Создание коллегиального руководства улучшением деятельности

Высшее руководство не может эффективно руководить улучшением деятельности без участия трудового коллектива. В связи с этим необходимо создание коллегиального руководства, которое существует в виде совета или комиссии по улучшению деятельности. В его состав входят руководитель процесса, высшее руководство или его представители, а также представители всех функциональных подразделений организации. Они привлекаются для того, чтобы обеспечить согласованность принимаемых решений и эффективное их исполнение. Эти представители не обязательно должны быть руководителями своих подразделений. К ним предъявляют следующие требования:

1. понимание необходимости и поддержка процесса совершенствования;

2. уважение в коллективе;

3. ведущие позиции в реализации новых идей.

Для активации процесса улучшения деятельности создается также административная группа по улучшению работы. Эта группа, состоящая из высшего руководства, утверждает решения совета и распоряжается ресурсами.

Рассмотренная структура относится к организации, имеющий большие размеры и в самом общем случае. На практике функции совета могут выполнять другие органы, уже имеющиеся в организации.

Задачи совета по улучшению деятельности.

1. разработка процесса совершенствования и его основных направлений;

2. обеспечение руководства внедрением процесса совершенствования;

3. периодическая оценка достигнутых результатов;

4. отладка процесса для обеспечения его соответствия изменениям деятельности предприятия.

Обязанности членов совета:

1. представление интересов своих подразделений и вовлечение их в процесс улучшения деятельности;

2. член совета должен быть инициатором процесса улучшения работы в своем подразделении;

3. координация проводимых работ и информирование об их результатах.

Размер совета должен быть как можно меньше, но в нем должны быть представлены все функциональные подразделения. Все члены совета, за исключением его председателя, работают там в свободное время (по совместительству). Рекомендуется участие в совете представителя профсоюза.

Работа в совете требует от его членов большой эрудиции как в вопросах управления качеством, так и в вопросах, связанных со сферой деятельности организации. Для обеспечения необходимой квалификации членов совета руководство должно с помощью различных мероприятий (участие в выставках, приглашение известных специалистов, участие в семинарах и курсах повышения квалификации) обеспечить постоянное выполнение процесса повышения квалификации.

Для повышения эффективности работы совета рекомендуется привлекать к его работе специалистов по управлению качеством и консультантов.

Участие в работе совета требует большого напряжения. В связи с этим рекомендуется поощрять членов совета.

Рекомендуемая периодичность заседания совета – один-два раза в месяц. После того, как процесс улучшения деятельности станет частью системы управления организацией, совет может собираться по мере необходимости.

Основные мероприятия совета:

1. установление основных правил улучшения деятельности;

2. разработка стратегии улучшения деятельности и помощь при ее реализации;

3. оценка текущих требований и достигнутых результатов;

4. разработка и осуществление программы агитации и пропаганды;

5. разработка и осуществление программы обучения;

6. оказание помощи руководству и рядовым работникам в осуществлении процесса улучшения деятельности;

7. анализ годовых планов улучшения деятельности каждого подразделения;

8. разработка и реализация планов морального и материального стимулирования;

9. распространение опыта;

10. разрешение проблем, связанных с системой управления;

11. установление и обеспечение взаимосвязи с другими мероприятиями по совершенствованию деятельности - как внутри организации, так и вне ее;

12. разработка и внедрение системы управления запасами по принципу "точно вовремя".

При выполнении пункта 1 необходимо дать ответы на следующие вопросы:

1. каково определение качества;

2. каково определение совершенство деятельности;

3. какова конечная цель совершенствования;

4. какова стратегия достижения совершенства;

5. какие методы требуются использовать для достижения совершенства;

6. какие критерии для измерения совершенства деятельности должны использоваться.

При выполнении 2 пункта рекомендуется рассматривать все сферы деятельности организации. При этом необходимо учитывать, что каждое производственное подразделение может иметь интересы, отличные от интересов других подразделений.

При выполнении пункта 3 в качестве критериев для оценки достигнутых результатов могут быть, например, использованы следующие:

1. производство: объем брака и переделок, количество ошибок в рабочих заданиях, процент дефектных изделий;

2. служба качества: процент ошибочно забракованных партий, количество изменений конструкции, сделанных после ее запуска в производство, продолжительность времени до принятия корректирующих мер;

3. критерии качества бухгалтерского учета: срок удовлетворения заявок потребителей, количество ошибок в счетах и ведомостях;

4. конструирование изделий: количество ошибок в чертежах, количество ошибок, обнаруженных входе испытаний;

5. работа с поставщиком: время простоя из-за отсутствия комплектующих, количество изделия не отвечающих техническим требованиям;

6. маркетинг: количество прогнозных допущений, количество ошибок в контрактах, объемы нереализованной продукции и т.д.

Одним из основных критериев оценки достигнутых организацией результатов являются издержки вследствие низкого качества.

При выполнении пункта 4 необходимо учитывать, что агитационная работа должна строиться на Политике организации в области качества. Для любой организации такая программа должна существовать и должна учитывать ее конкретные особенности. При этом необходимо обеспечить ликвидацию типичных заблуждений:

• повышение качества касается только производственной продукции;

• повышение качества - очередная компания;

• ответственность за качество несет служба контроля;

• процесс улучшения реализуется службой качества.

Процесс обучения должен начинаться не с занятий, а с правильного понимания каждым работником своих обязанностей и с его уверенности в том, что он может эти обязанности выполнить.