МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

им. М.В. Ломоносова

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

Кафедра экономической информатики

Методическое пособие

«Microsoft Access 2010»

Самыгина Т.Н.

Для перехода на нужную главу воспользуйтесь оглавлением, для этого нажмите клавишу Ctrl и щёлкните мышкой на номере соответствующей страницы.

После прочтения каждой главы вы можете снова автоматически перейти на оглавление, нажав клавишу Ctrl и щёлкнув мышкой по ссылке Оглавление.

Для быстрого перехода по тексту в рамках одной главы пользуйтесь клавишами поэкранного листания Page Up и Page Down.

Москва, 2014

Оглавление

Семинар №1 3

Понятие базы данных. Создание таблиц в режиме конструктора. Заполнение таблицы. Перемещение по таблице. Редактирование данных. Изменение ширины строк и столбцов. Перемещение столбцов. Закрепление столбцов. Изменение полей таблицы. Вставка нового поля в таблицу. Удаление поля из таблицы. Создание простых форм и отчётов 3

Семинар №2 25

Создание запросов в конструкторе. Самостоятельная работа 25

Семинар №3 39

Нормализация таблиц. Первая нормальная форма (1НФ). Вторая нормальная форма (2НФ). Третья нормальная форма (3НФ). Внешний ключ. Родительская и дочерняя таблицы. Три вида связей между таблицами. Создание запросов, использующих несколько таблиц 39

Семинар №4 54

Создание баз данных с помощью шаблонов. 54

Самостоятельная работа 54

Семинар №5 61

Создание таблиц. Импортирование таблиц из Access в другие приложения Microsoft Office 61

Семинар №6 80

Импортирование данных в Access. Создание запросов 80

Семинар №7 105

Создание форм 105

Семинар №8 123

Создание отчётов 123

Семинар №9 142

Самостоятельная работа по теме «Создание базы данных, состоящей из одной таблицы. Построение форм, запросов, отчётов в Microsoft Access» 142

Семинар №10 144

Язык запросов SQL. Инструкция SELECT. 144

Объединение таблиц с помощью INNER JOIN 144

Семинар № 11 155

Арифметические операции для преобразования числовых данных. Операции с текстовыми данными. Операции агрегирования. Групповые операции. Сортировка 155

Семинар №12 164

Инструкции создания таблиц, вставки новых записей, изменения записей, удаления записей, удаления таблиц. Создание новой таблицы на основе уже существующей таблицы. Копирование информации из одной таблицы в другую 164

Семинар №13 171

Подчинённые запросы. 171

Объединение запросов с помощью конструкции UNION 171

Семинар №14 177

Самостоятельная работа по теме «Построение запросов с помощью языка SQL» 177

Семинар №15 178

Защита домашней самостоятельной работы по теме «Построение базы данных, состоящей из нескольких таблиц. Создание форм, отчётов, запросов. Создание запросов с помощью SQL» 178

Семинар №1

Понятие базы данных. Создание таблиц в режиме конструктора. Заполнение таблицы. Перемещение по таблице. Редактирование данных. Изменение ширины строк и столбцов. Перемещение столбцов. Закрепление столбцов. Изменение полей таблицы. Вставка нового поля в таблицу. Удаление поля из таблицы. Создание простых форм и отчётов

Базы данных создаются для хранения больших объёмов информации и для поиска информации по определённому запросу. Под базой данных понимается хранилище данных, принадлежащих некоторой предметной области. В последнее время базы данных встречаются в нашей повседневной жизни довольно часто. Когда мы приходим покупать билеты на поезд или самолёт, кассир по нашему запросу на компьютере находит для нас нужные билеты. В туристических фирмах агенты находят для нас нужный тур с помощью баз данных. Когда нам нужно купить, продать, снять или сдать квартиру мы обращаемся в агентство недвижимости, где сотрудники из нескольких тысяч квартир в течение нескольких минут подбирают по базе данных подходящий вариант. Когда мы приходим в «Дом книги» за какой-либо конкретной книгой, мы обращаемся к сотруднику, выдающему справки. С помощью базы данных он в течение нескольких минут ответит, на каком этаже, и в каком отделе продаётся нужная книга. В ВУЗах, в том числе на Экономическом факультете, во время работы приёмной комиссии создаётся база данных «Абитуриент», в ней хранится информация о нескольких тысячах абитуриентах, желающих поступить учиться. В учебной части используется база данных, в которой содержится личные данные и информация об успеваемости студентов. В отделе кадров работа осуществляется с базой данных, в которой хранится информация о сотрудниках. В бухгалтерии с помощью баз данных происходит начисление заработной платы и так далее. Все эти базы хранят большие объёмы данных и позволяют очень быстро найти нужную информацию по запросу. Время поиска несопоставимо с тем временем, когда в нашем распоряжении не было таких возможностей, и для поиска информации нужно было вручную перебрать и пересмотреть огромное количество документов, ведомостей и других деловых бумаг.

Итак, база данных является организованной совокупностью взаимосвязанных данных и содержит сведения о различных сущностях одной предметной области – реальных объектах, процессах, событиях или явлениях.

Почти все современные системы управления базами данных основаны на реляционной модели. Название «реляционная» связано с тем, что каждая запись в такой базе данных, содержит информацию, относящуюся только к одному объекту. В реляционной базе данных все исходные данные представляются в виде таблиц. Например, для хранения информации о наших друзьях и знакомых мы создаём записную книжку, всю информацию этой записной книжки можно представить в виде следующей таблицы:

Записная книжка

Фамилия	Имя	Отчество	Дата рождения	Телефон	Адрес	Факс
Иванов	Пётр	Иванович	17.11.1975	8 495 1234567	г. Москва, Ленинский проспект, д.4, кв.87
Петров	Павел	Сергеевич	15.03.1982	8 495 9431213	г. Москва, Новый Арбат, д.11,кв.77	8 495 9436565
…	…	…	…	…	…

Вы видите, каждый столбец таблицы содержит значения определённой характеристики объектов: один столбец содержит фамилии ваших друзей, второй – имена, третий – отчества, четвёртый – даты рождения и т. д. Строка представляет собой описание отдельного объекта, это данные о конкретном знакомом. Когда вы запрашиваете информацию из одной или нескольких таблиц, результат запроса так же представляется в виде таблицы.

Итак, реляционной называется база данных, в которой все данные, доступные пользователю, организованы в виде таблиц, а все операции над данными сводятся к операциям над этими таблицами. Впервые реляционная модель данных была предложена Е.Ф. Коддом в 1970 году. Термин «реляционная» происходит от английского слова relation – отношение.

Каждая строка этой таблицы содержит информацию об одном описываемом объекте или, как они ещё называются в литературе, сущности. Таким образом, реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных двумерных таблиц – реляционных таблиц, называемых также отношением, в каждой из которых содержатся сведения об одной сущности предметной области. Строки в таблице называются записями. В литературе строки иногда называют кортежами. Записи (кортежи) не имеют ни имени, ни номера. Каждая запись имеет неоднородную структуру и состоит из полей, каждое из которых может иметь различные типы, например, одно поле – текстовое, другое – числовое, третье – логическое т.п. В нашем примере каждая запись описывает один объект (одну сущность) – одного нашего знакомого и состоит из семи полей. Фамилия, Имя, Отчество, Телефон, Адрес, Факс – текстовые поля., Дата рождения - поле типа Дата/время.

Итак, записи имеют неоднородную структуру, они состоят из полей. В каждом столбце таблицы может располагаться информация, относящаяся только к одному полю. Например, в одном столбце располагаются фамилии, в другом имена и т.д. В реляционной базе данных в качестве заголовков столбцов используются названия полей. В литературе поля иногда называют атрибутами. В нашем примере в качестве заголовков столбцов Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Телефон, Адрес, Факс использованы названия полей.

Каждая таблица имеет уникальное имя. В нашем примере таблица называется Записная книжка.

Все значения, содержащиеся в одном и том же столбце, являются данными одного типа, все они описывают одну и ту же характеристику всех объектов, содержащихся в таблице. Все столбцы в одной таблице должны иметь уникальные имена, однако разрешается присваивать одинаковые имена столбцам, расположенным в различных таблицах.

Как мы уже сказали, каждая таблица имеет имя, каждый столбец так же имеет название. Однако строки (записи) уникальных имён не имеют. Тем не менее, нужен механизм их однозначной идентификации. Такой механизм в реляционной модели существует и называется первичный ключ.

Столбец, или совокупность столбцов называется первичным ключом (primary key, обозначается pk), если все его значения, или комбинации значений различны. Таким образом, каждая таблица реляционной базы данных должна содержать один или несколько столбцов, все значения или комбинация значений которых различны.

В таблице не должно быть данных, не относящихся к объекту, определяемому первичным ключом. Данные, не относящиеся к этому объекту, должны быть в другой таблице.

Реляционная база данных позволяет хранить в полях таблицы специальное значение NULL, называемое пустым значением. Оно обозначает некоторое неизвестное значение. Значение NULL имеет особые свойства:

• Нельзя связывать две таблицы по значению NULL.

• Пустые значения не учитываются в итоговых функциях, например, SUM, AVR и т.п.

Для достижения механизма однозначной идентификации строк необходимо выполнение следующих условий:

1. Каждая таблица должна иметь только один первичный ключ.

2. Никакие две строки этой таблицы не могут иметь одинаковое значение первичного ключа. Это свойство называется свойством уникальности.

3. В любой таблице её первичный ключ может включать один и более столбцов этой таблицы. Если первичному ключу соответствует один столбец, то ключ называется простым. Первичный ключ, включающий в себя два и более столбцов, называется составным.

4. Ни одно значение первичного ключа не может принимать значение NULL (не может быть пустым). Ни одно значение столбцов, которые входят в составной первичный ключ, не может быть пустым.

5. Если вы удалите какую-либо строку, то нельзя присвоить другой строке то значение, которое первичный ключ принимал на удалённой строке.

6. Первичный ключ должен содержать такое количество столбцов, что ни один из них не может быть изъят без нарушения условия уникальности. Это свойство называется свойство минимальности.

При создании баз данных разработчики, как правило, назначают первичные ключи всем таблицам. Дело в том, что если первичные ключи будут заданы неверно, то добавлять новые записи в эту таблицу будет нельзя. Часто в качестве ключевого поля выбираются поля: Номер, Код и т.п. В таблице они обычно стоят на первом месте.

В таблице Записная книжка мы можем сделать первичный ключ, состоящий из 3-х полей: Фамилия, Имя, Отчество. Так как наверняка среди ваших знакомых нет друзей с одинаковыми именами, отчествами и фамилиями. В записной книжке могут быть однофамильцы, с малой долей вероятности могут оказаться люди с одинаковыми фамилиями и именами. Можно сказать, что с достаточно большой степенью вероятности он является уникальным и минимальным.

Чтобы обезопасить себя, а также, чтобы не вводить составной ключ (ключ, состоящий из нескольких полей), можно просто ввести поле с названием Номер, значения которого вычисляются в порядке возрастания, от 1 до n (в Microsoft Access это осуществляется с помощью типа данных Счётчик). В этом поле ни одно из значений не повторяется.

Номер	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рождения	Телефон	Адрес	Факс
1	Иванов	Пётр	Иванович	17.11.1975	8 495 1234567	г. Москва, Ленинский проспект, д.4, кВ.87
2	Петров	Павел	Сергеевич	15.03.1982	8 495 9431213	г. Москва, Новый Арбат, д.11,кВ.77	8 495 9436565
…	…	…	…	…	…	…

Далее мы начнём изучать Microsoft Access 2010 - приложение, позволяющее создавать базы данных. Microsoft Access является самой популярной системой управления базами данных для персональных компьютеров. Эта система управления базами данных (СУБД) обеспечивает выполнение трёх основных функций:

• Определение данных (задание типов данных, связей).

• Обработку данных (выборку данных, сортировку, вычисление итоговых значений, изменение, удаление, копирование данных в другую таблицу).

• Управление данными с помощью задания правил совместного использования данных.

Microsoft Access предоставляет максимальную свободу при задании типа данных: текстовые данные, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, ссылки на звук, ссылки на документы, электронные таблицы и т.д.

Когда возникает необходимость коллективного использования информации, Microsoft Access позволяет защищать информацию от несанкционированного доступа так, что право просматривать данные или вносить в них изменения получает только определённые пользователи. В Microsoft Access применяется механизм автоматической блокировки во избежание одновременного изменения записей несколькими пользователями.

Одним из основных достоинств реляционных баз данных является то, что в них легко вносить изменения. Однако необходимо на начальном этапе не пожалеть времени на постановку задач, описание структур данных, необходимых для решения задач. Сначала нужно изучить запросы, которые будут осуществляться к базе данных, понять, какую информацию нужно запрашивать и получать, а затем решить, что нужно хранить в базе данных для выполнения этих задач, какие данные должны храниться в базе данных для получения и предоставления информации. Нужно задать названия полей, типы полей и их последовательность в структуре таблицы.

Итак, вызовем программу Microsoft Access 2010.

Кнопка «Пуск»→ Все программы → Microsoft Office → Microsoft Access 2010

Для создания новой базы данных в появившемся окне в области Новая база данных, справа от поля Имя файла найдите кнопочку Поиск расположения для размещения базы данных и нажмите её.

В окне Файл новой базы данных на рабочем столе создайте папку, назвав её своей фамилией. Файлу дайте название Агентство недвижимости.

Далее нажмите ОК и клавишу Создать.

В Microsoft Access 2010 разработан интерфейс, который обеспечивает доступ к многочисленным возможностям при работе с объектами базы данных с помощью ленты. Интерфейс обеспечивает выполнение около 1000 команд, но на экране в каждый данный момент отображаются только те, которые имеют отношение к выполняемой работе. Лента организована в виде набора панелей (вкладок): Файл, Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базами данных. На панелях в виде кнопок (пиктограмм) представлены команды для работы с базами данных. Каждая панель ленты содержит несколько областей (групп), в каждой из них сгруппированы кнопки, выполняющие связанные по смыслу команды. В зависимости от того, в каком режиме осуществляется работа, на ленте могут появляться дополнительные панели.

Давайте подробнее изучим элементы экрана.

Первая строка в окне Microsoft Access 2010 - это строка заглавия, она показывает имя созданного файла.

В правом верхнем углу экрана расположены кнопки, с помощью которых можно свернуть, развернуть или закрыть файл, созданный в Microsoft Access. Они работают так же, как в других приложениях Microsoft Office.

Над лентой находится панель быстрого доступа, на которую вынесены часто используемые команды. По умолчанию на ней находятся кнопки Сохранения, Отмены последнего действия (с круглой стрелкой влево), Возврата этого действия (с круглой стрелкой вправо). Дополнить панель новыми кнопками можно с помощью кнопки Настройка панели быстрого доступа, открывающую список возможных команд. Можно воспользоваться другим способом: контекстное меню любой кнопки на ленте выполняет команду Добавить на панель быстрого доступа. Таким образом, с помощью панели быстрого доступа пользователь может сделать свою работу более удобной.

Как уже было сказано, под строкой заголовка расположена лента. По умолчанию активизирована панель Работа с таблицами Поля. На этой панели в виде групп кнопок вынесены наиболее часто используемые команды для создания таблиц, внесения записей, изменения структуры таблиц и т.д.

В Microsoft Access 2010 мы часто будем пользоваться командами, расположенными на панели Создание. На этой панели представлены группы кнопок для создания таблиц, форм, отчётов и запросов.

Таблицы определяют структуру хранимых данных и используются для задания связей между ними.

Формы используются для ввода, представления и редактирования данных.

Запросы позволяют отбирать нужные данные, сортировать их, вычислять значения. С помощью запросов можно обновлять информацию в базе данных.

С помощью Отчётов можно напечатать информацию из базы данных в виде красиво оформленных и удобных в использовании документов. Отчёты позволяют группировать данные, а также вычислять итоговые значения.

Таблицы, Запросы, Формы, Отчёты называются объектами приложения. Все объекты представлены в области переходов, которая расположена в левой верхней части экрана под лентой. Все таблицы, формы, запросы, отчёты отображаются в области переходов в соответствующей группе. Область переходов используется для того, чтобы открыть тот или иной объект и далее работать с ним, или изменить его структуру в режиме конструктора или макета. Чтобы открыть таблицу, запрос, форму или отчёт, нужно найти его в области переходов и дважды щёлкнуть по нему мышкой. Чтобы открыть объект в режиме конструктора или макета, нужно указать объект в области переходов и через контекстное меню выбрать нужный режим. База данных Access может включать до 32768 объектов.

Как и в других приложениях Microsoft Office в Access используется контекстное меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши. Оно содержит команды, которые могут быть использованы пользователем в момент работы с конкретным объектом.

В нижней части экрана справа находятся кнопки, с помощью которых можно переключаться в различные режимы работы.

Для получения помощи при работе с базами данных можно пользоваться кнопкой Справка: Microsoft Access, расположенной в правом верхнем углу экрана, либо функциональной клавишей F1 на клавиатуре.

Вы видите, в Microsoft Access 2010 командное меню организовано таким образом, чтобы большинство команд всегда находилось на виду, и чтобы они могли быть легко использованы.

На этом семинаре мы создадим базу данных для агентства недвижимости, содержащую информацию о квартирах, выставленных на продажу. Мы будем учиться строить таблицу в конструкторе. Для этого выполните команду

Создание → Конструктор таблиц

Перед нами таблица, состоящая из трех колонок:

С помощью этой таблицы мы будем задавать структуру базы данных Недвижимость, которая могла бы использоваться в риэлтерской фирме.

Итак, зададим необходимые поля, укажем тип данных, которые будут храниться в этих полях. В колонке Описания укажем более подробно, какая информация будет храниться в соответствующем поле.

Имя поля	Тип данных	Описание
Код	Счётчик	Код квартиры
Метро	Текстовый	Ближайшая станция метро
Количество комнат	Числовой	Количество комнат в квартире
Общая площадь	Числовой	Площадь всей квартиры
Жилая площадь	Числовой	Площадь всех комнат
Тип дома	Текстовый	Материал, из которого построен дом
Балкон	Логический	Наличие балкона
Телефон	Логический	Наличие телефона
Цена	Денежный	Стоимость квартиры

Переход от одной колонки к другой можно осуществлять с помощью клавиш →, Enter, Tab или пользуясь мышкой. Тип данных можно указывать, используя выпадающий список, который появится сразу после того, как вы нажмете на указатель со стрелочкой.

После того как вы создали структуру вашей базы данных, необходимо указать ключевое поле, для этого поставьте курсор слева от поля Код, войдите в контекстное меню и выберите пункт Ключевое поле. Слева от поля Код появится маленький ключик.

Теперь построенную таблицу нужно сохранить командой

Файл → Сохранить объект как

Мы сохраним объект как таблицу с именем Недвижимость.

Созданная нами таблица с именем Недвижимость появится теперь в области переходов Все объекты Access.

Теперь мы будем заполнять нашу базу данных реальными данными. Для этого выполните команду

Главная → Режим → Режим таблицы

Перед вами появится таблица, названиями колонок которой являются поля нашей базы данных. Теперь ваша задача состоит в том, чтобы заполнить таблицу реальной информацией по каждой квартире, одна запись в таблице – это полная информация об одной из квартир.

Задание. Заполните таблицу, (не менее 25 записей). Как пример можно использовать данные из таблицы, представленной ниже.

Код	Метро	Количество комнат	Тип дома	Общая площадь	Жилая площадь	Телефон	Балкон	Цена
1	Сокол	4	Кирпичный	105	70	٧	٧	9500000
2	Таганская	5	Блочный	120	90	٧	٧	12500000
3	Ясенево	3	Панельный	70	40	٧	٧	7509000
4	Аэропорт	1	Деревянный	35	20			3750000
5	Университет	2	Сталинский	42	30	٧		5400000
6	Коньково	3	Монолитный	55	45		٧	6580000
7	Сокол	2	Коттедж	170	130	٧		5000000

Обратите внимание, что при вводе каждой записи (заполнении одной строки таблицы), автоматически идет запись на диск, что сопровождается появлением значка в виде карандаша в начале строки.

Как обычно мы это делаем при изучении других программных приложений Microsoft Office, рассмотрим наиболее часто используемые возможности передвижения по базе данных.