2. Организация пространства современного офиса

Современный офис представляет собой комплекс различных функциональных зон, оптимальное расположение которых определяет эффективность работы компании. Выделим два блока офисных помещений, отличающихся своим функциональным наполнением: фронт-офис (англ. Front-office) и бэк-офис (англ. Back-office). Фронт-офис выполняет представительскую функцию и предназначен для работы с клиентами и партнерами. Бэк-офисом принято называть помещения, которые задействованы в ежедневной офисной работе и доступ посторонних туда ограничен. Наличие и соотношение этих двух типов помещений зависит от профиля фирмы. Например, для торговой компании важно иметь большую площадь фронт-офиса, чтобы представить клиентам больше образцов товара. Некоторые компании ограничивают пространство фронт-офиса одной лишь переговорной комнатой. Так нередко поступают юридические конторы, рекламные агентства, в которых работает 5-7 человек.

К помещениям фронт-офиса относятся: приемное пространство; комната для переговоров; кабинет руководителя; выставочное пространство.

К помещениям бэк-офиса относятся: рабочие помещения; зона отдыха сотрудников; технические и служебные помещения.

У крупных компаний существует практика разделения фронт-офиса и бэк-офиса. Например, фронт-офис может размещаться в престижном бизнес центре класса «А», а бэк-офис в офисном здании класса «В».

Существует ряд отличий в организации технологических процессов в офисах разного назначения. Это относится к движению людей, посетителей и сотрудников, к движению документов внутри офисов, к способам взаимодействия людей в офисах. Выделим и рассмотрим пространства, которые присутствуют в современных офисах, вне зависимости от их назначения.

Приемное пространство. Это пространство, через которое сотрудники и посетители попадают в офис. Назначение приемного пространства – информировать, контролировать, направлять. Главным элементом этого пространства является стойка администратора. В зависимости от площади помещения стойку размещают либо фасадом к посетителям, либо у боковой стены, но в любом случае необходимо обеспечить свободный проход и исключить скопление людей. При большом потоке посетителей в приемном пространстве проектируется зона ожидания с мягкой мебелью и журнальным столиком. Зона ожидания предназначена не только для отдыха, но и для кратковременного общения с клиентами, заполнения бумаг и оперативного решения возникающих вопросов. Для удобства посетителей необходимо предусмотреть блок сан. узлов и гардероб.

В любом офисе приемное пространство является лицом компании. Оно должно запомнится клиентам. Пример приемного пространства (рис.6).

Рис.6. Стойка администратора в приемном пространстве. Офис компании

«Sandow» в Нью-Йорке

Рабочее пространство. Пространство, занимающее бόльшую часть площади офиса, где оборудованы рабочие места. В зависимости от сферы деятельности компании, ее организационной структуры, возможностей конкретного здания формируют необходимое рабочее пространство. Рабочие места сотрудников могут быть размещены как в отдельных кабинетах, так и в открытом пространстве. Для сотрудников, которые часто находятся вне офиса, оборудуются специальные рабочие места, используемые по очереди (англ. Desk Sharing). Обычно они расположены ближе к входной группе офиса. Если необходимо создать условия для автономной работы команды из нескольких сотрудников, с помощью мебели, мобильных или стационарных перегородок выделяют отдельные офисные помещения (англ. Team-Office). Рабочие места, где люди находятся длительное время, как правило, размещают в пространстве, освещенном естественным светом. В «темной» части офисного пространства целесообразно размещать служебные помещения (архивы, серверные, кладовые, туалеты и др.). Комнаты совещаний, выставочные, лекционные залы, зоны отдыха, зоны буфетов и кухонь могут находится в глубине офисного пространства, без естественного освещения.

Комната совещаний может выполнять несколько функций. Это может быть небольшое помещение для встречи с клиентами, партнерами, сотрудниками. Это может быть многофункциональное пространство, оборудованное для проведения конференций, семинаров и тренингов.

Кабинет руководителя – чаще всего отдельное помещение для работы, приема посетителей. Традиционно пространство кабинета поделено на рабочую зону с письменным столом и местом для оперативных совещаний и на зону отдыха, включающую диван, столик, бар и др. Современные тенденции управления рассматривают руководителя как лидера команды профессионалов, объединенных одной целью и работающих в тесном взаимодействии. Вместо глухих перегородок появляются светопрозрачные конструкции. Дверь кабинета руководителя всегда открыта для сотрудников, а его стол может одновременно служить столом переговоров. Примеры рабочего пространства (рис.7,8).

Рис.7. Рабочее пространство. Офис компании «Virtualexpo»

Рис.8. Рабочее пространство. Офис компании «Horizon Media»

Зона отдыха. В течении рабочего дня работникам офиса необходим отдых. В любом офисе проектируется зона отдыха. Обычно, это место с диванами или креслами для расслабления. К зоне отдыха относится буфет или офисная кухня, оборудованная столиками для еды. Иногда в зоне отдыха размещают растения. Для любителей активного отдыха устанавливают спортивные тренажеры, теннисные и бильярдные столы, игровые автоматы.

В структуре офиса зона отдыха может находится как в отдельном помещении, так и в специально оборудованных местах в открытом пространстве. Часто зону отдыха интерпретируют как «остров» в рабочей среде или занимают рекреационные пространства. Пример зоны отдыха (рис.9).

Рис.9. Зона отдыха в офисе компании «Horizon Media»