Глава 1. Теоретические основы производительности труда управленческого персонала

1.1 Характеристика управленческого персонала. Организация труда менеджеров

Под трудовыми ресурсами понимают часть населения, обладающую физическим развитием, умственными способностями и знаниями, необходимыми для осуществления хозяйственной деятельности. На уровне предприятия чаще всего используется термин кадры, или персонал.

Кадры – это совокупность работников различных профессионально-квалификационных групп, занятых на предприятии и входящих в его основной (штатный) состав. Персонал включает всех лиц, связанных трудовыми отношениями с предприятием, в том числе совместителей, лиц, выполняющих работы по договорам подряда, и др.

В структуре кадров на предприятии принято выделять определенные категории, характеризующие степень участия работников в хозяйственной деятельности предприятия.

В зависимости от участия в производственном процессе, весь персонал предприятия делится на две категории: промышленно-производственный персонал (ППП) и непромышленный персонал.

К промышленно-производственному персоналу относятся работники, которые непосредственно связаны с производством и его обслуживанием. К непромышленному персоналу относятся работники, которые непосредственно не связаны с производством и в основном это работники ЖКХ, детских и врачебных, санитарных учреждений, принадлежащих предприятию.

В свою очередь промышленно-производственный персонал в зависимости от выполняемых им функций классифицируется на две основные категории: рабочие и управленческие работники¹.

Управленческий персонал – работники, профессионально участвующие в менеджменте и составляющие аппарат управления. В его структуру включаются руководители, специалисты и технические исполнители. Эти категории работников выполняют различные управленческие операции и процедуры и имеют разную профессиональную подготовку.

Управленческие процедуры и операции подразделяются на творческие, логические и технические. Творческие – наиболее сложны и требуют высокой квалификации работников; логические – выполняются в определенной, заранее заданной последовательности, то есть по разработанному алгоритму, по классу сложности они ниже творческих, но их выполнение также требует от работников управленческого аппарата специальной подготовки; технические – характеризуются наибольшей частотой повторения, более просты по исполнению и не требуют высокой квалификации работников (размножение документов, доставка почты, разноска данных в картотеки, ведение делопроизводства). Логические и технические операции могут быть на 60-80% механизированы.

К руководителям относятся лица, наделенные полномочиями принимать управленческие решения и организовывать их выполнение. В зависимости от возглавляемого коллектива, можно разделить на линейных и функциональных. К линейным относятся руководители, возглавляющие коллективы производственных подразделений, объединений, отраслей, и их заместителей. К функциональным относятся руководители, возглавляющие коллектив функциональных служб и их заместителей.

По уровням, занимаемым в общей системе управления, все руководители подразделяются на руководителей низового звена, среднего и высшего. К руководителям низового звена принято относить мастеров, старших мастеров, начальников небольших цехов, а также руководителей подразделений внутри функциональных отделов и служб. Они определяют миссию, цели, политику и основные стандарты деятельности фирмы, ее структуру и систему управления. Руководители среднего звена – начальники крупных цехов, директора предприятий и их заместители. Назначаются и освобождаются от должности первым лицом или его заместителями и несут перед ними ответственность за выполнение полученных заданий и сохранность доверенного им имущества. Они устанавливают задания низовым руководителям, осуществляют контроль, занимаются организацией процесса производства, совершенствованием условий труда, следят за соблюдением трудовой дисциплины, частично решают кадровые вопросы. К руководителям высшего звена обычно относят руководителей финансово-промышленных групп, а также генеральных директоров крупного объединения. Обеспечивают нормальное осуществление технологических процессов и стабильную работу персонала. Низовые руководители работают непосредственно с исполнителями. Они распределяют задания, разрабатывают графики работы, организуют и координируют труд подчиненных, обеспечивают условия выполнения производственных заданий, контролируют соблюдение их сроков и рациональность использования оборудования.

Руководители – менеджеры, возглавляющие предприятия, организации или их структурные подразделения. Имеют высшее специальное образование и значительный практический опыт работы. Руководители направляют работу предприятий, организаций, подразделений, принимают управленческие решения и несут полностью ответственность за выполнение принятых решений и результаты работы предприятий и подразделений. В бюджете рабочего времени руководителей удельный вес творческих операций и процедур составляет около 60%.

К специалистам относятся работники, занятые инженерно-техническими, экономическими, бухгалтерскими, юридическими и другими аналогичными видами деятельности. Специалисты – сотрудники аппарата управления, обладающие специальными знаниями, имеющие законченное высшее или среднее образование. Обычно они привлекаются к разработке вариантов управленческих решений и несут ответственность за качество выполняемой работы. В бюджете рабочего времени специалистов более 50% занимают логические операции и процедуры, а на долю творческих приходится до 25%.

К собственно служащим относятся работники, осуществляющие подготовку и оформление документации, учет и контроль, хозяйственное обслуживание и делопроизводство (агенты, кассиры, контролеры, делопроизводители, учетчики, чертежники и др.). Технические исполнители обслуживают процесс управления (секретари, машинистки, курьеры, лаборанты, учетчики, чертежники и другие). В большинстве случаев не имеют высшего специального образования, но имеют специальную профессионально-техническую подготовку. Технические исполнители выполняют вспомогательные функции.

Все эти категории сотрудников, занятых в аппарате управления, тесно взаимодействуют, а их действия согласовываются и координируются для обеспечения оптимального достижения целей организации².

Менеджер – руководитель, профессионально участвующий в управлении и обладающий определенной экономической, технической и психологической подготовкой, необходимой для руководства персоналом.

Главная задача любого руководителя заключается в управлении человеческим поведением, так как любые производственные процессы осуществляются через взаимодействие людей в объекте управления. Руководитель должен направить это взаимодействие в нужную организации сторону.

В процессе управления персоналом менеджер выполняет различные функции. Прежде всего топ-менеджеры формируют стратегию организации. На основе анализа исходной ситуации и предвидения они четко определяют стратегические цели и этапы их достижения. Менеджеры ставят задачи перед подчиненными, составляют план действий и обеспечивают реализацию плана и достижение поставленных целей.

В условиях научно-технической революции менеджеры должны осуществлять и экспертно-инновационную функцию, которая тесно связана со стратегической. Это ориентация руководителя на нововведения, создание в организации атмосферы новаторства, развитие внутрифирменного предпринимательства и т.п.

Одна из основных функций руководителя — административная: организация контроля, создание необходимых условий для деятельности персонала, координация деятельности подчиненных.

Возрастание человеческого фактора в деятельности современной организации ведет к усилению социальной функции руководителя. Эта функция включает подбор, обучение и развитие персонала, стимулирование и мотивацию труда работников, создание в организации благоприятного морально-психологического климата³.

Все перечисленные функции свойственны руководителям высшего, среднего и низшего звеньев управления, но доминирование тех или иных функций в деятельности менеджера во многом зависит от его места в управленческой иерархии.

В деятельности руководителя принято выделять две составляющие: умение возглавить коллектив, умение организовать личную работу.

Умение возглавить коллектив заключается в способности направлять усилия коллектива на решение задач, стоящих перед данной организацией (или предприятием). В этой части в содержание труда руководителя входят: определение главных и частных целей деятельности предприятия (организации) и путей их достижения; организация функционирования системы управления; руководство подготовкой и осуществлением необходимых управленческих решений; анализ и оценка эффективности реализации принятых решений в целях внесения необходимых коррективов в текущую деятельность; подбор, расстановка персонала и работа с ним.

Организуя работу персонала, менеджер должен руководствоваться общими правилами, основное содержание которых можно свести к следующему: обеспечить использование каждого работника на том участке, где по своим деловым качествам и личным наклонностям он может принести наибольшую пользу организации; установить строгую ответственность каждого подчиненного за порученное ему дело и контролировать исполнение; поощрять инициативу и добросовестное отношение к труду; уметь определять стратегические и тактические цели организации и обеспечивать их достижение.

Важным условием успешного руководства коллективом является умение менеджера не только видеть стратегические цели организации, но и направлять усилия коллектива на достижение этих целей. Необходимо, чтобы руководитель умел опираться на коллектив, привлекать подчиненных к принятию решений. Менеджер должен уметь создавать свою команду, т.е. сплоченный коллектив сподвижников, способный решать стоящие перед организацией задачи. Наличие такой команды, с одной стороны, позволяет избежать ошибок в принятии ответственных решений, а с другой — повышает активность работников, приобщая их к принятию решений.

Однако создание команды не означает снижения ответственности руководителя и вседозволенности в поступках. Наоборот, хорошему руководителю должны быть присущи нетерпимость к недостаткам и высокая требовательность к себе и своим подчиненным. В то же время руководителю должна быть присуща высокая культура общения, которая проявляется в такте, вежливости, деликатности в общении с подчиненными.

Эффективность работы организации в значительной мере зависит от организации труда руководителя, от его умения работать с людьми и от умения организовать свою работу.

Организация личной работы — это прежде всего выработка руководителем оптимального применительно к конкретным условиям режима собственного труда.

Правильная организация личной работы — это и владение такими основными видами труда руководителя, как работа с документами, телефонные разговоры, служебные контакты и беседы с посетителями, проведение совещаний, контроль исполнения.

Директора крупных организаций в нашей стране затрачивают на работу с документами до 20% рабочего времени. Существуют различные направления сокращения времени работы с документами: сокращение избыточной информации, ограничение объема документов, поступающих к руководителю, делегирование полномочий и передача права подписи документов ответственным исполнителям в рамках, предусмотренных законодательством. Подпись руководителя должна ставиться на наиболее важных документах. Для экономии времени при составлении документов целесообразно шире использовать технические средства.

Беседы с посетителями могут проводиться по инициативе руководителя или по просьбе подчиненного. Руководитель должен учить подчиненных рационально и четко излагать и обосновывать свои предложения, например, по следующей схеме: суть предложения или просьбы сотрудника, что намерен или может сделать он сам по данному вопросу, что мешает или тормозит осуществление его предложений, чего конкретно он хочет от руководителя, кто из работников непосредственно связан с затронутыми проблемами и сможет содействовать их решению. При проведении беседы руководитель должен выслушать мнение подчиненного и по полученной в ходе беседы информации принять решение. Для рационализации приема посетителей руководителю необходимо установить график их приема в зависимости от перечня служебных вопросов и категорий работников, а также выделить определенные дни, недели и часы для приема сотрудников по личным вопросам.

Телефонные разговоры занимают до 25% времени руководителя. Анализ показывает, что на многие звонки руководитель вообще мог бы не отвечать, доверив решение вопроса секретарю или референту. Телефонные разговоры должны быть деловыми и краткими. Однако следует помнить, что по первому звонку создается впечатление о фирме. Поэтому менеджер должен учить подчиненных лаконично, точно и корректно отвечать на вопросы, задаваемые по телефону.

Совещания составляют значительный вес в структуре затрат рабочего времени руководителей (15—20%). Их проведение — необходимая форма работы менеджера, в ходе которой происходит обмен информацией между руководителем и подчиненными, вырабатываются и выносятся на обсуждение варианты управленческих решений и обычно принимаются решения. Кроме совещаний, на которых принимаются решения, могут проходить совещания, связанные с разъяснением и уточнением задач по реализации решений и оценкой их результатов, а также оперативные совещания. Проведению совещания предшествует определенная подготовительная работа. Приступая к подготовке совещания, важно четко сформулировать повестку дня, определив круг вопросов, подлежащих обсуждению. Далее необходимо собрать и подготовить информацию, необходимую для совещания (часто ее оформляют в виде основного доклада, текст которого раздается участникам совещания заранее), определить круг участников, время и место проведения совещания. Приглашать на совещание следует только работников, компетентных в обсуждаемой проблеме. Время проведения совещания определяется обычно в первой половине дня до обеда. Желательно, чтобы продолжительность совещания не превышала регламента. Оптимальной считается продолжительность совещания от 45 минут до одного часа. Совещания лучше проводить в специальном помещении, например в зале заседаний, а не в общей комнате или в кабинете руководителя. В процессе подготовки совещания обычно участвуют и технические исполнители (секретари, референты и т.п.). В частности, им поручается оповещение участников совещания о времени, месте и цели совещания, а также подготовка технической базы для проведения совещания. Возможны разные способы проведения совещания: слово могут получать участники совещания по заранее составленному списку, по желанию выступить в ходе совещания, по решению председательствующего. Оптимальная продолжительность выступления в прениях от трех до пяти минут. Обычно за это время выступающий успевает изложить свои основные соображения по обсуждаемому вопросу и при соблюдении регламента все участники совещания получают возможность высказаться. Во время обсуждения вопросов на совещании руководитель следит за регламентом, направляет обмен мнениями по обсуждаемым проблемам путем постановки дополнительных вопросов и предложений высказаться. При этом крайне важно фиксировать новые идеи и предложения, способствующие оптимальному решению обсуждаемых проблем. В заключение совещания руководитель подводит его итоги. По результатам совещания обычно, кроме протокола, составляется еще директивный документ, в котором отражается принятое решение. Реализация принятого решения контролируется обычно компетентной комиссией, сформированной из числа участников совещания. По ходу реализации решения также могут проводиться специальные совещания, но они требуют меньшей подготовки и ограничиваются, как правило, выступлениями ответственных за реализацию решения и ответами на вопросы.

Своевременное и качественное выполнение подчиненными решений и распоряжений требует от менеджера контроля за исполнением поручений. Это приучает подчиненных к дисциплине и четкости в работе. Контрольные функции занимают в бюджете рабочего времени руководителя значительное место (до 20%)⁴.