18.Информационное обеспечение процесса управления. Коммуникационный процесс: элементы и этапы. Способы передачи информации в управлении.

Управление осуществляется на основе информации. Нет информации – нет управления.

Управление информацией включает: а) формирование информационных потоков (коммуникационных сетей), б) фильтрацию (разделение) содержания информации по видам выполняемых работ, в) разграничение доступа по уровням управления и функциям исполнителей работ, г) своевременное направление информации тем, кто в ней нуждается.

Коммуникационный процесс — это процесс обмена информацией между двумя или более людьми. Цель коммуникационного процесса - обеспечить понимание информации, которую можно называть сообщением.

Можно выделить 4 базовых элемента:

• Отправитель, лицо, собирающее и передающее информацию.

• Сообщение, информация, закодированная с помощью символов.

• Канал, средство передачи информации.

• Получатель, лицо, которому адресована информация и которое её интерпретирует.

Этапы процесса коммуникаций:

• Зарождение идеи

• Кодирование и выбор канала

• Передача

• Декодирование

Существуют следующие основные способы коммуникаций:

• разговорные (устные, вербальные – языковые, речевые средства);

• письменные (письма, распоряжения, статьи, объявления и т.п.);

• невербальные (тон речи, пауза, акцентированное внимание, телодвижение), используются, как правило, чтобы усилить вербальные коммуникации.

19.Письменная информация в управлении организацией. Технология подготовки деловой письменной информации. Делопроизводство фармацевтической организации.

В современной деловой жизни присутствуют деловые письма, письма-напоминания, письма-уведомления, приглашения и тому подобные виды письменного общения.

Итак, минимальный перечень ситуаций в деловой жизни, которые принято сопровождать письменными сообщениями:

• поздравление (в связи с юбилейной датой, по случаю бракосочетания, получения нового служебного назначения, по случаю выигранного конкурса и т.п.); отметим, что с днем рождения письменно поздравляют только при наступлении круглой даты;

• соболезнования по соответствующему случаю (только от

руки);

• выражение благодарности за прием (на следующий день),

за подарок, за поздравления (лучше от руки);

• в других подобных случаях.

Подпись под деловым письмом всегда делается от руки; факсимиле в деловых письмах не допускается, так как свидетельствует о неуважении к адресату или об отсутствии к нему интереса.

До сих пор мы говорили об общих правилах написания и нормативах оформления деловых писем. Дадим теперь некоторые рекомендации по их содержанию:

• Деловое письмо должно быть написано четко, фразы должны легко читаться, нежелательно большое количество причастных и деепричастных оборотов, недопустимы назывные предложения, риторические вопросы, метафоры и прочие средства выразительности речи.

• Если в письме затрагивается несколько вопросов, они по смыслу должны быть отделены одно от другого.

• Стиль делового письма - деловитость, отсутствие посторонних фраз,

• Деловое письмо должно быть предельно коротким, в этом случае оно лучше воспринимается.

• Грамматика - и орфография, и лексика - должна быть безупречной.

• Короткое, грамотное, логичное деловое письмо - знак уважения к адресату.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами (составление, обработка, передача и архивирование).

Требования к оформлению документов содержит Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.