2.3. Побудова та структура облікового апарату, призначення та функції бухгалтерії.
Бухгалтерія - самостійний структурний підрозділ апарату управління, який здійснює бухгалтерський облік господарської діяльності підприємства.
Бухгалтер - це особа, яка зв'язана з підприємством трудовими відносинами і уповноважена діяти від імені підприємства, в тому числі підписувати фінансову звітність, складену від імені підприємства.
Організаційна побудова бухгалтерської служби - це форма поділу праці, що передбачає розподіл облікових робіт між виконавцями.
Обліковий процес технологічно складний і різноманітний. Тому він повинен бути розподілений між окремими виконавцями - обліковими працівниками. Розрізняють дві форми розподілу облікової праці і побудови обліку: централізовану і децентралізовану.
Децентралізація обліку полягає у виділенні оперативно відокремлених підрозділів підприємств на самостійний облік. Обліковий апарат цих підрозділів здійснює не тільки складання й оформлення первинних і деяких зведених документів, а й опрацювання їх, веде синтетичний і аналітичний облік господарських операцій, складає окремий бухгалтерський баланс та інші форми звітності, що характеризують господарську діяльність підприємства. При цьому баланс і звітні форми здають до головної бухгалтерії підприємства. Функції головної бухгалтерії при децентралізованому обліку обмежуються перевіркою і зведенням облікових даних цих підрозділів підприємства.
При централізованому обліку в апараті головної бухгалтерії підприємства зосереджується ведення всього синтетичного й аналітичного обліку. В окремих виробничих підрозділах підприємств (цехах, відділках, бригадах, фермах тощо) оформляють тільки первинну документацію (облікові листи, наряди, накладні та ін..). Первинні документи здають у головну бухгалтерію щоденно або в інші встановлені строки без попереднього опрацювання чи з незначним опрацюванням. На підставі даних централізованого обліку складають баланс та інші звітні форми по підприємству загалом. Отже, в головній бухгалтерії збирається вся маса документів і здійснюється робота, пов’язана із синтетичним і аналітичним обліком господарських операцій. Це дає змогу краще організувати керівництво і контроль з боку головного бухгалтера, раціональніше розподілити роботу між працівниками бухгалтерії відповідно до їхньої кваліфікації, ефективніше використовувати обчислювальну техніку, створити умови для підвищення продуктивності праці працівників обліку, спростити облік і сприяти економії засобів для ведення бухгалтерського обліку за рахунок використання невеликої кількості висококваліфікованих бухгалтерів і зменшення загальної чисельності працівників обліку.
На практиці часто використовують систему неповної децентралізації обліку. Суть її полягає в тому, що в окремих структурних підрозділах, крім складання первинних документів, здійснюють аналітичний облік. При цьому підсумкові дані формуються у звітах про рух матеріальних цінностей, виробничих звітах підрозділів, інших зведених документах.
Лінійний тип організації бухгалтерії - в основу цього типу покладений принцип розпорядження, яке передається тільки через старшого бухгалтера на правах головного по всіх рівнях виконавців. Цей тип використовують на невеликих підприємствах.
Лінійно - штабний тип організації бухгалтерії – передбачає створення спеціальних консультативних підрозділів на різних рівнях управління. Застосовується на середніх та великих підприємствах.
Комбінований (функціональний) тип організації бухгалтерії - будується на розподілі функції управління, виділенні спеціальних структурних підрозділів, які виконують комплекс облікових операцій. Передбачає передачу частини прав головного бухгалтера керівникам спеціалізованих підрозділів, які самостійно розпоряджаються в межах своєї компетенції
Структура облікового апарату і чисельність його працівників залежить від цілого ряду факторів, основними з яких є: обсяг облікових робіт; застосування засобів механізації і автоматизації; впровадження нових передових форм і методів обліку та ін. Виходячи з цього підприємство самостійно обирає форми організації бухгалтерського обліку, які зазначені в Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»:
- введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;
- користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи;
- ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або аудиторською фірмою;
- самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства.
Форми організації бухгалтерського обліку можна навести схематична рис 2.1.
Форми організації бухгалтерського обліку у відповідності з
Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність»
Керівник (власник)
Спеціальних немає
Хто може вести бухгалтерський облік
Вид відносин
Бухгалтер
Трудові відносини КЗпП
Головний бухгалтер
Трудові відносини КЗпП
Бухгалтер – приватний підприємець
Цивільно-правові (ЦКУ)
Централізована бухгалтерія, аудиторська фірма
Цивільно-правові (ЦКУ)
Рис. 2.1 Форми організації бухгалтерського обліку на підприємстві.
Основною метою створення бухгалтерської служби на кожному підприємстві є забезпечення належного ведення бухгалтерського обліку та фінансової звітності з урахуванням особливостей діяльності та технологій обробки облікових даних для надання чіткої своєчасної та правдивої інформації для прийняття управлінських рішень.
Основними функціями бухгалтерії є:
• організація бухгалтерського обліку відповідно до законодавства та установчих документів, забезпечення дотримання встановлених єдиних методологічних принципів бухгалтерського обліку;
• безперервне ведення бухгалтерського обліку на підприємстві;
• дотримання правил документообігу і технології обробки облікової інформації;
• контроль над дотриманням порядку оформлення первинних документів;
• систематизація інформації, що міститься в первинних документах на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов’язаних рахунках бухгалтерського обліку в тому періоді, в якому вони були здійснені;
• для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку і фінансової звітності проведення інвентаризації активів і зобов’язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка;
• забезпечення складання і подання на основі даних бухгалтерського обліку у встановлені законом терміни фінансової, податкової, статистичної звітності.