Глава II. Организация и управление

2.1. Сущность организации, ограничения и условия функционирования

В широком смысле термин «организация» (от греч. «organon») означает определенный порядок, а повышение степени организованности – упорядочение.

В русском языке слово «организация» употребляется в трех значениях:

– как система и, в частности, система управления как единый организм;

– как стадия процесса управления, предназначенная для создания новой системы, реорганизации или ликвидации действующей системы;

– как процесс реализации организационных методов управления.

В разделе 1.1 было дано определение формальной организации как группы людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей. Наряду с формальными различают и неформальные организации, существующие во всех формальных организациях, за исключением лишь самых маленьких.

Неформальные организации – это группы, которые возникают спонтанно, но где люди взаимодействуют друг с другом достаточно регулярно.

Управление чаще всего имеет дело со сложными организациями, ставящими перед собой несколько взаимосвязанных целей. Все сложные организации имеют общие характеристики: ресурсы, зависимость от внешней среды, горизонтальное разделение труда, подразделения, вертикальное разделение труда, необходимость управления.

Горизонтальное разделение труда в организации приводит к формированию функциональных областей (производство, сбыт, снабжение, охрана труда и техника безопасности, персонал, финансы и т.п.) и проявляется в создании соответствующих подразделений.

Вертикальное разделение труда в организации связано с необходимостью управления подразделениями. Возникает цепочка подчиненности объектов управления субъектам управления, появляется иерархия.

В крупных организациях имеет место разделение труда и в управлении. Горизонтальное разделение труда в управлении – это расстановка конкретных руководителей во главе подразделений, отделов и служб.

Вертикальное разделение труда в управлении необходимо для координации управленческой работы. Оно образует уровни управления.

Вне зависимости от числа уровней управления в организации, руководителей традиционно делят на три категории:

– управление высшего звена (институциональный уровень);

– управление среднего звена (управленческий уровень);

– управление низового звена (технический уровень).

Управленческая работа в организации по своей сути очень отличается от неуправленческой. Работа руководителя неоднородна, разнообразна, фрагментарна. В крупных организациях не только четко разграничена работа руководителей и не руководителей, но также разделен большой объем управленческой работы.

Успешно работающая организация – организация, достигающая своих целей. Основные составляющие успеха организации: выживание, результативность и эффективность, производительность и практическая реализация управленческих решений.

Каждая организация имеет ограничения и условия своего функционирования.

Ограничения – внешняя среда (окружение) организации. Условия – внутренняя среда (внутренние переменные) организации.

В науке управления представление о значении внешнего окружения организации и необходимости учитывать его по отношению к организации появилось в конце 1950-х годов. Это стало одним из важнейших вкладов системного подхода в науку управления.

Как уже отмечалось, организация, являясь открытой системой, зависит от внешней среды. Руководитель обязан уметь выявить существенные факторы в окружении организации и найти эффективные способы реагирования на внешние воздействия.

Внешнюю среду организации обычно делят на:

– среду прямого воздействия на организацию из вне;

– среду косвенного воздействия на организацию из вне.

Среда прямого воздействия включает факторы, непосредственно влияющие на операции организации и испытывающие на себе прямое же влияние операций организации (поставщики, потребители, конкуренты, трудовые ресурсы, государственные органы, источники бытовых ресурсов, релевантные по отношению к операциям организации).

Среда косвенного воздействия объединяет факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции организации, но тем не менее сказываются на них (состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные, политические, географические и др. факторы).

Внешняя среда имеет общие характеристики:

– взаимосвязанность факторов;

– сложность, то есть число и разнообразие внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать;

– подвижность (изменчивость) – скорость, с которой во внешней среде происходят изменения;

– неопределенность – это функция имеющегося по конкретному фактору количества информации и уверенности в ее достоверности.

Эти характеристики относятся как к факторам внешней среды прямого воздействия, так и к факторам внешней среды косвенного воздействия.

Внутренние переменные организации являются в основном результатом управленческих решений. Но это не означает, что они полностью контролируются руководителями.

К факторам внутренней среды организации относятся цели, структура организации и управления, задачи, технологии, люди, организационная культура, материально-технические ресурсы.

Перечисленные переменные в управленческой практике никогда не рассматриваются независимо друг от друга.

Организация управления – это создание новой организационной структуры управления или внесение необходимых изменений в уже существующую структуру и обеспечение эффективной работы системы управления.