- •ВВЕДЕНИЕ
- •1. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ И ПОНЯТИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
- •2. ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
- •4. ОБЛАЧНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
- •5. КЛАССИФИКАЦИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
- •6. ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ В СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
- •Библиографический список
- •Приложение 1
- •Приложение 2
- •Приложение 3
- •Приложение 4
- •Приложение 5
4. ОБЛАЧНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
Внедрение автоматизированных систем управления оптимизирует работу предприятия, делает ее более эффективной и прибыльной. овременные руководители осознают необходимость внедрения новых информационных технологий, их перспективность и вкладывают деньги в развитие ИТ-подразделений. Более того, мощной причиной внедрен я электронных систем является необходимость актив-
ного вза модейств я предприятия с контролирующими и государст- |
|
венными органами самого различного уровня. Они, в соответствии с |
|
целевыми программами, уже давно осуществляют активный переход |
|
С |
|
на |
ЭД [6]. |
|
Компан ям, зан мающимся внедрением электронного докумен- |
тооборота, пр ход тся подключать к системам и отдельных работни- |
|
ков, |
целые ф л алы вместе с дочерними подразделениями, распо- |
облачные при которой компьютерныеАресурсы и мощности предоставляются
ложенны |
в разных точках страны. Перспективным решением явля- |
ми |
|
ется использован е СЭД на основе облачных технологий. |
|
Облачные технологии (англ. cloud computing, также использует- |
|
ся термин « |
вычисления») – технология обработки данных, |
пользователю как сервис, доступный через интернет. Пользователь имеет доступ к со ственным данным и при этом не должен заботиться об инфраструктуре, операционнойДсистеме и собственно программном обеспечении, с которым он работает.
Применительно к СЭД это означает, что для использования системы не нужно закупать дорогостоящее оборудование, проводить внедрение и отправлять сотрудников на обучение. ля доступа ко всем возможностям и функциям сервиса достаточноИрегистрации на сайте. Пользователь платит только за тот объем ресурсов, который ему нужен, и может зайти в систему с компьютера, планшета или смартфона в любой момент, где бы он ни находился.
Облачный документооборот – это современная технология документооборота, в которой необходимое программное обеспечение для работы с документами предоставляется пользователю как интернет-сервис. Это услуга по модели SaaS (Software as a Service) – программное обеспечение как сервис. Данный подход позволяет не покупать программный продукт, а временно использовать его при возникновении потребности, оплачивая фактическое время использования ресурса. При этом любой сотрудник компании со своего персонального компьютера (ноутбука, планшета), имея доступ в интернет,
41
может работать с электронными документами: создавать, редактировать, согласовывать и утверждать документы в любой момент времени независимо от своего местонахождения.
Очевидны преимущества облачного документооборота, которые выражаются в первую очередь в экономии денежных средств на покупку, установку и поддержку соответствующего программного обеспечения, а также необходимой ИТ-инфраструктуры. Гибкость и масштаб руемость облачного решения позволяет подключать к сис-
теме любое кол чество пользователей в любое время из любой точки |
|
мира – потребность, которая вызвана увеличением мобильности со- |
|
временного б знеса [21]. Использование облачного документооборо- |
|
С |
|
та также позволяет компаниям, имеющим филиалы, дочерние компа- |
|
, стандарт |
з ровать документооборот за счет использования еди- |
ной верс программного о еспечения всеми структурами компании. |
|
Нельзя |
сключать и недостатки облачного документооборота, |
ниикоторые связаны с нео ходимостью передачи конфиденциальной информац треть м л цам, а также с вероятностью технических сбоев, например отключен ем сервиса в результате форс-мажорных обстоятельств.
Но надобАотметить, что о лачные технологии сейчас становятся все более востре ованными. По мнению аналитиков [13], управление документами по модели SaaS позволит компаниям сэкономить более
50% затрат на инфраструктуру и управление в сравнении с традиционным внедрением программного продукта. Тенденция размещения СЭД в «облаках» в ближайшем будущем будет усиливаться, в особенности среди субъектов среднего и малого бизнеса.
совое потребление услуг дает возможностьДпровайдеру устанавливать умеренную плату за предоставление дорогостоящих ресурсов, оборудование обеспечено высокой загрузкой и быстро окупается. Потребитель может позволить себе воспользоваться высококачественным облачным ресурсом по вполне разумной цене.
Облачный сервис выгоден для всех участников процесса. Мас- И
Кроме этого, ответственность за обеспечение сохранности данных и их защиты несет провайдер.
Перевод системы документооборота на облачные технологии имеет следующие преимущества:
не нужна своя инфраструктура – компании не требуется за-
купать новое серверное оборудование, устанавливать ПО и инвестировать в приобретение ряда компонентов ИТ-инфраструктуры;
42
масштабируемость – при увеличении объема обрабатываемой информации компания может арендовать дополнительные мощности в «облаке»;
доступность – у сотрудников компании есть круглосуточный доступ к документации, благодаря абсолютной гибкости «облачных» решений. А системы резервного копирования и круглосуточной технической поддержки дают возможность в любое время восстановить или обновить документ.
В настоящее время уровень безопасности в облачных дата-
центрах не н же, |
чем в локальных, а зачастую и выше. Однако пере- |
|
ход в облака для орган заций сопряжен с некоторыми рисками: |
||
С |
нформации; |
|
|
р ск |
|
|
потеря данных из-за разрыва соединения с сервером. |
кументами является Google Docs (Документы Google) – бесплатный онлайн-оф с, включающий в се я текстовый, табличный процессор и сервис для создания презентаций, а также интернет-сервис облачного хранения файлов с функциями файлообмена, разрабатываемый компанией Google. Получить доступ к сервису можно с любого устройства – компьютера, ноут ука, планшета, смартфона, причем сервис поддерживает даже работу в режиме офлайн.
утечки Одн мбАз популярных есплатных сервисов по управлению до-
Google Docs напрямую связанДс Google иском (Google Drive).
На Google Диске система хранит все загружаемые, создаваемые, просматриваемые и редактируемые в «облаке» файлы. При желании на компьютер, смартфон, планшет можно также установить программу
1.Возможность мгновенной публикацииИданных в интернет (без индексирования, в скрытом режиме, или открыто, публично).
2.Опция создания форм для сайтов с последующей их интеграцией в программный код веб-ресурса и контролем сбора статистики.
3.Возможность совместного редактирования файлов разными пользователями и группами пользователей (по ссылкам или личным приглашениям).
4.Привычный офисный функционал и стандартный набор ин- струментов.синхронизации документов. В этом случае перенос и скачивание фай-
43
5. Функция комментирования выделенных областей, фраз, строк, абзацев.
6. |
охранение корректировок в автоматическом режиме. |
7. |
инхронизация документа из Google Docs с файлами |
компьютера пользователя через функционал Google Drive. |
|
С |
|
8. |
овместная работа нескольких пользователей над одним до- |
кументом. |
|
9. |
Возможность быстрой передачи объемных файлов по интер- |
нету.
ции10.Возможность создания 3-х типов файлов: текстовые доку-
менты (аналог Word), электронные таблицы (аналог Excel), презента-
(аналог PowerPoint).
11. |
Возможность подключения к Google Docs из любой точки |
мира. |
бА |
|
|
12. |
Проч е функц и. |
Организация управления документами на основе сервиса Google Docs
Учебная ситуация
Торговая компания ООО «Товары для всех» занимается розничной продажей через магазины и интернет-сайт. У компании разветвленная сеть филиалов, обмен данными между которыми осуществляется через облако. Имеется клиентская база. Используются соответствующие ИС для автоматизации бизнес-процессов и бухгалтерского
У торговой компании (ТК)Двозникла необходимость в обеспечении информационной безопасности своего бизнеса. ТК обратилась в компанию ООО «Защита бизнеса» для разработки и внедрения комплексной СЗИ. Кроме этого, ТК хочет, чтобы ООО «Защита бизнеса» и в дальнейшем продолжала заниматься вопросами информационной
учета. |
И |
|
безопасности.
Взявшись за оказание услуг, ООО «Защита бизнеса» получила от ООО «Товары для всех» аванс. По окончании работ ООО «Товары для всех» получила оставшуюся сумму от обозначенной в договоре.
44
Задание учебной ситуации
1. Определите, какие именно услуги ООО «Защита бизнеса» должна предоставить.
2. Оформите необходимые документы, сопровождающие сделку по оказании услуг и подтверждающие факт оказанных услуг (образцы документов предоставляются через раздаточный материал).
3. чет, платежный документ и счет-фактуру создайте с помощью электронной табл цы.
Рекомендац |
к задан ю |
||||
1. |
По вопросам заполнения отчетных документов (обязатель- |
||||
С |
|||||
ные рекв з ты т.п.) спользуйте справочно-правовые системы. |
|||||
2. В документах ООО «Товары для всех» обозначается как кли- |
|||||
ент |
заказч к, ООО «Защита изнеса» обозначается как поставщик |
||||
услуг ли сполн тель. |
|||||
или |
|||||
Справочная |
нформац я к заданию |
||||
Акт оказан я услуг (акт приемки-передачи) и счет-фактура (при на- |
|||||
личии). Исполнитель выдаёт клиенту по итогу оказанных услуг. Яв- |
|||||
ляется первичным учетным документом, подтверждающим факт вы- |
|||||
полнения работ. Акт приемки-передачи услуг – это документ, подпи- |
|||||
санный заказчиком и исполнителем, подтверждающий факт оказания |
|||||
исполнителем услуг в определенном объеме и получения заказчиком |
|||||
этих услуг. |
бА |
||||
|
|
||||
Аутсорсинг |
– передача организацией на основании договора опреде- |
||||
ленных видов или функций производственной предпринимательской |
|||||
деятельности другой компании, действующей в нужной области |
. |
|
|||
Договор – заключается с клиентом при сделке. Если клиент постоян- |
|||||
ный, можно составить один договорДна несколько сделок, обговорив |
|||||
детали дальнейшего сотрудничества: порядок расчётов, отпуск това- |
|||||
ров, выполнение работ и условия оказания услуг. |
|||||
Платежный документ. Кассовый, товарный чек или бланк строгой |
|||||
отчетности. Выдаются только при оплате наличными. Если клиент |
|||||
|
|
|
И |
рассчитывается за товар банковским переводом, остаётся платёжный документ платежное поручение, заверенный банком и подтверждающий оплату.
Счет. Содержит банковские реквизиты для оплаты и список приобретаемых товаров и услуг.
45
|
Вопросы для самоконтроля |
1. |
Что обозначает термин «облачные технологии»? |
2. |
Чем обуславливается использование облачных технологий |
для организации документооборота? |
|
3. |
Что понимают под облачным документооборотом? |
С |
|
4. |
В чем заключается облачный документооборот? |
5. |
В чем состоят достоинства СЭД на основе облачных техно- |
логий? |
|
6. |
Каковы особенности модели SaaS? |
при |
|
7. |
Каковы пре мущества использования облачного документо- |
оборота? |
|
8. |
Как е возможности для мобильности бизнеса предоставляют |
облачные ЭД? |
|
9. |
Кто несет ответственность за информационную безопасность |
данных |
спользовании о лачной СЭД? |
10. |
Как е отмечают недостатки облачного документооборота? |
11.Как е р ски о лачных СЭД связаны с информационной безопасностью?
12.Каковы функциональные возможности облачной системы электронного документоо орота?
13.В чем заключаются преимущества бесплатных облачных сервисов?
14.Какие возможности по организации документооборота предоставляет сервис Google Docs?
15.Где в Google Docs хранятся документы пользователей?бА
Д И
46