Вопрос 13.1. Отчеты - средство вывода информации из базы дан­ных. Способы создания отчетов

Отчет создается в том случае, когда нужно наглядно представить на экране или на бумаге сводную информацию, хранящуюся в БД. Отчет позволяет:

• представить данные в удобной для чтения и анализа форме;

• сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением ито­говых и средних значений;

• включить в отчет и напечатать графические объекты, например диа­граммы;

• включить в отчет выборочную информацию из таблиц БД;

• добавить информацию, не содержащуюся в БД.

Отчет может создаваться в режиме Конструктора или с помощью Ма­стера отчетов.

MSAccess позволяет создавать однотабличные отчеты, многотаблич­ные отчеты на основе данных нескольких взаимосвязанных таблиц базы данных, отчеты на основе запросов, отчеты в виде диаграмм.

Рассмотрим создание отчета на основе запроса.

Вопрос 13.2. Создание отчета с помощью Мастера отчетов.

Выполнение:

1. До создания отчета нужно создать запрос, содержащий все по­ля, которые предполагаются в отчете, и вычисляемые поля.

2. Выполнить команду СОЗДАНИЕ - МАСТЕР ОТЧЕТОВ

3. В поле Таблицы и Запросы выбрать из списка Запрос, на осно­вании которого строится отчет.

4. В области Доступные поля выбрать поля, которые будут вклю­чены в Отчет.

5. Установить, по каким полям выполнить группировку.

Для того, чтобы сгруппировать записи по какому-либо полю, нужно выделить это поле и нажать >. Затем можно указать следующее поле группировки.

Примечание 1: Если в качестве поля для группировки уже указано ка­кое-либо поле, по которому нам не нужно группировать данные, то нуж­но выделить это поле и нажать стрелку назад <. Примечание 2: Кнопка «Группировка» позволяет определить интервалы группировки. Это обеспечивает создание таких групп, которые нужны пользователю.

6. Указать, если требуется, по каким полям выполнить сортиров­ку записей. Access автоматически сортирует записи по тем же полям, по которым выполняется группировка.

7. На этом же шаге нажать кнопку ИТОГИ. Установить флажки для выбора функций и полей, по данным которых вы­полняются групповые операции.

На этом же шаге можно указать, что выводить в Отчет - только итоги или данные и итоги.

8. Выбрать вид макета отчета.

9. Выбрать стиль оформления отчета.

10. В следующем окне задать имя отчета (по умолчанию выводит­ся имя Запроса, на основе которого строится Отчет).

Вопрос 13.3. Технология работы с отчетом в режиме Конструкто­ра отчетов.

Данный вопрос рассматривается на практических занятиях

Вопрос 13.4. Структура и разделы отчета. Элементы управления отчета

Макет отчета разделен на следующие области:

1. Заголовок отчета. Располагается на первой странице перед верхним колонтитулом. В нем размещается, как правило, название отчета (выходного документа).

2. Верхний колонтитул. По умолчанию помещается на каждую страницу отчета. Обычно содержит заголовки столбцов.

3. Заголовок группы. В нем размещается имя поля, по которому выполняется группировка данных. Эта область создается для каждого группировочного признака.

4. Область данных. Содержит данные базы. Элементы этой обла­сти повторяются для каждой группы записей.

5. Примечание группы. Содержит формулы подведения итогов по группам.

6. Нижний колонтитул. Присутствует на каждой странице отчета. По умолчанию в него выводится номер страницы и текущая дата. С по­мощью панели элементов можно создавать в этой области свои поля.

7. Примечание отчета. Содержит формулу подведения общего итога по записям. При печати помещается в конец отчета и может содер­жать любую информацию, например, наши пояснения к отчету.