Контроль за ходом выполнения проекта

Существует два основных метода контроля: простой контроль и глубокий контроль. Метод простого контроля также называют методом «0-100», поскольку он отслеживает только моменты завершения детальных задач. Метод глубокого контроля предусматривает выполнение оценок промежуточных состояний выполнения задачи. Однако в большинстве случаев применение метода «0-100» в сочетании с достаточной степенью детализации дает приемлемые результаты. Глубина и подробность анализа в каждом конкретном случае определяется, исходя из целей и критериев оценки проекта.

Time Line предоставляет менеджеру необходимые средства для ведения фактических данных по проекту и рассчитывает значительное количество показателей, позволяющих выполнить анализ текущего состояния и прогнозировать будущий ход работ.

Поскольку оценки выполнения проекта в целом и отдельных его этапов рассчитываются системой на основании данных о выполнении детальных задач, важным на этапе разработки системы контроля является правильный выбор весовых коэффициентов формирования обобщенных оценок (окно диалога «Математика»). Например, использование в качестве весовых коэффициентов продолжительностей задач приводит к тому, что основной вклад в процент выполнения составной задачи будут вносить наиболее длинные дочерние. Столбец Вес дает пользователю возможность ввести собственную систему взвешивания задач – например, указать числовые веса для отдельных, самых важных задач расписания.

Расписание проекта в Time Line не следует рассматривать как неизменный план работ, а как совокупность текущей информации о проекте. В результате ввода в процессе реализации проекта фактических данных и уточненных оценок появляются различия между текущим планом работ и исходным планом. Параметры этих планов являются основой для выполнения анализа и расчета оценок, которые могут быть отражены в отчетах.

Процесс обновления данных осуществляется аналогично процессу их ввода. Процент выполнения задачи вводится в поле Выполнено, % формы параметров задачи. Если выполнение задачи начато, то расчетная дата начала задачи, отображаемая в поле Начало, становится фактической. Для оконченной задачи (процент выполнения равен 100%) в поля Конец и Срок также могут быть введены фактические значения. Выполненные объемы работ отражаются на временной диаграмме определенным цветом. Выбор соответствующих шаблонов осуществляется в диалоговом окне Условные обозначения (меню Формат). Расчетная стоимость оконченной задачи считается ее фактической стоимостью. Для отображения разности фактических и плановых задач используется поле дополнительно, в которое вводятся незапланированные расходы.

Важной для анализа хода работ величиной является текущая пороговая дата, представляющая собой как бы момент времени, относительно которого производится анализ. Правило установки пороговой даты определяется в окне диалога «Математика» (текущая – из таймера компьютера, число – дата задается вручную). Time Line сравнивает плановые даты начала задач с пороговой (текущей) датой и рассчитывает для каждой задачи объемы работ, которые должны быть освоены к текущей дате по плану (поле «Должно быть освоено – ДБО»). Команда Обновить процент выполнения из меню Настройки позволяет автоматически установить процент выполнения для всех задач расписания или для группы выделенных задач в соответствии с пороговой датой. Применение данной команды предполагает, что выполнение работ идет в соответствии с планом.

Если в окне диалога «Математика» установлена опция Перенос задач за пороговую дату, то Time Line будет сдвигать сроки начала не начатых вовремя задач в соответствии с текущей датой.

Ниже приводятся показатели, которые рассчитываются системой и помогают менеджеру выполнить анализ хода работ проекта.

Бюджетная стоимость – плановая стоимость уже выполненных работ по задаче.

Фактические затраты – фактическая стоимость уже выполненных работ по задаче к текущему моменту.

Должно быть освоено (ДБО) – сумма, которая должна быть освоена на текущий момент в соответствии с исходным планом.

Производительность – величина, показывающая отношение плановых расходов, рассчитанных на основе процента выполнения работ к плановым расходам, найденным на основе затраченного времени.

Текущая экономия – величина, показывающая сумму, на которую задача превышает плановые средства на текущий момент.

Сальдо освоения – величина освоенных средств, на которую задача отстает от плана расписания (или превышает план).

Эффективность затрат – величина, показывающая отношение Бюджетной стоимости к Фактическим затратам на текущий момент.

Проекция затрат – величина, показывающая во сколько нам может обойтись выполнение данной задачи, если сохранятся фактические темпы расходования средств.

Оставшиеся затраты – величина, показывающая остаток средств на счету задачи.

Проекция длительности – оценка полной деятельности задачи, базирующаяся на фактических показателях.