1.4.4. Образование объединенных архивных фондов

Объединенные архивные фонды могут быть сформирова­ны из документов:

• однородных по целевому назначению и функциям одно­именных учреждений, действовавших на определенной терри­тории, например машинно-тракторные станции;

• руководящего органа и подчиненных ему учреждений, действовавших на определенной территории, например Управ­ление строительства Волжской ГЭС и подчиненные ему учреж­дения;

• учреждений, связанных между собой объектом деятель­ности, например Управление железной дороги и его конторы;

• органов государственной власти и управления и состоя­щих при них учреждений и организаций, например райиспол­ком и его отделы;

• последовательно сменявших друг друга учреждений, если функции предшественников полностью или частично переда­вались их преемникам, например Губернское архивное бюро, Краевое архивное управление;

• двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими род­ственными, профессиональными, творческими отношениями, например И.А. Ильф (Файнзильберг), Е.П. Петров (Катаев).

Образование архивных коллекций. Архивные коллекции поступают в государственный архив в виде уже сложившихся комплексов или образуются в архиве из отдельных, разроз- ненных документов с целью создания благоприятных условий для их всестороннего использования.

Для архивных коллекций в отличие от архивных фондов и объединенных архивных фондов характерно преобладание не исторических, а логических связей.

5. Определение хронологических границ архивных фондов и крайних дат документов фондов

Хронологическими границами архивного фонда учрежде­ния являются официальные даты образования и ликвидации учреждения; архивного фонда личного происхождения — даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода; объединенного архивного фонда — даты образования и ликви­дации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности учреждений, документы которых вошли в состав фонда; архивной коллекции — даты самого раннего и самого позднего документа.

Крайними датами документов фонда являются даты наи­более раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут несовпадать с крайними датами деятель­ности фондообразователя, если по каким-либо причинам от­сутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения и т. д.

Крайние даты документов личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его про­изведений, с проведением юбилейных мероприятий.

5. Группировка документов по степеням ценности

Все документы, хранящиеся в государственных архивах, являются ценными. Среди них могут выделяться группы особо ценных и уникальных документов. Эти группы документов хра­нятся в составе своих фондов, но учитываются в особом по­рядке.

Принадлежность документов к особо ценным или уни­кальным определяется рядом факторов: научно-исторической ценностью, многоаспектностью информации, ролью, местом и значением учреждения-фондообразователя, исторического периода и др.