Внедрение информационной системы

Общность пространства разработчиков и пользователей необходимо отслеживать, так как в противном случае оно может расщепиться на пространство разработчиков — пространство информационной системы, и пространство пользователей — пространство решения прикладных задач.

После формирования общего пространства необходимо быть уверенным, что и пользователи, и разработчики вкладывают в слова один и тот же смысл. Так, понятие "хорошо работающая система" для пользователя и разработчика означает разное. Пользователь считает, что "хорошо работающая система" удобна в применении и позволяет решать практические проблемы. Разработчик же считает, что "хорошо работающая система" не имеет программных сбоев и обладает необходимым для решения прикладных задач инструментарием.

Различие в этих понятиях хорошо иллюстрируется на следующем примере. В Японии группу добровольцев попросили перевести не очень сложные электронные часы на час вперед. Часы имели 3 кнопки и около 8 функций. Половине добровольцев дали описание часов, а другая половина пробовала без описания.

Результаты оказались парадоксальными. Без описания перевести часы вперед не смог никто. А имея описание, с задачей справилось около 40%. И это притом, что все добровольцы были связаны с техникой и среди них были даже профессиональные часовщики.

Приведенный пример иллюстрирует еще одно различие в словаре разработчика и пользователя. Если разработчик уверяет, что информационная система может решать все мыслимые и немыслимые задачи предприятия, то пользователь, скорее всего, будет уверять в том, что система полностью неработоспособна. Система, позволяющая делать все, становится настолько сложной, что работать с ней умеют только разработчики-профессионалы. А рядовые пользователи, из-за ее сложности, теряют способность решать даже простейшие задачи.

Создание общего словаря — системы понятий, имеющих одинаковый смысл как для пользователей, так и для разработчиков, позволяет перейти к формированию видения.

Видение — представление о месте информационной системы в управлении предприятием дает нам возможность понять, что же мы хотим от системы. Наши пожелания оформляются в виде целей. Цели должны быть как качественными, так и количественными и иметь четкие, не допускающие двусмысленного толкования критерии их достижения.

Реализация целей состоит из решений задач в рамках выделенных на это времени, ресурсов и денег. Внедрение и использование системы может быть поставлено под угрозу вследствие факторов риска и форс-мажора. Предвидение этих факторов и принятие мер по их нейтрализации обеспечивает успешные внедрение и работу информационной системы.

Внедрение системы имеет свои фазы жизненного цикла (см. рис. 10):

• знакомство;

• принятие;

• использование.

На первом этапе к системе проявляется интерес. Важно использовать любопытство сотрудников предприятия для снятия возможных страхов и представления системы в выгодном для нее свете.

Так, на одном из крупных предприятий планировалось внедрение информационной системы поддержки формирования решений. Разработчиками были сотрудники одного из ведущих ВУЗов. Генеральный директор предприятия, будучи мудрым человеком, предложил поставить компьютеры у ведущих сотрудников и установить на них разнообразные игрушки.

В то время, в середине 80-х, компьютеры еще были редкостью, и многие специалисты испытывали перед ними страх: боялись самостоятельно включать и работать. Генеральный директор решил использовать естественное человеческое любопытство, чтобы привлечь людей к компьютерам. Для этого он и предложил поставить компьютеры с играми на столы специалистов.

Специалисты — тоже люди, и ничто человеческое им не чуждо. Начав с игрушек, они бы привыкли к компьютеру и стали бы готовы к работе с ним.

Однако работники ВУЗа, будучи слишком увлечены решением технических задач по оптимизации деятельности предприятия, пренебрегли пожеланиями Генерального директора. Специалисты предприятия не восприняли компьютеры, а разработчики так и не сумели приступить к фактическому внедрению информационной системы. Место сотрудников ВУЗа заняла другая фирма, которая вняла совету Генерального директора, установила компьютеры игрушками и приучила к ним персонал предприятия. Когда же он привык, новые разработчики перешли к внедрению информационной системы, которая хоть и не была столь совершенной, как разработанная сотрудниками ВУЗа, но зато была принята и освоена персоналом.

Стадия принятия информационной системы также очень важна. На этой стадии происходит понимание того, какие же задачи стоит решать при помощи системы. Персонал предприятия, чрезмерно воодушевленный новой системой, может рассчитывать, что она закроет все проблемы. Естественно, такого никогда не бывает. Однако разрыв между чрезмерными ожиданиями и реальными возможностями может загубить даже отличную информационную систему.

На первой стадии сотрудники знакомятся с системой вообще, с ее принципиальными возможностями. На стадии принятия происходит переход от ожиданий и "возможностей в принципе", к решению задач предприятия в рамках выделенных времени, средств, денег. Такой переход всегда болезненный, поэтому во время него важно акцентировать внимание на фактической пользе от применения системы в решении реальных проблем предприятия. На этой стадии следует четко очертить круг задач, которые информационная система будет решать.

Определение круга фактически решаемых задач завершается эксплуатацией системы. Эксплуатация системы может порождать свои проблемы, которые решаются в рабочем порядке специалистами по ее сопровождению.