3. Графоаналитический метод, графики документооборота.

Наибольшее распространение при анализе потоков учетной инфор-мации получил графоаналитический метод, который заключается в состав-лении оперограмм.

Оперограмма – это графическое изображение документального процесса с целью выявления нерациональных документопотоков и их упорядочения. Основным элементом оперограммы является документ.

Процедура документа в оперограмме.

Оперограмма составляется в двухмерной системе координат: ось Х или название колонок – «ответственные исполнители», ось У или название строк – «хозяйственной операции».

Каждая операция в оперограмме отражена по ее номеру, стрелка показывает направление движения документа.

Построение оперограмм при анализе документальных вопросов позволяет:

1. Разбить документальный процесс на отдельные хозяйственные операции.

2. Установить перечень первичных документов по каждой хозяйственной операции.

3. Установить перечень подразделений предприятия и конкретных лиц, ответственных за формирование и обработку документов.

4. Выявить нерациональные документопотоки с целью их упорядочения.

Опрерограмма накладной для реализации готовой продукции на предприятии

Ответственные исполнители Хозяйственные операции	Отдел сбыта	Кладовщик	Бухгалтер (менеджер)	Главный бухгалтер	директор	Отдел общий (отдел адров)	Бюро пропусков
Получение распоряжения на реализацию ГП Подбор и комплектация ГП Выписка накладной на реализацию ГП Проверка и подпись накладной Принятие решения об отгрузке Нанесение штампа или печати на накладную Выдача ГП покупателю или экспедитору и подпись материально ответственного лица Отметка бюро пропусков Передача в бухгалтерию и обработка	1	2 7	3 9	4	5	6	8

Результаты проведенного анализа являются основой разработки системы документооборота.

Основные принципы составления графиков документооборота

1. Документ необходимо составлять в момент выполнения хозяйственной операции, после оформления он проходит лишь те инстанции, где осуществляется контроль данной хозяйственной операции. Из графика может быть исключено время прохождения документа по инстанциям, где его только формально визируют без проверки зафиксированной операции. Наличие таких инстанций в графике приводит к излишним потерям времени. Если документ оформлен не в надлежащем порядке, его следует вернуть или отклонить, а не задерживать.

2. Время прохождения документа от места составления до бухгалтерии должно быть минимальным, а поступление документов в бухгалтерию равномерным, для этого необходимо выделить круг лиц, которые берут участие в составлении документа.

3. В графике должно быть четко определено время составления документа и его прохождение через каждую инстанцию. Сроки передачи документа от одного исполнителя к другому должны быть согласованы.

Этапы составления графика документооборота:

1. Составление оперограммы для всех документальных процессов при помощи графоаналитического метода.

2. По результатам оперограммы с использованием приемов инвентаризации и типизации документов выявляют все первичные и сводные документы, а также перечень должностных лиц, которые несут ответственность за их составление, утверждение, обработку; определяют периодичность выписки документа.

3. Исходя из количества инстанций, участвующих в оформлении документов, определяют количество экземпляров каждого документа.

4. Исходя из трудоемкости учетных операций, определяют затраты времени на формирование и обработку документов до поступления их в бухгалтерию.

5. Исходя из требований законодательства и учитывая трудоемкость учетных процессов, определяют время обработки сводных бухгалтерских документов и отчетности.

6. В соответствии с законодательством определяют сроки передачи документов в архив их хранения.

7. Составляют график документооборота.

График документооборота составляется в 2-х экземплярах:

– 1-й передается структурному подразделению;

– 2-й хранится у главного бухгалтера.

График документооборота составляет главный бухгалтер (или руководитель структурного подразделения, но с обязательным согласо-ванием с главным бухгалтером), и утверждает руководитель предприятия.

График документооборота конкретного документа

Наименование документа
1. Создание документа	Количество экземпляров
	Лицо, ответственное за оформление	Главный бухгалтер
	Лицо, ответственное за выписку
	Лицо, ответственное за выполнение
	Срок выполнения	Ежедневно (до … ч.)
2.Проверка документа	Лицо, ответственное за проверку
	Лицо, которое представляет документ
	Порядок представления
	Срок выполнения
3. Обработ-ка докумен-та в бухгал-терии	Лицо, ответственное за обработку
	Срок выполнения
4. Передача документа в архив предприятия	Лицо, ответственное за формирование дел	Главный бухгалтер
	Лицо, ответственное за передачу в архив	Главный бухгалтер
	Срок выполнения