Витрати, які відшкодовуються відрядженим працівникам

Згідно зі ст. 121 КЗпП	Згідно з пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу
У порядку і розмірах, встановлюваних законодавством:	Витрати на оплату
добові за час перебування у відрядженні	добових витрат у розмірі, встановлених ПКУ
вартість проїзду до місця призначення і назад	проїзду (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті)
витрати з найму жилого приміщення	вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування* чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень
-	телефонних розмов
-	оформлення закордонних паспортів
-	дозволів на в'їзд (віз)
-	обов'язкове страхування
-	інших документально оформлених витрат, пов'язаних з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження**, в тому числі будь-яких зборів і податків, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат
*Крім вартості алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми «чайових», за винятком випадків, коли суми таких «чайових» включаються до рахунку згідно із законами країни перебування. **Крім плати за видовищні заходи.

Сума добових. Розмір добових для не бюджетних підприємств законодавством не встановлено, тому кожне підприємство встановлює такий розмір самостійно. Проте є податкові обмеження.

Згідно з пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу до податкових витрат можуть відноситися добові для відряджень у межах України у розмірі не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон — не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.

Станом на 01.01.2015 р. розмір мінімальної заробітної плати становив 1218грн. Таким чином, граничний розмір добових в розрахунку за кожен календарний день відрядження, які можуть включатися до податкових витрат у 2015 р.: по Україні — 243,60 грн.; за кордон — 913,50 грн.

Тобто якщо підприємство виплачує працівникові суму добових у розрахунку за кожен календарний день відрядження у розмірі не більше 243,60 грн. (по Україні) та 913,50 грн. (за кордон), така сума добових відноситься до складу податкових витрат і не оподатковується ПДФО за умови зв'язку відрядження з діяльністю підприємства.

Однак підприємство може виплачувати добові й у більшому розмірі. Сума перевищення обкладатиметься ПДФО і не включатиметься до складу податкових витрат. Причому потрібно враховувати, що сума перевищення з метою оподаткування ПДФО має збільшуватися на коефіцієнт, передбачений п. 164.5 ст. 164 Податкового кодексу: 1,176471 — якщо застосовується ставка 15%; 1,204819 — для ставки 17%.

Аванс на відрядження

Бюджетне підприємство перед направленням працівників у відрядження обов'язково має видати їм аванс — у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати (п. 5 розділу першого та п. 11 розділу другого Інструкції № 59).

Такого обов'язку для небюджетних підприємств нормативні документи не встановлюють. Статтею 121 КЗпП передбачено лише обов'язок підприємства відшкодувати понесені працівником у відрядженні витрати. Тобто працівник у відрядженні може нести витрати за рахунок власних коштів. А після повернення з відрядження підприємство має відшкодувати відповідні витрати.

Водночас небюджетні підприємства можуть закріпити обов'язок видавати аванс у власному положенні про відрядження. Такий обов'язок може встановлюватися також наказами про відрядження.

Звітування про використані кошти. Після завершення відрядження працівник має заповнити та подати підприємству Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (за формою, затвердженою наказом № 1267), з доданням документів, що підтверджують понесені у відрядженні витрати. Якщо є залишок невикористаного авансу, його слід повернути до каси.

Згідно з підпунктами 170.9.2, 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, слід подати до закінчення:

п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершує відрядження (якщо аванс видавався готівкою);

третього банківського дня після завершення відрядження (якщо готівка отримувалася із застосуванням корпоративного СПЗ);

Невикористаний аванс повертається до каси підприємства до або під час подання Звіту (пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу).

Якщо працівник несвоєчасно поверне до каси підприємства невикористаний аванс, цю суму потрібно буде включити до складу оподатковуваного доходу працівника і оподаткувати ПДФО.

Відповідно до пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Податкового кодексу сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку.

Якщо протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк (до закінчення третього або п'ятого, а в окремих випадках десятого чи двадцятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії), підзвітна особа не повертає суму надміру витрачених коштів, то така сума підлягає оподаткуванню ПДФО відповідно до п. 167.1 ст. 167 Податкового кодексу за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

У бухгалтерському обліку розрахунки між підприємством і працівниками за відрядними витратами обліковуються підприємством на рахунку 37 «Розрахунки з різними дебіторами». Ті підприємства, які в бухгалтерському обліку застосовують субрахунки, встановлені Інструкцією № 291, відрядні витрати обліковують на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведуть в Журналі 3 і відомості 3.2. При цьому у Відомості 3.2 облік ведуть позиційним (лінійним) способом, при якому по кожній підзвітній особі

записи всіх операцій по рахунку відображають в одному рядку