10.2.2. Запись данных и формул, адресация, форматирование

Имена строк и столбцов Calc отображаются в буквенно-цифровом режиме, но можно переключить ещё в два режима совместимости с Microsoft Excel – цифровой и буквенно-цифровой.

Имена столбцов обозначаются буквами, а строк цифрами, адрес ячейки записывается слитно – A1. По исчерпанию алфавита для именования столбцов используются пары и даже тройки букв, также расположенные по алфавиту (AA, AB, AC…ZA, ZB…).

Буквенно-цифровой (A1) режим адресации Calc отличается от аналогичного режима адресации Excel способом задания имени страницы (если формула ссылается на ячейку, расположенную на другой странице). Вид адреса Calc: $Лист1.A1, вид адреса Excel: Лист1!A1. Т.е. в Calc перед именем листа ставится знак доллара, а адрес ячейки на листе отделяется точкой, в Excel имя листа отделяется восклицательным знаком. Адресация внутри листа (без указания имени листа) совпадает.

В цифровом режиме Excel как имена строк, так и имена столбцов обозначаются цифрами, а в формулах используется запись RnCm, где n и m – соответственно номера строки (Row) и столбца (Column) ячейки. Так, адрес верхней левой ячейки A1 записывается в этом режиме как R1C1. Выбрать режим адресации можно в окне Сервис/Параметры/LibreOffice Calc/Формула, список Синтаксис формулы.

Как было сказано выше, ячейки могут содержать как данные, так и формулы. Данные могут быть разных типов. Численные данные в качестве десятичного разделителя используют знак, заданный в настройках системы. Для европейских стран по умолчанию принято использовать запятую. Необходимо помнить, что при написании сценариев, десятичным разделителем в числах является точка, что описано в правилах языка. Calc может автоматически преобразовывать вид данных, например дату. Местным разделителем даты является точка (в конце даты точка не ставится).

При вводе формулы, Calc заменяет её в таблице результатом,

формула всегда начинается (и вычисляется только в этом случае) со знака равенства «=», поэтому когда нужно вывести текст этой формулы без вычислений, можно начать запись в ячейке с пробела или для совместимости с Excel с апострофа (верхней одинарной обычной

225

кавычки). Также диапазону ячеек можно задать текстовый формат, тогда никаких действий для отображения формул не требуется, все вводимые символы будут отображаться без изменений.

При наборе формулы после знака равенства записываются операнды, разделяемые операторами вычислений. Формула может содержать как константы, так и ссылки на ячейки, содержащие данные. Формула вычисляется слева направо в соответствии с определённым порядком для каждого оператора в формуле. Ниже приведены арифметические, текстовые и логические операторы в порядке убывания приоритета:

операторы ссылок (двоеточие, один пробел, точка с запятой)

изменение знака (унарный минус)

процент (%). Установка у числа, адреса или формулы знака процента равносильно умножению на 0,01 (или делению на сто), после ввода значение автоматически переводится в десятичное, т.е. после введённое значение 10% будет заменено на 0,1.

возведение в степень (^)

умножение (*) и деление (/)

сложение (+) и вычитание (–)

конкатенация, слияние двух текстовых строк в одну (& – амперсанд)

сравнение (=, <, >, <=, >=, <>)

Для изменения порядка вычисления используют круглые скобки. Часто допускают ошибку при вычислении выражения подобного x1/3 (допустим, значение x хранится в A1), многие начинающие пользователи записывают это выражение как =A1^1/3, что неверно, т.к. согласно приоритету сначала выполняется возведение в степень, а потом деление, необходимо вычисление значения степени взять в скобки:

=A1^(1/3).

В Calc определен ряд последовательностей, которые могут вводиться автоматически. Для экспериментов воспользуйтесь листом Тест. Введите в ячейке A3 значение Пн (кратное обозначение дня недели – понедельник) и нажмите Enter для завершения ввода (далее необходимость нажатия клавиши Enter указываться не будет, самостоятельно завершайте ввод данных в ячейки этой клавишей). Выделите опять эту ячейку, выделенная ячейка обрамляется рамкой с маркером заполнения (жирной точкой) в правом нижнем углу, поднесите курсор к маркеру заполнения,

226

курсор изменит вид на тонкий черный крестик. Нажмите, удерживайте левую кнопку мыши, и передвигайте курсор вниз, до 16й строки, Calc автоматически заполнит ячейки сокращёнными обозначениями дней недели. В ячейке B3 введите слово понедельник. Заполните значениями ячейки до B16 включительно. Дважды щёлкните на правую границу имени столбца B для автоматического подбора ширины столбца по ширине данных. В ячейке C3 введите янв, в ячейке D3 – Январь. Заполните самостоятельно ячейки снизу введенных значений с помощью маркера заполнения названиями месяцев для перечисления всех месяцев года. Calc поддерживает более сложные правила заполнения. В ячейку E3 введите значение 1 янв, которое будет заменено на значение даты (если год не указан, то используется текущий). Выделите ячейку E3 с датой, нажмите Ctrl+1, в открывшемся окне Формат ячеек на вкладке Числа в поле снизу код формата введите D MMM, нажмите Enter. При копировании с помощью маркера заполнения, последовательно будет изменяться значение дня. Создайте таким образом список дат до 14 февраля.

Для того чтобы просто скопировать значение ячейки без циклического перебора значений списка, копирование нужно производить принажатой клавише Ctrl. Параметры изменения списка можно задать командой меню Правка/Заполнить/Ряды. Создать список своей циклической последовательности текстовых значений можно командой Сервис/

Параметры/ LibreOffice Calc/ Списки сортировки.

При заполнении списка цифр, Calc создаёт последовательность с шагом единица. Поместите в ячейку F3 число 1. С помощью маркера заполнения заполните ячейки снизу числами до 20. Для создания последовательности с шагом, отличным от единицы, необходимо при заполнении выделить две соседние ячейки, содержащие значения последовательности, Calc высчитает разницу, и заполнит последующие ячейки с этим шагом. В ячейку G3 поместите число 1, в G4 введите 3. Мышью выделите обе ячейки и маркером заполнения у ячейки G4 заполните ячейки ниже до строки 14. В H3 поместите число 0, в H4 – 0,1, заполните последовательностью ячейки до строки 14 с шагом 0,1, как было указано выше.

В ячейку I3 введите цифру 5, выделите ячейки с I3 по I12, нажмите Ctrl+D для заполнения всех выделенных ячеек снизу от текущей. Также

227

формул листа (например при создании документации) в окне Сервис/

Параметры/ LibreOffice Calc/Вид в разделе Показать необходимо включить параметр Формулы. Режим Excel R1C1 отображения формул более наглядно показывает, что формулы заданы в относительных координатах. Переключите отображение в режим Excel R1C1. Вы видите, что формулы одинаковы, и имеют вид: =RC[–1]*RC[–2]. Отсутствие значения у префикса R указывает, что используется текущая строка, число у префикса C указывает столбец, квадратные скобки указывают адрес относительно текущей ячейки, минус у числа – смещение влево или вверх, плюс (можно опустить) – вправо и вниз. Т.е. ясно видна формула произведения ячейки столбца левее и ячейки на два столбца левее. Верните режим формул Calc A1. Отключите режим показа формул.

Вячейку F4 введите формулу =E4*$C$1, для этого введите «=», затем нажмите на ячейку E4, введите «*», нажмите на ячейку C1, нажмите Shift+F4, последний адрес будет преобразован из вида C1 в вид $C$1 (при последовательном нажатии Shift+F4 адрес циклически преобразуется в C$1, $C1, C1). Знак доллара в режимах синтаксиса формул Calc A1 и Excel A1 устанавливает абсолютную адресацию, что означает неизменность адреса или его части при копировании формулы в другие ячейки. Таким образом часть адреса фиксируется, «замораживается». Адресация, когда у значения столбца и строки есть знак доллара, называется абсолютной, когда нет – относительной, когда только у строки или столбца – смешанной. Скопируйте формулу ячейки F4 в ячейки F5 и F6. Включите режим отображения формул и Excel R1C1, сравните формулы, восстановите режимы. При самостоятельной работе с формулами в дальнейшем можете использовать как включенный, так и отключенный режим Excel R1C1 на своё усмотрение. Использование абсолютной адресации позволяет создавать понятные электронные таблицы, не требующие правки формул при изменении параметров, т.к. параметры можно вести в отдельные ячейки, ссылаться на них, и менять только значения этих ячеек в случае необходимости. Ярким примером может служить курс валют, внесённый в отдельную ячейку, по которой в прайс-листе автоматически пересчитывается цена импортных товаров.

Вячейку B7 введите «ИТОГО:», выделите ячейку жирным. Выделите ячейки с E4 по E7, нажмите кнопку Сумма «Σ» Панели формул.

229

В ячейку E7 автоматически будет вставлена формула =SUM(E4:E6), и вычислена сумма указанного диапазона. Как видно, диапазон адресов ячеек разделяется двоеточием. Выделите ячейку E7 жирным.

Вычислите сумму НДС87: в ячейку B8 введите текст: «В том числе НДС:». Выделите мышью ячейки с F4 по F6, перейдите в поле имён Область листа, находящееся слева в Панели формул, введите имя диапазона «НДС», и нажмите Enter (команда ниспадающего списка поля имён Управление названиями позволяет редактировать пользовательские имена адресов и диапазонов). Перейдите в ячейку E8, командой Мастер функций (кнопка fx Панели формул) откройте окно редактора формул. По умолчанию выбрана категория Все. Переключите категорию на Последние использованные, как раз последней мы использовали функцию суммирования. Двойным щелчком выберите в списке «SUM» (категория сменится на Математический) в окне справа будет отображено описание, список аргументов и текущий результат. В поле число 1 введите «НДС» и нажмите OK. В ячейке будет высчитана сумма именованного диапазона.

Для указания нескольких диапазонов в качестве аргумента функции используют точку с запятой. Например, запись =SUM(E4:E6;G4:G6) вычислит сумму ячеек двух несвязанных диапазонов.

При назначении имен ячейкам и диапазонам следует соблюдать следующие правила:

имя должно начинаться с буквы или символа подчёркивания «_»;

в именах можно использовать любые числа;

в именах можно использовать точки;

в именах диапазонов нельзя использовать пробелы, вместо пробелов используйте символ подчёркивания (пробелы можно использовать в именах ячеек, листов и документов);

нельзя использовать имена, которые могут трактоваться как ссылки на ячейки, например, $B$5, X1, а также имена с цифрами после первой буквы R;

87 Налог на добавленную стоимость (НДС) — косвенный налог, форма изъятия в бюджет государства части добавленной стоимости, которая создаётся на всех стадиях процесса производства товаров, работ и услуг и вносится в бюджет по мере реализации.

230

в качестве имен можно использовать любые одиночные буквы, кроме букв R и C;

имя может быть длиной до 255 символов, регистр букв не различим. При вводе в поле имён имени ячейки или диапазона, Calc выделит

объекты, на которые ссылается имя.

Выделите диапазон ячеек с A3 по F8, выполните команду Формат/

Ячейки (Ctrl+1), в окне Формат ячеек на вкладке Обрамление выберите предопределенное обрамление с внешней рамкой и линиями внутри

(cтиль: сплошная линия; ширина: 0,05 пт; цвет: чёрный) и нажмите OK, Не снимая выделения с ячеек, повторите команду с обрамлением внешней рамкой, не затрагивая внутренние линии, указав ширину линии 0,55пт.

Выделите ячейки A6:F6, задайте им нижнюю границу 0,55пт. Выделите ячейки A2:F2, выполните команду Объединить и центрировать ячейки.

Выделите получившийся заголовок жирным. Выделите диапазон A2:F8,

выполните команду Формат/ Диапазоны печати/ Определить.

Просмотрите результат командой Файл/Предварительный просмотр страницы, закройте предварительный просмотр клавишей Esc, вызовите окно Файл/Печать (Ctrl+P), увеличьте размер окна, чтобы видеть макет печатаемой страницы в левой части окна, закройте окно. В окне команды Формат/Страница на вкладке Страница можно выбрать ориентацию бумаги (книжная/альбомная), а на вкладке Лист выбрать режим масштабирования: указать относительный масштаб вручную, подогнать (вписать) по высоте или ширине листа, указать, на скольких страницах разместить (чаще всего применяется для масштабирования при распечатки большой таблицы на одном листе).

Выделите ячейку E7, нажмите Ctrl+C для копирования содержимого. Перейдите на лист Тест, в ячейку B18, выполните команду контекстного меню Вставить как/ Вставить связь. В ячейку без копирования формата вставлена абсолютная ссылка на ячейку первого листа со значением =$Накладная.$E$7. Заметьте, что можно адресовать ячейки других листов, указав имя листа. Выделите ячейку B19, вставьте значение из буфера обмена (Ctrl+V). Вставлена формула, вычисляющая сумму диапазона трёх вышестоящих от текущей ячеек листа Тест.

Формат текста в ячейках таблицы задаётся с помощью команд панели Форматирование, окна Формат ячеек (Формат/ячейки, Ctrl+1).

231