Классификация документов

Можно выделить следующие группы основных документов управления:

• организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

• распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

• документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

• финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчёты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчёты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

• информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций на предприятие могут поступать документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.

Каждый документ имеет свою композицию, т.е. построение, обусловленное его материалом, логичное размещение всех его составных частей. Наиболее рациональным считается композиционное построение, состоящее из трех частей:

- заголовочной (включает реквизиты, размещенные до реквизита «текст»;

- основной (включающей «текст» и «приложения»);

- оформляющей («дата», «подпись», «печать»).

2. Требования к составлению документов.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государ­ственными нормативными актами.

Составление документов требует от их составителей определенной языковой культуры и соблюдения правил их оформления.

Одним из требований, выдвигаемых к оформлению документов, является обязательность составления документа по установленной для этого типа деловых бумаг форме. Это означает, что составные элементы любого документа (реквизиты) должны быть размещены на бумаге в строго установленной последовательности.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

• юридическую силу документов;

• оперативное и качественное составление и исполнение документов;

• организацию быстрого поиска документов;

• более активное использование ПК при составлении документов. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты,

текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами. Реквизиты документов  – обязательные сведения, предусмотренные действующими правилами или законом для документов, без которых они не могут служить основанием совершения операций. Такими сведениями являются: наименование и дата составления документа, название и адрес и т.д. Максимальный набор реквизитов для документов управления – 29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов (от 7 до 14).

Рассмотрим общие правила оформления реквизитов на примере служебного письма.