2. Транспортная накладная: правила заполнения

Факт заключения договора перевозки подтверждает транспортная накладная.

Транспортную накладную составляют, если груз доставлюят на автомобилях. Документ подтверждает, что грузоотправитель или грузовладелец заключили договор перевозки груза. Если, конечно, другие условия не предусмотрены в договоре (п. 2 ст. 785 Гражданского кодекса РФ, ч. 1 ст. 8 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ, п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272).

Когда товар отгружают со склада обособленного подразделения, в наименовании грузоотправителя все равно указывают наименование и адрес головной организации. Ведь обособленные подразделения компании не являются юридическими лицами (ст. 55 Гражданского кодекса РФ).

Если доставку организует сам покупатель, составлять транспортную накладную не обязательно (письмо Минфина России от 22 декабря 2011 г. № 03-03-10/123).

Если вы составляете транспортную накладную, оформлять еще товарно-транспортную накладную не нужно.

Форма транспортной накладной утверждена постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272 (в составе ППГ - Правил перевозок грузов автомобильным транспортом). Поэтому изменению данный бланк не подлежит.

Транспортную накладную составляют в трех экземплярах (оригиналах) – для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Договор перевозки груза может предусматривать иное количество экземпляров – большее или меньшее (п. 9 ППГ).

Транспортная накладная размещается на одном листе с применением его оборотной стороны. В пустых графах ставят прочерки.

Транспортная накладная признается первичным учетным документом, характеризующим операцию перевозки груза.

Рассмотрим, как заполнять отдельные реквизиты транспортной накладной.

Сведения о лицах, участвующих в перевозке, приводятся в пунктах 1 (грузоотправитель или грузовладелец), 2 (грузополучатель) и 10 (перевозчик) транспортной накладной. Заверять печатями подписи каких-либо лиц не требуется.

В пункте 3 «Наименование груза» указывают отгрузочное наименование груза – как правило, в соответствии с Единой тарифно-статистической номенклатуры грузов (ЕТСНГ). В ЕТСНГ приводятся обобщенные наименования. Но грузоотправитель может применять и наименования ТМЦ из аналитического учета.

Сопроводительные документы на груз перечисляются в пункте 4 ТН. Этот пункт включает две строки. В первой указывают документы, которые прилагают к транспортной накладной. Значит, они вручаются непосредственно водителю. Во второй – документы, прилагаемые к грузу. По-видимому, это документы, упакованные вместе с перевозимыми ТМЦ.

Таким образом, в первой строке отражают документы на груз, которые водитель обязан предъявлять контролирующим инстанциям в процессе грузоперевозки. Это документы, предусмотренные правилами в соответствии с законодательством РФ. 

Во второй строке перечисляют документы, включая товарораспорядительные, наличие которых установлено законодательством.

Товарораспорядительным является документ, передача которого приравнивается к передаче вещи (п. 3 ст. 224 ГК РФ).

Товаросопроводительные документы являются основанием для приемки и оприходования ТМЦ у грузополучателя. К ним относятся товарные накладные, а также счета-фактуры.

В отсутствие товаросопроводительных документов у грузополучателя возникнет неотфактурованная поставка (разд. V Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов).

Кроме того, в сделках купли-продажи продавец обязан передать одновременно с товаром документы, к нему относящиеся, – технический паспорт, сертификат качества, инструкцию по эксплуатации и т.п. (п. 2 ст. 456 ГК РФ). Это документы тоже отражаются во второй строке пункта 4 ТН.

Обратите внимание: в пункте 4 «Сопроводительные документы на груз» ТН следует указать первичный учетный документ, характеризующий ТМЦ, которые передаются от грузоотправителя к грузополучателя через перевозчика.

В пункте 5 «Указания грузоотправителя» ТН предусмотрено отражение объявленной стоимости (ценности) груза. Объявленная ценность не должна превышать действительной стоимости груза (п. 12 ППГ).

Даты фактического убытия автомобиля, отражаемые соответственно в пункте 6 «Прием груза» и пункте 7 «Сдача груза» ТН, относятся к операциям грузоотправителя и грузополучателя с грузом. То есть характеризуют соответственно выбытие и поступление груза. На основании одной лишь ТН невозможно сделать вывод о движении ТМЦ. В этом – принципиальное различие между транспортной и товарно-транспортной накладными.

Посмотрите, как правильно отразить все необходимые сведения в транспортной накладной (образец):