1.2.2. Проектирование логической структуры базы данных

На этом этапе каждому информационному объекту ставится в соответствие реляционная таблица, причём главным объектам будут соответствовать главные таблицы, подчинённым объектам - подчинённые таблицы.

Разработка структуры реляционных таблиц

Определим, из каких полей будет состоять каждая таблица.

Пусть в нашей задаче записи таблицы СОТРУДНИКИ будут содержать следующие сведения: код сотрудника, фамилию, имя, отчество, должность, телефон.

Записи таблицы КЛИЕНТЫ будут содержать: код клиента, фамилию, имя, отчество, название организации, телефон.

Записи таблицы КОНТАКТЫ - номер, дату, код сотрудника, код клиента, тип контакта, тема, результат.

Установление связей между таблицами

Связь между таблицами СОТРУДНИКИ и КОНТАКТЫ будет осуществляться по коду сотрудника. Связь между таблицами КЛИЕНТЫ и КОНТАКТЫ будет производиться по коду клиента.

Определение имен, типов и размеров полей в таблицах

Подготовим описание свойств полей для каждой из таблиц (знаком £ отмечены ключевые поля).

Описание полей таблицы СОТРУДНИКИ

Имя поля Тип данных Размер

£ Код сотрудника Текстовый 3

Фамилия Текстовый 20

Имя Текстовый 20

Отчество Текстовый 20

Должность Текстовый 15

Телефон Текстовый 10

Описание полей таблицы КЛИЕНТЫ

Имя поля Тип данных Размер

£ Код клиента Текстовый 3

Фамилия Текстовый 20

Имя Текстовый 20

Отчество Текстовый 20

Организация Текстовый 30

Телефон Текстовый 10

Описание полей таблицы КОНТАКТЫ

Имя поля Тип данных Размер

£ Номер Счетчик

Дата Дата/время

Код сотрудника Текстовый 3

Код клиента Текстовый 3

Тип контакта Текстовый 20

Тема Текстовый 50

Результат Текстовый 50

Рис. 2. Поля создаваемых таблиц

1.3. Создание базы данных

После запуска Access выбираем пиктограмму Новая база данных и щелкаем по ней мышкой. В появившемся окне Новая база данных выбираем имя файла. Имя рекомендуется задать так: фамилия студента и номер группы, напри­мер, СидоровЭСО_0_10_2. и нажимаем кнопку Создать. В результате выполнения этой команды открывается окно БД.

Создание таб­лицы состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структу­ра, на втором - в таблицу вводятся данные. Для создания новой таблицы надо в меню выбрать вкладку Создание. В открывшемся меню следует выбрать режим Конструк­тор. Создадим таблицы в соответствии с рис. 2.

При выборе режима конструктора таблиц появляется окно Табли­ца 1:таблица, в котором определяется структура таблицы. Для каждого поля задаются имя, тип данных, размер и другие свойства. При указании типа данных внизу выплывает окно Свойства поля. В этом окне указывается размер поля и другие необходимые свойства (обязательность поля, наличие или отсутствие пустых строк, индексированность поля). В нашем случае оставим все остальные свойства по умолчанию, щелкнув мышкой на каждой строчке по одному разу. Для опреде­ления ключа выделяются поля, составляющие ключ, и на панели инст­рументов нажимается кнопка Ключевое поле. После определения структуры таблицы ее нужно сохранить. Для этого необходимо закрыть окно Таблица, а в окне Сохранение надо ввести имя таблицы, например, СОТРУДНИКИ. Аналогично создаются таблицы: КЛИЕНТЫ и КОНТАКТЫ. После сохранения таблиц можно перейти ко второму этапу - вводу данных.