2.Проаналізуйте зв'язок структури організації та розподілу праці в ній

Структура організації — це логічний взаємозв'язок та взаємозалежність рівнів управління і підрозділів, побудована в такій формі, яка дає змогу найефективніше досягати цілей організації. Характерною рисою організації є розподіл праці. Структура організації закріплює горизонтальний і вертикальний розподіл праці. Як саме здійснити розподіл праці в організації? Це питання належить до найважливіших управлінських питань. Вибір підрозділів визначає структуру організації а, отже, можливості її успішної діяльності. Вертикальний розподіл праці створює ієрархію управлінських рівнів в організації.

Центральною характеристикою цієї ієрархії є формальна підлеглість осіб на кожному рівні. Кількість осіб, підлеглих одному керівникові, називається сферою контролю. Чим більша сфера контролю, тим менше (за інших рівних умов) рівнів управління створюється в організації, і навпаки. Сфера контролю в організації часто варіюється значною мірою як за рівнями управління, так і за підрозділами. Ідеальної сфери контролю немає. її прийнятні значення коливаються від 2—3 до 50 і більше осіб.

Як найважливіша організаційна характеристика, структура є сукупністю зв'язків і відносин, що склалися в системі між її елементами. Отже, структура — це організаційна характеристика системи, що є сукупністю стійких системоутворюючих зв'язків і відносин, що забезпечують стабільність та рівновагу системи, взаємодію, підпорядкованість та пропорційність між її елементами. Структура знаходиться в тісному взаємозв'язку зі складом системи, визначається цим взаємозв'язком та, в свою чергу, сама значною мірою його визначає.

Ще одним напрямом розподілу праці в організації є формулювання завдань. Завдання — це доручена робота, серія робіт або частина роботи, яка має бути виконана заздалегідь встановленим способом у заздалегідь обумовлені терміни. На основі рішення керівництва про структуру кожна посада включає низку завдань, які розглядаються як необхідний внесок в досягнення мети організації.

Завдання організації за видами робіт традиційно поділяться на три категорії: робота з людьми; робота з предметами; робота з інформацією.

№18

1.Охарактеризуйте теорію «діамант» Лівітта

Лівітта, який виділив чотири змінні організації: завдання або місія; структура; технологія; індивіди. Дослідник підкреслював значення кожного елементу та взаємозв'язків, наявних між ними, — зміна в одному з них обумовлює трансформації в інших.

За аналогічним принципом побудована і відома модель "7-S" компанії МакКінсі (Т. Пітере, Р. Уотермен), яка передбачає виокремлення таких змінних внутрішнього середовища, як спільні цінності, стратегія, структура, системи, стиль, співробітники, здібності. Недолік цієї моделі внутрішнього середовища організації — відсутність такої важливої складової, як цілі та місія організації, а перевага — чимала увага до так званих "м'яких" змінних управління, або суб'єктивних параметрів внутрішнього середовища (спільні цінності, стиль, здібності). Т, Пітере і Р. Уотермен, як і Г. Лівітт, підкреслювали взаємозалежність змінних, що природно, оскільки всі вони є елементами однієї системи. 2.Охарактеризуйте концепцію організаційних структур. Чим відрізняється класична та сучасні концепції організаційних структур. Розробка структури організації здійснюється в цьому випадку відповідно до таких принципів:

• розподіл праці та розподіл функцій. Якщо застосувати цей принцип до вертикальної будови організації, він означає ієрархію, якщо до горизонтальної — поділ на функції та завдання;

• розподіл на відділи, який припускає розподіл різних видів діяльності між компонентами організації залежно від її призначення та інших чинників. Так, функціонування відділів та відповідної структури організації здійснюється так, щоб дати можливість кожній організаційній одиниці сконцентрувати свої зусилля на певних аспектах діяльності. Крім того, відділи можна формувати, орієнтуючись на клієнтів, а також за географічними регіонами;

• забезпечення координації робіт — насамперед за рахунок їх раціонального групування (за ступенем однорідності та взаємопов'язаності) під єдиним керівництвом. Як виняток допускалася координація робіт безпосередніми виконавцями з різних підрозділів, що знаходяться на одному ієрархічному рівні ("місток" Файоля);

• повна ідентифікація структури організації та її організаційної схеми, яку закріплюють і регламентують штатні розписи, положення про підрозділи та посади, маршрутні карти, щоденні розклади робіт, форми планування та звітність.

Перераховані принципи набули значного поширення та становлять основу класичного розуміння структури організації як чітко регламентованого "бюрократичного" інструменту.

Сучасна теорія організаційних систем розширює класичне поняття структури організацій шляхом включення людського чинника в перелік основних структурних характеристик. Структура організації розглядається як постійно відтворюваний у відносинах людей формально-неформальний розподіл повноважень, відповідальності, впливів, завдань, зв'язків.

Об'єднання формально-неформальних та поведінкових аспектів структури організації становить основу ситуативної теорії організаційних структур. її основні положення сформульовано в роботах Р. Саймона, Дж. Марча, П. Лоуренса. Вони полягають у такому:

1. Первинною основою організації є система взаємозв'язаних соціальних поведінок низки людей — учасників організації. Відповідно структура організації повинна складатися з тих аспектів, шаблонів поведінки в організації, які є порівняно стабільними та змінюються поволі. Каркас структури — це склад підрозділів і посад, а в більш загальному сенсі — система центрів ухвалення рішень та процесів, що на них замикаються, реальне ж його наповнення — внески окремих членів організації в процеси ухвалення рішень та досягнення організаційної мети.

2. Головним моментом структури є не сама логіка розподілу загального завдання на під-завдання та не встановлення відповідальності за їх виконання, а "поведінкові ефекти спеціалізації", тобто ступінь впливу структури на поведінку людей.

3. Важливішим е не розподіл завдань на під-завдання, а подальший процес їх виконання, зв'язки, що виникають при цьому, зокрема для подолання знову виявлених проблем.

4. Сфера ефективного використання функціональної спеціалізації (за окремими функціями, етапами, роботами в єдиному виробничо-господарському процесі) є об'єктивно обмеженою. Найбільш доцільною є спеціалізація за цілями, оскільки вона дає змогу зосередити увагу і зорієнтувати працівника на результат, а не на процес, примушує проводити пошук найефективніших (необов'язково наперед заданих) шляхів досягнення результатів та правильніше оцінювати ефективність своєї діяльності.

Складовою більш загальної теорії спеціального підходу до побудови структури організаціями є теорія диференціації й інтеграції П. Лоуренса і Дж. Лорша. На основі обстеження низки підприємств П. Лоуренс і Дж. Лорш прийшли до висновку, що на відносини між підрозділами поряд з іншими впливають такі чинники, як ступінь відмінності між підрозділами (диференціація) і ступінь необхідної співпраці підрозділів (інтеграція).

Диференціація означає розподіл робіт між частинами або підрозділами організації так, щоб кожна з них отримали певний ступінь завершеності в межах цього підрозділу. Диференціація — це виділення частин в організації, кожна з яких пропонує щось у відповідь на попит, що визначається зовнішнім середовищем. Для визначення ступеня диференціації в організації П. Лоуренс і Дж. Лорш запропонували використовувати чотири параметри:

• визначеність цілей або завдань — чи є цілі ясними та легко вимірюваними або вони двозначні і мають сильний якісний відтінок;

• структура — чи є структура формальною, з жорсткою політикою і процедурами або вона вільна та гнучка, з політикою, що орієнтується на певний момент;

• рівень взаємодії — чи здійснюються значні між-особові і між-групові зв'язки та кооперація чи ні;

• часові межі зворотного зв'язку — чи отримують люди інформацію про результати роботи через короткі або тривалі інтервали.

Розмірність вказаних змінних диференціації розкриває ступінь відмінності між підрозділами. Чим більше підрозділів усередині організації відрізняються один від одного за цими чотирма змінними, тим диференційованішою є організація. Коли організація одночасно є сильно диференційованою або сильно децентралізованою з позиції управління нею, виникає необхідність введення ролей інтеграторів, які повинні виконувати спеціальну роботу з інтеграції різних частин організації.

Інтеграція означає рівень співпраці, наявний між частинами організації та забезпечує досягнення їх цілей в межах вимог, що висуваються зовнішнім оточенням. Потреба в інтеграції спочатку створюється розподілом та взаємозалежністю робіт в організації.

Певні форми диференціації породжують властиві їм форми інтеграції, при цьому те й інше залежить від умов функціонування організації. Вивчення ступеня диференціації частин організації допомагає визначити рівень потенційного конфлікту між ними, а знаходження відповідного інтеграційного механізму створює умови для зниження рівня можливої конфліктності. Порушення взаємозалежності об'єктивно обумовлених диференціації та інтеграції зовнішнього середовища призводить до зниження ефективності діяльності організації. №19 1.Визначте поняття «структури організації» та охарактеризуйте принципи її побудови.

Структура управління організацією (або організаційна структура управління " - одне з ключових понять менеджменту, тісно зв'язане з цілями, функціями, процесом управління, роботою менеджерів і розподілом між ними повноважень. В рамках цієї структури протікає весь управлінський процес (рух потоків інформації, ресурсів, ідей і прийняття управлінських рішень), в якому беруть участь менеджери всіх рівнів, категорій і професійної спеціалізації. Структуру можна порівняти з каркасом будинку управлінської системи, побудованим для того, щоб всі що протікають в ній процеси здійснювалися своєчасно й ефективно.

Під структурою управління розуміється упорядкована сукупність стійко взаємопов'язаних елементів, що забезпечують функціонування і розвиток організації як єдиного цілого. Організаційна структура управління визначається також як форма поділу і кооперації управлінської діяльності, в рамках якої здійснюється процес управління по відповідних функціях, направлених на рішення поставлених задач і досягнення намічених цілей. З цих позицій структура управління представляється в вигляді системи оптимального розподілу функціональних обов'язків, прав і відповідальності, порядку і форм взаємодії між вхідними в її склад органами управління і працюючими в них людьми.

Ключовими поняттями структур управління є зв'язки (відносини), рівні і повноваження. Елементами організаційної структури управління можуть бути як працівники (керівники, фахівці, службовці), так і служби або органи апарату управління, у яких зайнято ту чи іншу кількість фахівців, виконують певні функціональні обов'язки. Є два напрямки спеціалізації елементів організаційної структури управління:

- в залежності від складу структурних підрозділів вичленяються ланки структури управління, здійснюють маркетинг, менеджмент виробництва тощо;

- виходячи з характеру загальних функцій, виконуваних у процесі управління, формуються органи, що займаються плануванням, організацією, мотивацією і контролем.

2. Назвіть підсистеми внутрішнього середовища організації. Визначте роль управлінської підсистеми в їх функціонуванні. Аналіз внутрішнього середовища підприємства має здійснюватися з урахуванням тенденцій, що склалися в зовнішньому середовищі прямого та непрямого впливу. У процесі цього аналізу перевіряється вся система господарювання підприємства та окремих його підсистем щодо реалізації можливостей, які зовніш­нє середовище надає підприємству, а також вживаються заходи щодо запобігання й послаблення загроз його існуванню тобто виявляються сильні та слабкі сторони з оцінкою ймовірності реалізації перших і подолання останніх.

Внутрішнє середовище організації — це все те, що знаходиться всередині організації, сформоване матеріально-технологічною, фінансово-економічною та соціально-психологічною підсистемами. Інтегруючу та спрямовуючу роль у процесі їх функціонування та розвитку відіграє управлінська підсистема.

Матеріально-технологічна підсистема організації також є системою. її доцільно поділити на матеріально-технічну, інформаційно-комунікативну та організаційно-управлінську підсистеми. Організаційно-управлінська підсистема, використовуючи певні управлінські важелі справляє безпосередній вплив на матеріально-технічну та інформаційно-комунікативну підсистеми. До складових матеріально-технічної підсистеми організації можна віднести: основні фонди організації; малоцінні швидкозношувані предмети; водо-, тепло- та енергозабезпечення; тару для зберігання товарно-матеріальних цінностей на складах або для здійснення технологічних процесів. До складу інформаційно-комунікативної підсистеми потрібно включити такі складові: комунікаційні мережі; інформаційні технології (технології обробки, передачі та зберігання інформації, програмне забезпечення); інформаційні системи; діловодство та документообіг. Основу інформаційно-комунікативної підсистеми становить управлінська інформація та комунікації, що виникають під час її надходження, обробки та зберігання. Організаційно-управлінська складова матеріально-технологічної підсистеми включає: організаційне, комунікативне та нормативно-правове забезпечення процесу управління матеріально-технічною та інформаційно-комунікативною підсистемами організації.

Важливе місце у функціонуванні будь-якої організації, особливо державної, займає фінансово-економічна підсистема, яка є комплексом економічних відносин всередині організації, що опосередковують рух фінансових ресурсів, спрямованих на реалізацію функцій і завдань організаційної системи в умовах нестабільності та мінливості зовнішнього середовища. Особливістю фінансово-економічної підсистеми державної організації є те, що її формування і межі чітко регламентовані законодавством та регулюються державою. Фінансово-економічна підсистема організації характеризує систему фінансово-економічних відносин щодо надходження, формування, розподілу і використання фінансово-економічних ресурсів для забезпечення ефективного функціонування організації в цілому. Систему фінансово-економічних відносин організації насамперед, слід поділяти на зовнішні і внутрішні (які формуються в системі самої організації). У свою чергу, в системі зовнішніх фінансово-економічних відносин організації варто виділяти фінансово-економічні відносини з державою (державними органами) та фінансово-економічні відносини з іншими суб'єктами господарювання.

Соціально-психологічна підсистема організації включає колектив, формальні та неформальні групи, організаційну культуру" соціально-психологічний клімат та імідж організації.

№20 1. Визначте та охарактеризуйте чинники зовнішнього середовища, що впливають на сучасну організацію.

Зовнішнє середовище організації — це сукупність елементів, які не входять до складу організації, але справляють на неї певний вплив.

Зовнішнє середовище є джерелом забезпечення організації ресурсами, необхідними для підтримання її внутрішнього потенціалу на необхідному рівні для досягнення цілей.

Для визначення майбутньої поведінки організації її керівництву потрібно мати уявлення як про внутрішнє, так і про зовнішнє середовище, їх потенціал і тенденції розвитку, а також знати місце своєї організації в середовищі. Розрізняють зовнішнє середовище прямого і непрямого (опосередкованого) впливу.

Зовнішнє середовище прямого впливу — це середовище, яке включає елементи, що безпосередньо впливають на операції організації та зазнають прямого впливу операцій організації: споживачі, конкуренти, постачальники, закони, державні установи та ін.

Споживачі — це фізичні або юридичні особи, які використовують продукцію організації для особистих потреб або потреб своєї організації.

Конкуренти — це виробники подібної продукції на ринку.

Постачальники — фірми або окремі особи, які постачають машини, устаткування та інші матеріальні ресурси для задоволення технологічних або особистих потреб організації чи окремої особи.

Закони і державні установи — це правові та нормативні акти вищого органу законодавчої та виконавчої влади або їх спеціальні органи, які здійснюють нагляд за дотриманням державних вимог підприємствами, установами, організаціями, а також громадянами.

Серед названих факторів зовнішнього середовища найважливішим є державне регулювання, тому що без втручання держави, без державного регулювання підприємство ніколи не зможе зробити виробництво економічно безпечним, гарантувати реалізацію соціально-економічних прав людини, вирівняти структурні та регіональні диспропорції тощо. Роль держави сьогодні в умовах ринку недосконалої конкуренції значно посилюється і стає об'єктивною потребою.

Держава виконує свої економічні функції, застосовуючи різноманітні форми і засоби впливу на економіку. Серед основних форм державного регулювання ринкової економіки виокремлюють форми правового, економічного та адміністративного регулювання. Правові регулятори захищають систему ринкового підприємництва, визначають права й обов'язки підприємств та інших суб'єктів ринкової економічної системи. До форм економічного регулювання належать фінансова, грошово-кредитна, цінова, структурна та соціальна форми регулювання.

Одним із способів визначення оточення і полегшення обліку його впливу на організацію є поділ зовнішніх факторів на дві основні групи: мікросередовище (середовище прямого впливу) і макросередовище (середу непрямого впливу).

Середовище прямого впливу ще називають безпосереднім діловим оточенням організації. Це оточення формують такі суб'єкти середовища, які безпосередньо впливають на діяльність певної організації. До нас відносять такі суб'єкти, які будуть розглянуті нами далі: постачальники, споживачі, конкуренти, закони і державні органи.

Фактори середовища непрямого впливу або загальне зовнішнє оточення зазвичай не впливають на організацію так само помітно, як фактори середовища прямого впливу. Однак менеджеру необхідно постійно вести їх облік, оскільки середовище непрямого впливу звичайно складніше, ніж середовище прямого впливу. Макрооточення створює загальні умови існування організації в зовнішньому середовищі. До основних факторів непрямого впливу відносяться: технологічні, економічні, соціокультурні та політико - правові, а також міжнародні зміни. 2.Назвіть ситуативні чинники проектування організації. Оптимальний проект для будь-якої організації залежить від відповідних ситуаційних чинників. Тобто ситуаційні чинники відіграють важливу роль у визначенні найкращого проекту організації у кожному окремому випадку.

Можна виділити чотири групи таких ситуаційних чинників:

1. Стан зовнішнього середовища.

2. Технологія роботи всередині організації.

3. Стратегічний вибір керівництва організації у відношенні до її цілей.

4. Поведінка працівників.

Зовнішнє середовище складається з двох рівнів:

1) загальне оточення;

2) безпосереднє оточення.

Зовнішнє середовище характеризується:

1. Складністю. Складність зовнішнього середовища визначається тим, як багато чинників впливає на проектування організації, та наскільки вони схожі між собою.

2. Динамізмом. Динамізм зовнішнього середовища характеризується тим, як швидко змінюються фактори, які впливають на проектування організації. Чи залишаються вони сталими, стабільними, чи змінюються, нестабільні.

Така двомірна класифікація чинників зовнішнього середовища, які впливають на проектування організації, дозволяє виявити чотири типи ситуацій, кожна з яких відповідає певному виду бізнесу.

1. Ситуація, що характеризується низькою невизначеністю, є найбільш сприятливою для керівництва організації.

Чинників мало, вони схожі та не змінюються. Приклад: виробництво гравію.

2. Ситуація помірної невизначеності є більш напруженою для керівництва. Висока ступінь складності зовнішнього оточення вносить елемент ризику в процес прийняття рішень. Потрібна підготовка, досвід.

Чинників багато, вони не схожі та не змінюються. Приклад: переробка сировини.

3. Ситуація помірно високої невизначеності вимагає від керівництва гнучкості, тому що змінюється характер взаємодії з факторами зовнішнього середовища. Схожість полегшує за допомогою комп´ютерної техніки приймати вірні рішення.

Чинників мало, вони схожі, але постійно змінюються. Приклад: товари народного споживання широкого вжитку.

4. Ситуація високої невизначеності - найбільша складність для прийняття рішень. Зовнішнє середовище повне невизначених ситуацій.

Чинників багато, вони не схожі та постійно змінюються.

Приклад: виробництво ЕОМ.

Технологія роботи

Роль технології в проектуванні організації загальновизнана. У даному контексті під технологією роботи ми маємо на увазі не тільки дії робітника, але й матеріали, устаткування, які він використовує для перетворення об´єкта своїх дій. Проектування організації пов´язане з технологією роботи за двома напрямами: поділ праці й групування робіт, тобто створення підрозділів. Рівень знань щодо дій з перетворення об´єкта роботи і використання відповідної технології багато в чому визначають ефективність організації. Розвиток технології в останні роки носить вибуховий характер. Це підсилило увагу керівників до взаємозв´язку між структурою організації і технологією роботи.

Технологія - це конверсійний процес, який використовують для трансформації вкладень (матеріалів або інформації) у випуск (товари та послуги).Більшість організацій застосовує багато технологій, однак найважливіша для організації називається базовою. Хоча чимало людей уявляє технологію як складальний конвеєр, цей термін також використовують і для організацій сфери послуг.

Три головні форми технології.

1. Одинична, або технологія малосерійного виробництва: продукт вироблений на замовлення клієнта в малих кількостях.

До організацій, які використовують таку форму технології, належить, наприклад, швейна майстерня, друкарня, фотосалон.

2.  Великосерійна, або технологія масового виробництва: продукт виробляють на зразок збірного конвеєра, збираючи деталі у вузли або кінцевий продукт. Таку технологію застосовують автомобільні виробники, такі як Subaru, компанії з виробництва пральних машин Whirlpool Corporation і фірми з виробництва електроприладів, такі як Philips.

3.  Технологія безперервного виробничого процесу: сировинні матеріали переробляють у кінцевий продукт за допомогою цілої низки механічних або прецесійних перетворень; структура матеріалів змінюється. За цією технологією працюють нафтопереробні заводи, хімічні заводи. Ці форми технології впорядковані за рівнем складності. Тобто технологія виробництва малих партій є найпростішою, а технологія безперервного виробництва - найскладнішою. Крім того, з´ясовано, що різні конфігурації проекту організації були пов´язані з різною технологією.

Стратегічні зміни мають системний характер. Вони зачіпають усі сторони організації. Можна виділити дві сторони стратегічних змін в організації:

1)організаційна структура;

2)організаційна культура.

Аналіз організаційної структури спрямований на отримання відповідей на такі запитання:

• Якою мірою існуюча організаційна структура допомагає чи заважає реалізації обраної стратегії?

• На які рівні організаційної структури покладено вирішення визначених завдань під час здійснення стратегії?

Вибір організаційної структури залежить від цілого ряду чинників. Найбільш значущими є наступні:

• розмір та ступінь різноманітності діяльності, які властиві цій організації;

• географічне розташування;

• технологія;

• ставлення до організації з боку керівництва та робітників;

• динаміка зовнішнього середовища;

• cтратегія, яка здійснюється.

Організаційна структура повинна відповідати розміру організації. Вона не повинна бути складною, якщо немає в цьому потреби. Елементарна структура, якщо один керівник здатний керувати. Якщо він вже не здатний (норма керованості), то з´являється проміжний рівень в управлінні та застосовується функціональна структура. Подальше зростання організації викликає необхідність утворення нових рівнів управління, в результаті чого можуть бути застосовані такі організаційні структури, як:

• дивізійна (тобто як скоординована децентралізація. Наприклад: завод холодильників, завод автомобілів) «продуктова спрямованість», багатонаціональна корпорація;

• матрична структура, якщо виникають комплексні проекти.

На організаційну структуру впливає:

1.Географічне розташування організації. У випадку, якщо регіони досить ізольовані один від одного, відбувається делегування прав у прийнятті рішень, і у зв´язку з цим у структурі з´являються функціональні підрозділи, а якщо вони мають самостійний статус, то застосовують дивізіональну структуру.

2.Вплив технології, який полягає в тому, що вона повинна бути такою, щоб дозволяла здійснювати технологічні інновації.

3.Відношення менеджерів до нетрадиційних форм побудови організації. Працівники творчого спрямування схильні до структур, які дають можливість свободи та самостійності. Звичайні працівники тяжіють до традиційних форм організаційних структур.

4.Динамізм зовнішнього середовища. Якщо середовище стабільне, мало змінюється, то структура може бути механічною - малогнучка, якщо середовище динамічне, то структура повинна передбачати високий рівень децентралізації, наявність великих прав у структурних підрозділів у прийнятті рішень.

№21