4.4. Факторы эффективной работы коллегиальных
органов управления.
Эффективность работы коллегиальных органов управления, как и любой групповой работы, зависит от целого ряда факторов. Наиболее важные из них: продолжительность заседания, состав обсуждаемых вопросов, количество и состав участников, подготовка заседания, процедура проведения.
Продолжительность заседания. На рис. 4.2 показано влияние продолжительности заседания на состояние участников. Это некоторая усредненная картина. Но большинство людей ведут себя описанным образом. Поэтому при проведении заседания нужно стремиться к тому, чтобы его продолжительность не превышала одного академического часа. Если же обстоятельства требуют более длительной работы, следует делать перерывы продолжительностью 10 – 15 минут.
Нормальная
Ослабление Утом- Отрицательная
Безразличие
активность внимания ление активность к решениям
С
остояние
у
частников
45 75 90 120 Минуты
Продолжительность заседания
Рис. 4.2. Зависимость активности участников от продолжительности заседания
Состав обсуждаемых вопросов является очень важным фактором эффективности проведения заседаний. Анализ показывает, как минимум 30 – 40 % из них безо всякого ущерба для дела можно было не проводить. Не следует тратить много времени на доведение новой информации (с нею можно ознакомить заранее, на рабочих местах), обсуждать вопросы, которые могут быть решены в рабочем порядке, выносить на рассмотрение большое количество вопросов и пр.
Количество и состав участников заседания. Наиболее целесообразным количеством участников групповой совместной работы, включая заседания, является 5 – 10 человек.
Состав участников определяется в первую очередь формальными соображениями. Если это заседание совета при руководителе, то участниками будут его непосредственные подчиненные. Если это заседание рабочей группы, то – члены этой группы. Если же собирается совещание по какой-то проблеме, то участниками будут квалифицированные специалисты, наиболее компетентные в соответствующих вопросах.
Есть способ определения участников заседания с учетом того, какие роли в группе они способны играть. В любой группе необходим человек, организующий и направляющий ее работу. Это может быть официальный руководитель группы, если группа формальная и имеет постоянный состав. Это может быть председатель или координатор в группе временного состава или коллегиальной группе, принимающей решение голосованием. При решении творческих задач в группе должен быть «генератор идей». Такого рода ролей можно определить множество. Выделим восемь основных.
Председатель.
Ускоритель решений. Эта роль также заключается в ведении обсуждения, но в отличие от председателя, который следит за соблюдением общих процедур, обсуждения, ускоритель решений контролирует содержательный аспект. Это ближайший помощник председателя.
Генератор идей поставляет оригинальные мысли, предложения. У других участников тоже есть идеи, но идеи генератора всегда самые неожиданные и своевременные.
Оппонент. Эта роль заключается во взвешенном и объективном анализе высказываемых идей и предложений.
Разведчик. Эту роль может играть человек, который в силу своего характера отдает много времени общению с другими людьми. Он вызывает доверие, легок в общении, имеет множество контактов. В результате разведчик часто неофициально обладает важной информацией задолго ее официального прохождения. Его задача – предоставление группе релевантной информации и предохранение ее от потери связи с внешним миром.
6. Доводчик. Эта роль достается человеку, одержимому деталями. Он обладает таким же высоким интеллектом как генератор идей или оппонент, и реже других высказывает оригинальные идеи. Но он может обратить внимание на мелочь или деталь, которая в определенных условиях приобретает решающее значение.
7. Практик-организатор. Эту роль играет человек, умеющий хорошо реализовывать принятые решения. Он достаточно активно участвует в обсуждении, но его интересует, главным образом, практическая сторона принимаемого решения.
8. Душа группы. Этот человек способствует установлению дружбы и гармонии отношений в группе, препятствует возникновению напряженности и конфликтов. Часто он обладает хорошо развитым чувством юмора, искренне сочувствует и сопереживает чужим проблемам и радостям, обладает авторитетом и может предотвратить возникновение конфликта.
Считается, что чем более полно в группе представлены эти роли, тем эффективнее ее работа. Некоторые роли могут быть совмещены в одном лице. Хотя на практике не всегда удается подобрать участников заседания с учетом не только квалификационного, но и ролевого фактора.
Подготовка заседания. Наряду с определением состав обсуждаемых вопросов и состава участников, она включает в себя определение даты и места проведения, оповещение участников, подготовку необходимых материалов. Идеально, если участники получают заранее раздаточный материал, т.е. краткую постановку проблемы, факты и цифры, возможные пути решения. Если заранее это сделать не удается, то неплохо хотя бы раздать материал прямо на заседании.
Существенным моментом является время проведения заседания. При этом следует учитывать работоспособность людей в течение дня и необходимость выполнения ими своих прямых обязанностей.
Процедура проведения заседания – еще один немаловажный фактор его эффективности.
Процедура – это порядок осуществления некоторой деятельности. В данном случае она включает: краткое введение в проблему, вопросы и ответы, выступления участников, подведение итогов. Важно принять регламент, определяющий не только порядок проведения заседания, но и максимальную продолжительность доклада, ответов на вопросы, выступлений и, возможно, их количества.
Для того, чтобы участники более смело вносили самые неординарные предложения, можно применить прием, используемый в мозговом штурме: запрет критики выдвигаемых предложений, какими бы невероятными на первый взгляд они не казались.
Таковы основные факторы эффективности проведения заседаний, соблюдение которых позволит получить максимум возможного от работы совета, совещания, комитета и пр.