Министерство науки и высшего образования Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

« ибирский государственный автомобильно-дорожный университет (СибАДИ)»

СибАДИА.Г. Анацкая

ЗАЩИТА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Уче ное пособие

Омск • 2019

внедрение новых информационных технологий;необходимость в автоматизации юридически значимого

тывается знач тельное количество информации конфиденциального характера: управленческие документы, экономическая отчетность, проектная документац я, договора с контрагентами и др.

4

1. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ И ПОНЯТИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Основные понятия, связанные с циркуляцией документов, оп- Сределяются в ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Национальный стандарт Россий-

ской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и

определен я» [4]:

лизациюДелопро зводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

тальному фонду орган зации.

Документоо орот – движение документов в организации с момента х создан я ли получения до завершения исполнения или от-

правки.

Управлен е документами – деятельность, обеспечивающая реаедбАной пол т ки и стандартов по отношению к докумен-

Электронный документоо орот – документооборот с использо-

ванием автоматизированной информационной системы (системы

электронного документоо орота).

Документ – зафиксированная на носителе информация с рекви-

мация, зафиксированная на носителеД.

зитами, позволяющими ее идентифицировать.

Официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установлен-

ном порядке.

Носитель (документированной) информации – материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

Документированная информация – структурированная инфор- И

Целостность (электронного документа) – состояние электрон-

ного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

Реквизит документа – элемент оформления документа. Доступ к документу – возможность и условия получения и ис-

пользования документа.

В классическом представлении документооборот является тем информационным потоком, при помощи которого, с одной стороны,

5

организация взаимодействует с окружающей средой (государством, обществом, гражданами, иными хозяйствующими субъектами), с другой, – с помощью документооборота организация как единая централизованная сущность осуществляет внутреннее взаимодействие меж-

ду ее исполнительными органами, структурными подразделениями, Сотдельными работниками (рис. 1) [12].

и

ТакойбАвид документооборота характерен для любой организации вследствие того, что процессы управления в современных организациях методологически одинаковы, типичны. Подобный документооборот также называют общим, тем самым выделяя его из более

Рис. 1. О щая схема документооборота организации

коммуникативная – обеспечение информационного внутреннего и внешнего взаимодействия;

директивная – обеспечение прямого управления путем постановки задачи контроля их исполнения.

Общий документооборот характерен для всех современных организаций. Происходит это, прежде всего, вследствие единообразия и унифицированности применяемой в них модели управления. Сам же общий документооборот может быть разделен на несколько видов

6

документоориентированных процедур, именуемых внешним, внутренним и обеспечивающим документооборотом (рис. 2) [12].

ОбеспечивающиеР . 2. Структура о щего документооборота организации

объединения документов в дела в соответствии с номенклатурой дел (индексооборазующим классификатором) и управление нормативносправочной информацией.

Апроцедуры – это, прежде всего, процедуры

Частные виды документооборотаД

Кроме общего документооборота, который присущ всем организациям вне зависимости от вида деятельности, размеров и форм соб-

архивное дело (совокупность процедурИархивного документооборота);

кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);

бухгалтерский документооборот;

секретное и конфиденциальное делопроизводство;

технический и технологический документооборот;

документооборот системы менеджмента качества.ственности, существует еще большая группа систем документооборо-

7

Назначение, основные свойства и функции СЭД

Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой комплекс программ для контролируемого создания и управления документами на предприятии (в организации) в соответствии с правилами обработки документов, обусловленными бизнеспроцессами.

ЭД предназначена для следующих целей [1]:

нтеграц – повышения информированности руководства и специал стов за счет увеличения объемов информационного хране-

повышенияуменьшен я стоимости документационного обеспечения

управлен ябАпредпр ят ем за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;

уменьшен я стоимости и сокращения времени поиска бу-

мажных ор г налов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

интеграции информационных процессов в рамках коопера-

ции предприятий;

создание качественно новой информационной базы для по-

следующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

СЭД предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:

процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода ор- ганизационно-распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);

процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);

управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).

8

Объектом автоматизации являются процессы:создание документов;

подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно-распорядительных, отчётностатистических, учётных, плановых, информационно-справочных и других управленческих документов;

работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

домственногомодействиявза и взаимодействия с населением.

В современной организации системы электронного документо-

государственных учреждениях на технологий электронного до-

кументооборота решаются задачи внутреннего управления, межве-

С стема электронного документооборота – организационнотехническая с стема, о еспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютер-

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классическогоСЭДделопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектнойИдокументацией, документами по кадровой деятельности и др.). также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами [30].

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор.

9

Электронный документооборот (ЭДО) – единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Основные требования к системе электронного документооборо-

та [26]:

1. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпорат вная вычислительная сеть, в которую включаются

ять функц ональные характеристики системы.

2. СЭД должна о еспечивать изменение своих характеристик, параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от

документооборота 3. Система должнаАстроиться на основе открытых технологий,

обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна ыть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратныхДплатформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные (ёмкие).

4. Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавание документов на русском и основных европейских языках, а также полнотекстовую индексацию текстовогоИдокумента. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов.

10

Принципы, функцииизадачиэлектронногодокументооборота

Основные принципы построения системы электронного документооборота:

2.Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократ ть время движения документов и повышения оперативности х сполнен я.

3.Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

4.Единая (или согласованная распределенная) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

5.Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

6.Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение докумен-

тов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.бА

регистрация документов;

контроль исполнения документов;

создание справочников и работа с ними;

контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

создание и редактирование реквизитов документов;

формирование отчетов по документообороту предприятия;

11

импорт документов из файловой системы и интернета;создание документа прямо из системы на основе шаблона

(прямая интеграция);работа с версиями документа, сложными многокомпонент-

ными и многоформатными документами, вложениями; Сэлектронное распространение документов;

работа с документами в папках;получен е документов посредством сканирования и распо-

знавания;

организацуменьшен ем затрат на доступ к информации и обработку документов.

На р с. 3 схемат чно представлены функции СЭД в типичной

бА[20].

Д

Рис. 3. СЭД в организацииИ

В условиях применения современных информационных технологий происходит изменение основной парадигмы управленческого документооборота. Если раньше управленческий документооборот рассматривался как одна из основных делопроизводственных функций по обеспечению процессов работы с документами в организации, то теперь управленческий документооборот представляет собой

12

управляемую документальную коммуникацию, осуществляемую с применением современных информационных технологий, внутри организации и во взаимодействии с внешней средой. В состав непосредственных участников электронного документооборота в организации в конечном счете входят все подразделения и должностные лица, задействованные в документируемых процессах управления [15]. В табл. 1 представлено сопоставление основных принципов документооборота на предпр ят (в организации) при использовании традиционного подхода к управлению документами и электронного документооборота.

13

В аспекте организации документооборотаД, понятия процедуры фактически полностью тождественно понятию процесса (в данном случае – документоориентированного процесса). Обеспечивающие процессы документооборота предназначены прежде всего для выпол-

нения функций поддержки процедур документооборота также, как сам документооборот предназначен для выполнения функций поддержки отдельных процессов управления и организационного взаимодействия.

Представляя процедуры работы с документацией с точки зрения процессного подхода к управлению, а потоки документов организации как поток информационного обмена, появился самый эффективный на сегодняшний день подход в работе с электронной документа-

14

цией – автоматизация документоориентированных процедур посредством потоков работ (WorkFlow) с документами.

Требования к системам электронного документооборота [29]:

15

16