3.4.3. Построение аналитических таблиц

Построение аналитических таблиц является одним из важнейших приемов проведения анализа финансово-хозяйственной деятельности. Аналитическая таблица - это форма наиболее рационального, наглядного и систематизированного представления исходных данных, простейших алгоритмов их обработки и полученных результатов. Она представляет собой комбинацию горизонтальных строк и вертикальных граф (столбцов, колонок). Остов таблицы, в котором заполнена текстовая часть, но отсутствуют числовые данные, называется макетом таблицы.

Аналитическая таблица представляет собой систему мыслей, суждений, выраженных языком цифр, она дает возможность охватить аналитические данные в целом как единую систему. Таблицы делятся на: простые; групповые; комбинированные.

Аналитические таблицы используются на всех этапах проведения анализа финансово-хозяйственной деятельности:

• на этапе подготовки исходных данных в таблице систематизируются исходные данные, осуществляется предварительная их группировка, рассчитываются отдельные промежуточные итоги и анализируются показатели;

• на этапе аналитической обработки данных с помощью таблиц могут осуществляться конкретные вычисления, включая факторный анализ;

• на этапе представления результатов анализа хозяйственной деятельности в таблице осуществляется свод наиболее важных показателей, полученных в результате анализа.

Таким образом, таблицы, используемые в экономическом анализе, применяются для систематизации исходных данных, проведения аналитических расчетов оформления результатов анализа.

Использование таблиц при проведении аналитических процедур представлении результатов анализа обеспечивает:

• уменьшение объема исходных данных в отчетных документах (лучше привести их в виде таблицы, чем описывать массу чисел в тексте);

• систематизацию данных и выявление закономерностей;

• наглядность;

• уменьшение объема аналитических записок.

Построение макетов таблиц является важным этапом в проведении анализа, поэтому, прежде чем приступить к сбору данных, необходимо по возможности разработать все макеты аналитических и статистических таблиц, в которые будут заноситься исходные данные и результаты анализа.

Основные требования, предъявляемые к таблицам при оформлении результатов аналитических процедур, таковы:

• не строить громоздких таблиц; целесообразно иметь в сказуемом не более 10 колонок (граф), а в подлежащем - 10-20 строк;

• в заголовке таблицы должно быть кратко и точно отражено основное содержание таблицы, а также указано, к какому объекту и времени она относится;

• слово "таблица" размещается над заголовком таблицы, нумерация -любая;

• таблица должна размещаться в тексте после первого упоминания о ней (на этом же листе или на следующем); любая таблица обязательно должна иметь по крайней мере однократное упоминание о ней в тексте (т.е. ссылку на нее);

• наличие единиц измерения в таблице обязательно;

• графы целесообразно нумеровать, поскольку, как отмечалось выше, в заголовках граф нередко приводится способ расчета показателя;

• любая аналитическая таблица должна сопровождаться текстовыми выводами; при оформлении выводов необходимо руководствоваться правилом "от общего к частному", т.е. сначала анализировать общий итог, а затем переходить к промежуточным итогам и отдельным показателям.

Другим наглядным способом представления числовой информации являются графики. График представляет собой условные изображения цифровых величин и их соотношений посредством линий, геометрических фигур, рисунков или географических карт-схем.

Графические изображения экономических явлений можно классифицировать по следующим признакам:

1. по способу построения и решаемым задачам

1.1 диаграммы (сравнения, динамики, структуры)

1.2 статистические карты (картограммы, картодиаграммы)

2. по форме графического образа

2.1 линейные

2.2 объемные

2.3 плоскостные (столбиковые, полосовые, квадратные, круговые, секторные, фигурные, точечные, фоновые и другие).

Графическое изображение аналитических данных позволяет осуществить контроль достоверности рассчитанных показателей, так как, представленные на графике, они более ярко показывают тенденции изменения, возможные неточности и пропорции изменения экономических явлений. С помощью графического изображения возможны изучение закономерностей развития явления, установление существующих взаимосвязей. Простое сопоставление данных не всегда дает возможность уловить наличие причинных зависимостей, в тоже время их графическое изображение способствует выявлению причинных связей, в особенности в случае установления первоначальных гипотез, подлежащих затем дальнейшей разработке. Графики также широко используются для изучения структуры явлений, их изменения во времени и размещения в пространстве. В них более выразительно проявляются сравниваемые характеристики и отчетливо видны основные тенденции развития и взаимосвязи, присущие экономическому явлению или процессу.

При построении графического изображения следует соблюдать ряд требований. Прежде всего график должен быть достаточно наглядным, так как весь смысл графического изображения как метода анализа в том и состоит, чтобы наглядно изобразить экономические показатели. Кроме того график должен быть выразительным, доходчивым и понятным. Для выполнения вышеперечисленных требований каждый график должен включать ряд основных элементов: графический образ, поле графика, пространственные ориентиры, масштабные ориентиры, экспликацию графика.