов:

-наименование организации,

-вид документа,

-дата,

-индекс,

-заголовок к тексту,

-отметка о контроле,

-текст,

-подпись,

-грифы согласования,

-визы,

-отметку об исполнении документа и направлении его в дело,

-идентификатор электронной копии документа.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (вступительной) и распорядительной.

В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа. Возможен вариант издания указа без констатирующей части. Произ-