Тема 3 „Организация обработки учетной информации”

(8 часов)

Вопросы:

1. Понятие документального процесса, инвентаризация и типизация документов.

2. Организация документооборота: понятие и этапы.

3. Графоаналитический метод, графики документооборота.

4. Основные этапы организации первичного учета.

5. Регистры бухгалтерского учета; их классификация и назначение.

6. Особенности формирования рабочего плана счетов.

7. Организация забалансового учета.

8. Формы бухгалтерского учета.

1. Понятие документального процесса.

Под документальным процессом понимают совокупность механических и методических приемов создания документа. Это процесс регистрации учетной информации в первичных и сводных документах.

Рациональнальная организация бухгалтерского учета требует исследования всех документальных процессов на предприятии.

Целью этого исследования является:

– изучение информационных процессов для определения объемов информации;

– рациональная организация документооборота.

Программа исследования включает следующие вопросы:

1. Назначение документа и подразделение в котором его составляют.

2. Количество экземпляров документа, которые выписывают одновременно.

3. Обязательные реквизиты и показатели, которые содержатся в документе.

4. Методика формирования показателей в документе (например, метод таксировки – это в накладной расчет стоимости товара: цена х количество).

5. Периодичность разработки показателей.

Объектом исследования является:

– документирование операций;

– формирование документов (последовательные записи в бланк доку-мента);

– маршрут движения документов при их обработке.

Маршрут движения документа определяется от места формирования до передачи на хранение.

В исследовании документов используют 2 основных методических приема:

– инвентаризация;

– типизация.

Инвентаризация документов – предусматривает сбор информации обо всех документах предприятия (применяется очень редко, т.к. связан с большой трудоемкостью).

Типизация документов – используется для исследований, систематизирования массивов документов и тех документов, которые регулярно повторяются. Например: изучение движения документов по оформлению выпуска продукции (наряды, маршрутные карты, карты раскрой материалов и т.д.).

2. Организация документооборота: понятия и этапы.

Под документооборотом понимают организованную систему создания, проверки и обработки первичных документов в бухгалтерском учете от момента их создания (получения) до момента их передачи в архив.

Разработка механизма управления документооборотом, является необходимой составляющей ОБУ, которая обеспечивает:

– стабильность работы бухгалтерии;

– четкость движения и оперативность обработки документов;

– своевременность принятия управленческих решений.

Неправильно организованный документооборот может привести к:

– несвоевременному поступлению учетной информации (документов);

– непрогнозированность маршрута движения отчетных и управ-ленческих документов;

– отсутствие ответственных из-за незакреплённости документов за соответствующими сотрудниками;

– невозможность принятия решений без получения дополнительной информации (которая не содержится в документах).

Каждая хозяйственная операция, которая осуществлена на предприятии, должна быть отражена в бухгалтерском учете. В связи с тем, что документы оформляют работники, которые осуществляют хозяйственные операции (далеко не всегда бухгалтер). На предприятии необходимо четко разделить ответственность за оформление и передачу первичных документов, до мест их обработки и хранения.

Для того, чтобы спроектировать систему документооборота, необходимо установить порядок создания и движения этих документов, а так же определить лица, ответственных за их заполнение или принятия решений по ним.

Этапы документооборота на предприятии (движение документов)

1. Создание и оформление документов

2. Движение документов по подразделениям и рабочим местам до бухгалтерии.

3. Прием документа в бухгалтерию, его обработка и использование для бухгалтерских записей.

4. Передача документов для хранение в архив.

В процессе исследования документооборота необходимо выполнять следующие процедуры:

1.Составить список подразделений предприятия, внешних организаций, где составляются или куда поступают документы

2.На основании должностных инструкций, составить список должностных лиц, которые несут ответственность за составление документа, его проверку и обработку.

3.Сгруппировать альбом документов, которые используются на предприятии.

4. Провести кодировку отдельных документов и показателей.