3.2 Внедрение информационного портала scp
Внедрение портала для совместной работы с поставщиками изменит процесс работы по отслеживанию качества логистического сервиса следующим образом: поставщику не нужно будет ждать отчета от представителей Метро, а нужно будет зайти на портал и выгрузить отчеты с него. Далее если у поставщика будут претензии по анализу ошибок, то поставщик уже будет обращаться в отдел логистики для более подробного объяснения.
Благодаря данному внедрению увеличится качество логистического сервиса поставщика, как следствие из этого увеличится скорость реагирования на запросы от торговых центров, оптимизируется уровень товарного запаса и уменьшится стоимость хранения товарного запаса. Для сотрудников, которые отвечают за проект по отслеживанию логистического сервиса поставщиков, существенно сократится время на ручной труд, а именно, выгрузку отчетов из базы данных и анализ полученных данных, так как еженедельно на веб портале будут автоматически публиковаться отчеты по уровню предоставляемого логистического сервиса от поставщиков вместе с анализом ошибок. Так как большая часть ошибок, а именно 50 процентов, связана с некорректными мастер-данными в заказе и некорректно заполненными отгрузочными документами, то время на анализ ошибок значительно сократиться.
Для обеспечения корректного предоставления данных на портале необходимо выполнить следующие условия:
должен быть составлен список основных ошибок для автоматического анализа данных (разрабатывается в штаб-квартире Metro Group в Дюссельдорфе);
сформировать доступную систему показателей (Suppliers scorecard);
внести данные по срокам выполнения заказа для поставщиков, работающих через РЦ;
добавить контактные данные поставщиков;
добавить данные по выходным и праздничным дням поставщика;
поддерживать корректную информацию по минимальному размеру заказа (MOQ – minimum order quantity);
Добавить данные по выходным и праздничным дням Торговых центров.
Вся необходимая информация будет выгружаться из корпоративной информационной системы MDW. Ниже представлен список из всех необходимых данных, которые нужны для расчета качества логистического сервиса и его анализа:
Дата заказа
Данные по обороту компании
Мастер-данные поставщика
Мастер-данные по артикулам
Выходные дни поставщика
Данные по срокам выполнения заказа и графика доставки
Информация о минимальном размере заказа
Таблица 3.4
Основные причины некорректной поставки
Пр и ч и н н о - с л е д с т в е н н ы й а н а л и з |
1-ый уровень |
2-ой уровень |
3-ий уровень |
||||
Поставщик |
Производство |
1 |
Производительность линии производства |
||||
2 |
Брак продукции |
||||||
Работа склада и комплектация заказа |
3 |
Товар отсутствует на складе |
|||||
4 |
Качество сборки заказов |
||||||
5 |
Срок годности товара не соответствует требованиям клиента |
||||||
6 |
некорректная комплектация продажных единиц |
||||||
Транспортировка |
7 |
Проблемы с грузоподъёмностью ТС |
|||||
8 |
Порча товара при перевозке |
||||||
Системные ошибки |
9 |
Не был получен заказ |
|||||
10 |
Некорректные мастер-данные |
||||||
11 |
Другие ошибки, связанные с ИС |
||||||
12 |
Артикул отсутствует в заказе |
||||||
Другие |
13 |
Другие |
|||||
МЕТРО |
Планирование ЦП |
Мастер-данные |
14 |
Некорректные мастер-данные |
|||
15 |
Был заказан заблокированный или временно заблокированный артикул |
||||||
Ошибки прогнозирования |
16 |
Заказ выше спрогнозированного, обычный ассортимент |
|||||
17 |
Заказ выше спрогнозированного, промо ассортимент |
||||||
Размещение заказов и приемка |
18 |
Заказано меньше минимального объема заказа (MOQ) |
|||||
19 |
Заказ был сделан без учета частоты поставки |
||||||
20 |
Поздняя отправка заказа |
||||||
21 |
Некорректная приемка (поздняя приемка, неправильное количество принятого) |
||||||
Операционная логистика |
Транспортировка |
22 |
Поздняя отправка товаров с РЦ в ТЦ |
||||
Ошибки складской системы |
23 |
Некорректная приемка (поздняя приемка, неправильное количество принятого) |
|||||
Аналитики ИС |
Ошибки внутренних систем |
24 |
Ошибки в обмене данными с другими внутренними системами компании |
||||
25 |
Ошибки в обмене данными со складской системой |
||||||
|
Другие |
26 |
Другие |
||||
Коммерческие |
27 |
Некорректная закупочная цена на промо артикулы |
|||||
28 |
Некорректная закупочная цена на стандартный ассортимент |
||||||
29 |
Другие коммерческие вопросы |
||||||
Информация по запасам
Информация о государственных праздниках
С помощью вышеуказанной информации будет осуществляться причинно-следственный анализ, который предназначен для того, чтобы выявить основные расхождения в непрерывной работе поставщика с Метро. Анализ учитывает проверку мастер-данных, управление заказами, транспортировку и т.д. В таблице 3.1 описаны самые частые ошибки.
Также будет измена формула расчета одного из основных KPI, а именно задержанные поставки (таблица 3.5).
Таблица 3.5
Новая формула для расчета показателя «задержанные поставки»
Формула (как есть) |
Формула (как будет) |
|
|
На рисунке 3.3 отображен пример того, как будут учитываться заказы в месячном отчете по качеству логистического сервиса.
Расчет KPI предоставляется через 7 дней после окончания месяца
Текущий календарный месяц
Пример А
ПДТ = Планируемая Дата Поставки
ДП = Дата поставки
ПДТ=ДП
ПТД
ПТД
ДП
ДП
Дата заказа
ПТД
ДП
Пример Б
Пример В
Пример Д
Открытые или удаленные заказы считаются недопоставленными
Заказы, у которых планируемая дата поставки была в текущем месяце, а приемка была осуществлена в следующем, считаются как опоздавшие
Рис. 3.3. Пример учета заказов для месячного отчета
В таблице 3.6 подробно указано как будут рассчитываться основные KPI, которые оценивают качество логистического сервиса.
Таблица 3.6
Пример учета заказов для месячного отчета
Пример А: Дата заказа: 25.04.2015 ПДТ: 9.05.2015 ДП: 9.05.2015 Количество заказанного: 100 Количество принятого: 80 1.Полнота выполнения заказов: 80% Недопоставка: 20 Избыток: 0 2.Задержанные поставки: 0% Не поставленный в срок товар: 0 Досрочная поставка: 0 Количество точно в срок: 80 На сколько дней задержались: 0 3. Количество недопоставок: 20% 4. Период поставки: 14 |
Пример Б: Дата заказа: 30.04.2015 ПДТ: 15.05.2015 ДП: 20.05.2015 Количество заказанного: 100 Количество принятого: 80 1.Полнота выполнения заказов: 0% Недопоставка: 20 Избыток: 0 2.Задержанные поставки: 80% Не поставленный в срок товар: 80 Досрочная поставка: 0 Количество точно в срок: 0 На сколько дней задержались: 5 3. Количество недопоставок: 20% 4. Период поставки: 20 |
Пример В: Дата заказа: 10.05.2015 ПДТ: 25.05.2015 ДП: 5.06.2015 Количество заказанного: 100 Количество принятого: 80 1.Полнота выполнения заказов: 0% Недопоставка: 20 Избыток: 0 2.Задержанные поставки: 80% Не поставленный в срок товар: 0 Досрочная поставка: 0 Количество точно в срок: 0 На сколько дней задержались: 11 3. Количество недопоставок: 20% 4. Период поставки: 26 |
Пример Д: Дата заказа: 15.05.2015 ПДТ: 28.05.2015 ДП: Количество заказанного: 100 Количество принятого: 1.Полнота выполнения заказов: 0% Недопоставка: 100 Избыток: 0 2.Задержанные поставки: 0% Не поставленный в срок товар: 0 Досрочная поставка: 0 Количество точно в срок: 0 На сколько дней задержались: 0 3. Количество недопоставок: 100% 4. Период поставки: х |
После внедрение информационного портала для совместной работы с поставщиками компания планирует увеличить качество логистического с 74% до 85%.
Стоит отметить, что данный портал будет использовать веб платформу уже существующего портала Metro-Link. Данный портал предоставляет поставщику данные по продажам, остаткам, промо-акциям, приемкам и мастер-данным. Данный портал помогает поставщику планировать производство собственной продукции, тем самым обеспечивая оптимальную деятельность предприятия.
Теперь рассмотрим на поставщике DIAGEO, как именно повышение качества логистического сервиса скажется на уровне запасов и заказов. В таблице 3.7 представлены ожидаемые показатели качества логистического сервиса.
Таблица 3.7 (начало)
Ключевые показатели эффективности логистики поставщика Diageo (как будет)
Ключевой показатель эффективности |
Значение до проведения мероприятий |
Значение после проведения мероприятий |
Изменение |
Комментарии |
Полнота выполнения заказов, % |
75,47 |
85,47 |
+10% |
С помощью портала будут выявлены проблемы с мастер-данными и уменьшится количество ошибок на приемке. |
Задержанные поставки,% |
19,86 |
14,53 |
-5,33% |
Процент задержанных поставок будет снижен благодаря меньшим объемам заказ и корректным мастер-данным |
Средний период поставки в ТЦ, дни |
3 |
3 |
- |
- |
Частота поставки |
1 |
1 |
- |
- |
Таблица 3.7 (продолжение)
Ключевой показатель эффективности |
Значение до проведения мероприятий |
Значение после проведения мероприятий |
Изменение |
Комментарии |
Обеспечение заказа точно к указанному сроку |
81% |
90% |
+0,09% |
Благодаря уменьшению недопоставок данный коэффициент повысится |
Количество недопоставок |
4,67 |
0 |
-4,67% |
Снизится за счет уменьшения объема заказа |
Если предположить, что спрос на продукцию останется прежним, то будет заметно, как с повышением качества логистического сервиса торговые центры уменьшают размер заказ и оптимизируют уровень запаса. Повышение качества логистического сервиса определённо приведет к тому, что торговые центры будут доверять поставщикам и знать, что все заказанное количество товара будет поставлено в полном объеме.
Таблица 3.8 (начало)
Данные для построения графика модели управления запасами (как будет)
День |
Текущий запас, тыс.руб |
Продажи, тыс.руб |
Размер заказа, тыс.руб |
Приемка, тыс.руб |
1 |
5754,89 |
26,60 |
|
|
2 |
5714,98 |
39,91 |
|
|
3 |
5665,40 |
49,58 |
|
|
4 |
5597,68 |
67,72 |
|
|
5 |
5565,03 |
32,65 |
229,77 |
|
6 |
5521,50 |
43,53 |
|
|
7 |
5465,87 |
55,63 |
|
|
8 |
5409,04 |
56,84 |
|
|
9 |
5598,89 |
39,91 |
|
229,77 |
10 |
5525,13 |
73,77 |
|
|
11 |
5477,97 |
47,16 |
|
|
12 |
5448,95 |
29,02 |
416,00 |
|
Таблица 3.8 (продолжение)
День |
Текущий запас, тыс.руб |
Продажи, тыс.руб |
Размер заказа, тыс.руб |
Приемка, тыс.руб |
13 |
5429,60 |
19,35 |
|
|
14 |
5409,04 |
20,56 |
|
|
15 |
5367,92 |
41,12 |
|
|
16 |
5718,61 |
65,30 |
|
416,00 |
17 |
5632,75 |
85,86 |
|
|
18 |
5584,38 |
48,37 |
|
|
19 |
5540,85 |
43,53 |
302,33 |
|
20 |
5513,04 |
27,81 |
|
|
21 |
5446,53 |
66,51 |
|
|
На русинке 3.4 представлен график уровня запасов после того, как качество поставок увеличилось на 10%.
Рис. 3.4. График движения товарного запаса (как будет)
Как видно из данного графика, то уровень товарного запаса поддерживается, приблизительно, на одном уровне, около 1500 штук. Это необходимо чтобы торговый центр мог в любой момент отреагировать на запросы профессиональных клиентов. Такая же ситуация будет просматриваться по всем основным поставщикам, которые будут подключены к порталу. И благодаря оптимизации товарного запаса, затраты на его содержание сократяться на 7,3 процента, что повлекло за собой сокращение себестоимости на 6,8 процента.
Внедрение данного проекта также отобразится на организационной структуре департамента управления цепями поставок, а именно в отделе по управлению взаимоотношениями с поставщиками. На рисунке 3.5 отображена структура управления департамента УЦП.
Рис. 3.5. Организационная структура управления отдела по управлению взаимоотношениями с поставщиками (как есть)
В настоящий момент, в отделе по управлению взаимоотношениями с поставщиками уровень сервиса отслеживают три сотрудника: два менеджера и один логист. Так как с помощью портала существенно сократится ручной труд и время на анализ ошибок, компании Метро Кэш энд Керри будет достаточно двух ответственных сотрудников для отслеживания уровня сервиса поставщика, и структура отдела будет выглядеть следующим образом (рисунок 3.6).
Рис. 3.6. Организационная структура управления отдела по управлению взаимоотношениями с поставщиками (как будет)