Направленность контроля

Выделяют две характеристики направленности контроля: пространственную и временную. Если рассматривать пространственную характеристику, то контроль делят на внутренний (операционный) и внешний (стратегический) (Рис. 26).

Операционный контроль осуществляется на уровне операций, где менеджеры сталкиваются с использованием ресурсов: физических, финансовых, человеческих, информационных.

Внешний контроль часто относят к стратегическому, так как его осуществляют менеджеры, ответственные за стратегию корпорации или бизнеса. Высшие менеджеры собирают информацию о конкурентах, потребителях, поставщиках, технологии, правительстве и обществе, стремятся наблюдать за явлениями, которые могут воздействовать на планы компании, чтобы своевременно отреагировать на них.

Изменения в окружении, воздействующие на организацию

Рис. 26. Направленность контроля

Если рассматривать временную характеристику, то различают оперативный контроль и стратегический (контроллинг).

Задачей оперативного контроля является обеспечение выполнения производственной программы в режиме текущего времени. Контроллинг нацелен на обеспечение рационального использования ресурсов и конкурентоспособности организации и продукции. Область задач контроллинга шире только контроля. Он связывает результаты анализа отклонений со всеми уровнями процесса принятия решений, инициирует корректировки в них в таком понимании является управленческой задачей первостепенной важности (Рис. 29).

Цель

Контроль

Реализация

Планирование

Обратная

связь

Анализ

отклонений

«План – факт»

Рис. 27. Процесс контроллинга

«Контроллинг» - это сложная система управления. Если контроль направлен в прошлое, на выявление ошибок, отклонений, просчётов и проблем, на поиск виновных, то контроллинг – это управление будущим для обеспечения длительного функционирования предприятия и его структурных единиц. Службы контроллинга стремятся так управлять процессами текущего анализа и регулирования плановых и фактических показателей, чтобы по возможности исключить ошибки, отклонения и просчёты, как в настоящем, так и в будущем.

Виды контроля:

1. По времени осуществления различают 3 вида контроля:

- предварительный;

- текущий;

- заключительный.

По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления (Рис. 28).

2. В зависимости от того, кто осуществляет контроль (по субъектам контроля) различают:

- внешний;

- взаимный;

- внутренний.

Предварительный контроль

Текущий

контроль

Заключительный контроль

В ремя

Рис. 28. Время осуществления основных видов контроля

Предварительный контроль начинает осуществляться до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определённых правил, процедур и линий поведения.

Ключевыми областями предварительного контроля являются человеческие (трудовые), материальные (физические), финансовые, информационные ресурсы.

В области человеческих ресурсов контроль достигается за счёт анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалификационных кадров. Требования к стажу, образованию, проверка рекомендаций, тестирование, справедливая оплата, собеседование, предварительное обучение – всё это повысит вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

В области физических ресурсов. Сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно, поэтому нужен контроль. Вырабатываются стандарты минимально допустимого качества сырья и оборудования. Выбирается надёжный поставщик, осуществляется контроль обеспеченности запасами.

В области финансовых ресурсов. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план), который устанавливает предельные значения затрат по каждому подразделению. Средств должно быть достаточно для осуществления плановых мероприятий.

В области информационных ресурсов контролируется надёжность источника информации и каналов связи.

Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ. Объектом текущего контроля чаще всего являются подчинённые сотрудники, а осуществляет его непосредственный руководитель. Это позволяет откорректировать поведение работников, предотвратить возникновение серьёзных проблем. Для осуществления текущего контроля аппарат управления использует обратную связь (данные о полученных результатах). Так, если рабочий делает ошибки, мастер сообщает ему о них.

Все системы с обратной связью:

1. Имеют цели.

2. Используют внешние ресурсы.

3. Преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования.

4. Следят за значительными отклонениями от намеченных целей.

5. Корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей.

Таким образом, обратная связь используется для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы до того как это потребует слишком больших затрат.

Организационные системы контроля с обратной связью относятся к открытым системам. Руководитель регулярно воздействует на эту систему (как внешний элемент), вносит изменения как в её цели, так и в функционирование.

Заключительный контроль. В нём обратная связь используется после того как работа выполнена. Заключительный контроль имеет важные функции:

На стратегическом уровне:

- даёт информацию руководству, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагаются проводить в будущем.

На операционном уровне:

- способствует мотивации, так как устанавливается связь между результатами и вознаграждениями;

- даёт менеджерам информацию для оценки эффективности организационной деятельности;

- нацеливает менеджеров наладить свою работу должным образом.

Внешний контроль осуществляют высшие государственные органы власти: Администрация Президента; комиссии Совета Федерации, Государственной Думы по направлениям; налоговая инспекция; прокурорский надзор; аудиторские фирмы; независимые государственные и общественные организации экспертов; комиссии ЦБ РФ и министерства финансов РФ; экологический контроль; противопожарная инспекция; рыболовная и охотничья инспекция; ГИБДД и др.

Взаимный контроль осуществляют предприятия и организации, связанные хозяйственными и иными договорами, специально созданными комиссиями или с привлечением независимых аудиторских фирм (межведомственный и внутриведомственный контроль).

Внутренний контроль осуществляют предприятия и организации самостоятельно. Для этого в функции всех менеджеров входит функция контроля, кроме этого могут создаваться постоянные органы контроля, например, контрольно-пропускные органы, отдел технического контроля (ОТК) и создаваться временные контрольные органы. Объектом их контроля являются: показатели эффективности использования основных и оборотных средств, их состояние и сохранность, себестоимость товарной продукции, прибыль, источники финансирования, выполнение обязательств перед кредитно-финансовой системой, технико-технологический контроль, контроль качества продукции и услуг (в зависимости от специфики деятельности) и т.д.