419

2

ББК 65.9(2)

Д33

Денисов, С. А.

Краткое руководство по оформлению служебных документов :

практическое пособие / С. А. Денисов; М. О. Хабарин /под ред. Заслуженного работника высшей школы Российской Федерации С. С. Жевлаковича. – М. : Московский университет МВД России имени В.Я. Кикотя, 2015. – 80 с.

При подготовке руководства использованы:

Указ Президента Российской Федерации от 21 мая 2012 г. № 724 «О структуре федеральных органов исполнительной власти»; ГОСТ Р.30-2003, введенный в действие постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 г. № 65-ст.; приказ МВД России от 27 июня 2003 г. № 484 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов в Центральном аппарате МВД России»; приказ МВД России от 20 июня 2012 г. № 615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации»; Документационное обеспечение государственной службы : учебно-практическое пособие / под общ. ред. А. И. Горбачева и Н. Н. Шуваловой. М. : Статут, 2004; Язык и стиль судебных документов : практическое пособие, подготовленное Федеральным арбитражным судом Северо-Западного округа при содействии Совета судей Российской Федерации, Союза юристов России. ООО Кадис, 2003.

ББК 65.9(2)

Рецензенты: помощник начальника КРУ МВД России по кадрам полковник внутренней службы кандидат экономических наукИ. С. Акиньшин; доцент кафедры иностранных языков Академии управления МВД России кандидат педагогических наук А. С. Михайлова.

©Московский университет МВД России имени В.Я. Кикотя, 2015

©Денисов С. А., 2015

©Хабарин М. О., 2015

2.Грамматические ошибки ………………………………….. 26

3.Пунктуационные ошибки …………………………………. 29

4.Стилистические ошибки …………………………………... 32

Глава III. Правильное написание наиболее употребляемых

слов и словосочетаний ………………………................................ 34

1.Государственная Дума Федерального Собрания Россий-

ской Федерации ……………………………………………………... 34

2.Судебная система. Прокуратура ………………………….. 36

3.Федеральные министерства ……………………………….. 38

4.Избирательная система ……………………………………. 39

5.Субъекты Российской Федерации ………………………... 39

6.Названия органов исполнительной власти субъектов Рос-

сийской Федерации ………………………………………................ 40

16.Религия ……………………………………………………. 50

17.Законы …………………………………………………….. 52

18.Оформление ссылок на законы, кодексы, уставы и иные

4

Глава V. Часто употребляемые сокращения, обособление,

правильное написание и произношение ………………………... 59

1. Требования к употреблению сокращений слов и наимено-

ваний ………………………………………………………………… 59

2.Написание буквенных аббревиатур ………………………. 59

3.Требования к сокращению часто употребляемых слов и

5.Рекомендуемые обозначения чисел ……………………….. 65

6.Падежные окончания (наращения) ………………………... 67

7.Вводные слова и обороты …………………………………. 67

8.Правильное произношение и написание некоторых часто

употребляемых терминов и оборотов …………………………….. 72

Глава VI. Структура федеральных органов исполнитель-

ной власти ………………………………………………………….. 73

Глава VII. Структура Министерства внутренних дел Рос-

сийской Федерации ……………………………………………….. 77

5

Г л а в а I. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА

1. Общие требования

При подготовке служебных документов сотрудникам и работникам органов внутренних дел Российской Федерации следует руководствоваться действующими приказами Министра внутренних дел, регламентирующими документационное обеспечение, и, прежде всего, действующим в настоящее время приказом МВД России от 20 июня 2012 г. № 615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».

Вданной главе справочного пособия приводятся требования названной инструкции, с которыми чаще всего сталкивается большинство должностных лиц органов внутренних дел.

Прежде всего, следует указать, что документы оформляются в соответствии с существующими государственными стандартами и должны иметь установленный набор обязательных реквизитов с соблюдением порядка их взаимного расположения.

Вдокументе не должно быть помарок и исправлений. Документирование информации в органах внутренних дел Рос-

сийской Федерации осуществляется, как правило, с использованием технических средств, в том числе средств вычислительной техники.

Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснительная записка).

Документы оформляются на бланках или стандартных листах бумаги, как правило, форматов А4 (210 x297 мм), реже А5 (148x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля установленного размера, мм:

30 – левое;

10 – правое;

20 – верхнее;

20 – нижнее.

Документы изготавливаются на белой бумаге или (в исключительных случаях) бумаге светлых тонов.

Государственный герб Российской Федерации воспроизводится в одноцветном варианте и помещается только на бланках документов Министерства внутренних дел Российской Федерации, подписываемых Министром внутренних дел Российской Федерации или его заместителями.

Геральдический знак – эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел

6

Российской Федерации – помещается на угловых штампах или бланках с угловыми штампами органов внутренних дел. Иные случаи использования эмблемы МВД России на штампах и бланках документов устанавливаются Министром внутренних дел Российской Федерации.

Эмблему МВД России не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации.

Наименование органа внутренних дел, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его статусных документах.

Над наименованием подразделения центрального аппарата МВД России, подразделения, непосредственно подчиненного МВД России, указывается полное наименование: «Министерство внутренних дел Российской Федерации», а строкой ниже в скобках сокращенное: «МВД России».

Над наименованием других органов внутренних дел указывается сокращенное наименование – «МВД России», а при его отсутствии – полное наименование вышестоящего органа внутренних дел.

Сокращенное наименование органа внутренних дел приводится в случаях, когда оно закреплено в его статусных документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещается ниже полного или после него.

Наименование филиала (территориального отделения, представительства) указывается в том случае, если филиал (территориальное отделение, представительство) является автором документа, и располагается ниже наименования органа внутренних дел.

Справочные данные об органе внутренних дел содержат сведения, необходимые при информационных контактах, и могут включать: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций); код по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации); номера телефаксов, счетов в банке, ОГРН (Основной государственный регистрационный номер), идентификационный номер ИНН/КПП (Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет); адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению органа внутренних дел.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата составления. Если авторами документа являются несколько подразделений органа внутренних дел, то датой документа служит наиболее поздняя дата подписания.

7

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные совместно двумя или более структурными подразделениями органов внутренних дел, должны иметь единую дату, соответствующую наиболее поздней дате подписания документа.

Дата акта, протокола печатается на документе при его подготовке

иустанавливает срок изготовления проекта акта, протокола для подписания (о способах датирования в документах см. гл. V).

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может быть дополнен по усмотрению органа внутренних дел индексом по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другими необходимыми сведениями.

Регистрационный номер документа, составленный совместно двумя и более подразделениями органа внутренних дел, состоит из регистрационных номеров документа каждого подразделения, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа обязательна

ивключает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется преимущественно при оформлении писем, являющихся ответами на поступивший запрос (письмо, заключение). Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование органа внутренних дел» и «Справочные данные об органе внутренних дел». Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, включающего в себя только общепринятые сокращения.

Вкачестве адресата могут быть указаны органы внутренних дел, органы управления, соединения и части внутренних войск МВД России, организации, не входящие в систему МВД России, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

8

При адресации документа в конкретное подразделение органа внутренних дел указывается сокращенное наименование органа внутренних дел и через два интервала – наименование подразделения в именительном падеже, например:

При адресовании документа конкретному должностному лицу в дательном падеже указывается наименование должности этого лица, полное или сокращенное наименование органа внутренних дел; через два интервала – специальное (воинское) звание; через один интервал – инициалы, фамилия.

Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке, например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается.

Если документ направляется в несколько органов внутренних дел или в несколько структурных подразделений одного и того же органа внутренних дел, то наименования должностей лиц, которым адресован документ, могут указываться обобщенно, например:

Если письмо адресуется организации, не входящей в систему МВД России, указывается ее наименование, а затем полный почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи: наимено-

10

УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

Резолюция, как правило, пишется на свободном от текста месте документа соответствующим должностным лицом и включает в себя инициалы, фамилии исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

О. Ш. Ильину К. Д. Филиппову

Прошу подготовить проект ответа в У МВД России по Рязанской области к 17.02.2015.

Личная подпись

05.12.2014

Допускается оформление резолюции на отдельном листе либо на специальном бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Он должен быть согласован с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы:

«о чем?» («о ком?»), например:

О создании аттестационной комиссии

«чего?» («кого?»), например:

Должностная инструкция ведущего эксперта

Точку в конце заголовка не ставят.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не указывается.

Отметка о контроле над исполнением документа означает, что документ поставлен на контроль.

Текст документа, как правило, составляется на русском языке. Допускается составление текста документа на государственном языке субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством